Elektroninis sąskaitų archyvas skirtas įmonės siunčiamų ir gaunamų dokumentų saugojimui

Kodėl reikia sprendimo?

Sąskaitas faktūras organizacijos privalo saugoti 10 metų. Augant sąskaitų kiekiui įmonės susiduria su jų saugojimo problemomis, ypač sąskaitos kaupiamos įvairiais formatais keliose skirtingose vietose arba naudojama daug popierinių dokumentų, kurių saugojimas yra nepatogus ir brangus.

Kaip veikia sistema?

E-Archive – tai vieningas elektroninis sąskaitų archyvas į kurį patenka visos įmonės siunčiamos ir gaunamos sąskaitos. Dokumentai atkeliauja įvairiais kanalais: per EDI sistemas, el. paštu ar net paprastu paštu. Popierinės sąskaitos nuskenuojamos, suskaitmeninamos ir taip pat perkeliamos į sistemą.

Didžiausias elektroninio archyvo privalumas yra tai, kad sąskaitas galima bet kada ir labai lengvai surasti. Paieška veikia pagal datą, įmonės kodą, pavadinimą, sąskaitos numerį ir visą dokumento turinį. Nesvarbu kokiu formatu ar kanalu sąskaita pateko į archyvą, jas visas galima atsisiųsti į savo kompiuterį PDF formatu. Atėjus metui formuoti sąskaitų ataskaitą mokesčių inspekcijai, tereikia nustatyti filtravimo kriterijus ir sistema labai greitai atliks šią užduotį.

Gaunamų sąskaitų atveju galima sukurti jų tvirtinimo procesus. Pavyzdžiui, jei sąskaita viršija tam tikrą sumą inicijuojamas procesas, kur atsakingas asmuo turi sąskaitą patvirtinti, kad ji patektų į apskaitos sistemą ir būtų apmokėta.

Archyvą galima diegti kliento serveryje arba naudotis sąskaitų archyvu kaip paslauga mokant metinį mokestį. Pastaruoju atveju sprendimas diegiamas „debesyje“ patikimame duomenų centre. Abiem atvejais užtikrinamas visiškas informacijos saugumas, o dokumentų praradimo ar sugadinimo rizika yra žymiai mažesnė nei saugant sąskaitas decentralizuotai.

Privalumai

  • Patogi ir lengvai suprantama vartotojo sąsaja skirta darbui su elektroninių sąskaitų archyvu
  • Lanksti dokumentų paieška pagal skirtingus kriterijus
  • Sąskaitų faktūrų eksportavimo funkcija
  • Galimybė rūšiuoti, filtruoti bei palyginti dokumentų registrus
  • Galimybė adaptuoti sprendimą pagal kliento reikalavimus
Keletas mūsų klientų
Atsiliepimai
Esame šiuolaikiška kompanija, kuri gamina saugius ir kokybiškus maisto produktus, tobulina gamybos technologijas bei diegia naujoves. Mūsų partneriai, taip pat, turi pasižymėti šiomis savybėmis. Pasirinkome Edisoft, nes jų atliekamų paslaugų kokybė, aptarnavimo lygis, lankstumas atsakant į mūsų poreikius palieka didelį įspūdį. Neabejodami rekomenduojame šią kompaniją visiems, norintiems turėti gerą verslo partnerį.
Rimantas Baležentis
Logistikos skyriaus vadovas, Naujasis Nevėžis UAB
Rekomenduoju Edisoft visoms įmonėms, kurios nori perkelti bendradarbiavimą su savo klientais į kitą lygmenį ir teikti paslaugas elektroniniu būdu. Mums svarbu, kad Edisoft specialistai įsigilina ir supranta mūsų kompanijos poreikius bei randa sprendimus palengvinančius kasdieninį darbą.
Artūrs Gabaliņš
Prekybos direktorius, Aldaris AS
Susisiekite su mumis

Užpildykite formą ir mūsų konsultantai netrukus su Jumis susisieks

Pasirinkite šalį
Pasirinkus kitą regioną pasikeis kalba ir/arba pateikiamas turinys.
Į viršų