Kāpēc Double Coffee ieviesa elektronisku dokumentu apmaiņu (EDI) ?

IEVIEŠOT ELEKTRONISKU DOKUMENTU APMAIŅU

Sergejs Plotņikovs moderno pilsētas restorānu tīkla “Double Coffee” pārvaldītājs SIA “DC restorāni valdes loceklis stāsta par pieredzēto, ieviešot elektronisku dokumentu apmaiņu uzņēmumā.

Pirmais “Double Coffee” restorāns tika atvērts Rīgā, 2002. gadā. Laikam ejot uzņēmums ir attīstījies un pašreiz Double Coffee ir starptautisks moderno pilsētas restorānu tīkls ar 12 restorāniem arī Rīgā.

EDI povaidera Edisoft un Double Coffee sadarbība tika uzsākta 2014. gada vasarā. Tika ieviesti trīs risinājumi. EDI integrācija - rēķinu saņemšanai savā uzskaites sistēmā. EdiOrder - ērtai un ātrai pasūtījumu veikšanai un Elektroniskā inventarizācija - precīzai un skaidrai preču uzskaitei un kontrolei. Ik mēnesi uzņēmums saņem vidēji 1000 elektroniskus rēķinus un izsūta arī pasūtījumus.

Kāpēc EDI ?

Lēmums ieviest elektronisku dokumentu apmaiņu netika pieņemts stundās. Tam tika veltīti  vairāki mēneši un izvēle par labu inovācijai tika pieņemta balstoties uz vairākiem iemesliem.

EKONOMISKĀ KRĪZE

Ekonomiskās krīzes rezultātā uzņēmums bija spiests samazināt dažādas izmaksas un bija jāmeklē veidi, kā biznesu veidot efektīvāk.  

NELOĢISKI PRET LOĢISKI

Pirms sadarbības ar Edisoft, Double Couffe bija 10 personu nodaļa, kas tikai ar to vien, nodarbojās, kā ar pavadzīmju ievadīšanu uzskaites sistēmā, piedevām bieži kļūdainu. Viens no 10 darbiniekiem bija vadītājs, kura uzdevums bija datu ievades kontrole un kļūdu novēršana. Nodaļas kopējās izmaksas sastādīja aptuveni 4500 Ls (Lats – Latvijas nacionālā valūta līdz 01.01.2014).  Likās neloģiski, ka mūsdienās šim procesam jābūt tik laikietilpīgam, kļūdu pilnam un neefektīvam. Tika meklēts veids, kā procesu padarīt efektīvāku.

APRĒĶINS

Tika aprēķināts cik izmaksā 10 personu nodaļa, kas nodarbojās tikai ar pavadzīmju ievadīšanu uzskaites sistēmā. Nodaļas kopējās izmaksas sastādīja aptuveni 4500 Ls. Izmaksas tika salīdzinātas ar tām, kas tika aprēķinātas saskaitot visus dokumentus, kas varētu tikt saņemti un apstrādāti elektroniski. EDI izmaksas bija daudz zemākas un lēmums ieviest EDI, nu bija, ne tikai loģikas un krīzes virzīts, bet arī finansiāli pamatots.

VAIRĀK KĀ PRASĪTS

Edisoft piedāvāja iespēju, ne tikai atrisināt ar dokumentu saņemšanu uzskaites sistēmā saistītās problēmas, bet arī piedāvāja iespēju optimizēt pasūtīšanas un inventūras kontroles procesus.

VAJADZĪBU SAKRITĪBA AR PIEDĀVĀJUMU

Edisoft speciālisti uzrunāja Double Coffee īstajā brīdī, piedāvājot risinājumu dažādām ar uzņēmuma dokumentu apriti saistītām problēmām. Edisoft komanda ieklausījās un iedziļinājās uzņēmuma niansēs un vajadzībās, piedāvājot individuālu, unikālu, tieši Double Coffee vajadzībām īpaši izstrādātu risinājumu.

Piedāvājums tika saprotami izskaidrots gan no tehniskā, gan no finansiālā aspekta, lai EDI ieviešanas vai neieviešanas lēmuma pieņemšana būtu pēc iespējas pamatotāka.

IEVIEŠANAS PROCESS

Sistēmas ieviešana noritēja operatīvi un bez aizķeršanās. Edisoft speciālisti sniedza kvalitatīvas un ātras apmācības, kā rezultātā pāreja uz E-dokumentu izmantošanu notika nemanot. Saziņa ar Edisoft darbiniekam vienmēr ir patīkama un brīva, taču tai pat laikā arī konstruktīva un profesionāla.