Elektroniskais rēķinu arhīvs paredzēts uzņēmuma nosūtāmo un saņemto dokumentu glabāšanai

Kāpēc ir nepieciešams risinājums?

Uzņēmumiem faktūrrēķini ir jāsaglabā vismaz 5 gadus. Pieaugot rēķinu skaitam, uzņēmumiem rodas to glabāšanas problēmas, īpaši, ja rēķini tiek uzkrāti dažādos formātos vairākās vietās vai tiek izmantots daudz papīra dokumentu, kuru glabāšana ir neērta un dārga.

Kā darbojas sistēma?

E-Archive – vienots elektronisks rēķinu arhīvs, kurā nonāk visi uzņēmuma nosūtītie un saņemtie rēķini. Dokumenti tiek saņemti dažādos veidos: pa EDI sistēmām, e-pastu vai pat ar pasta starpniecību. Papīra formāta rēķini tiek skenēti, digitalizēti un pēc tam ievietoti sistēmā.

Lielākā elektroniskā arhīva priekšrocība – rēķinus var atrast ļoti viegli jebkurā brīdī. Meklēšanu var veikt pēc datuma, uzņēmuma reģistrācijas numura, nosaukuma, rēķina numura un visa dokumenta satura. Nav svarīgi, kādā formātā vai veidā rēķins ir nonācis arhīvā, tos visus var pārsūtīt uz personisko datoru PDF formātā. Kad ir pienācis laiks veidot rēķinu pārskatu nodokļu inspekcijai, jāiestata vien filtrēšanas kritēriji, un sistēma šo uzdevumu veiks ļoti ātri.

Saņemtajiem rēķiniem var izveidot dažādus apstiprināšanas procesus. Piemēram, ja rēķina summa pārsniedz konkrētu ciparu, tiek iniciēts process, kurā atbildīgajai personai rēķins ir jāapstiprina, lai tas nonāktu uzskaites sistēmā un tiktu akceptēts apmaksai.

Arhīvu var instalēt klienta serverī vai arī izmantot rēķinu arhīvu kā pakalpojumu, maksājot gada maksu. Pēdējā laikā risinājums tiek instalēts „mākonī“ uzticamā datu centrā. Abos gadījumos tiek nodrošināta pilnīga informācijas drošība un dokumentu zuduma vai sabojāšanas risks ir ievērojami mazāks, nekā glabājot rēķinus decentralizēti.

Priekšrocības

  • Darbam ar elektronisko rēķinu arhīvu paredzētā lietotāja vide ir ērta un viegli saprotama.
  • Elastīga dokumentu meklēšana pēc dažādiem kritērijiem.
  • Faktūrrēķinu eksportēšanas funkcija.
  • Iespēja šķirot, filtrēt un salīdzināt dokumentu reģistrus.
  • Iespēja pielāgot risinājumu klienta prasībām.
Daži mūsu klienti
Atsauksmes
Jau vairākus gadus izmantojam elektroniskās dokumentu apmaiņas pakalpojumus. Ļoti būtisks ieguvums ir automatizēta klientu pasūtījumu apstrāde mūsu uzskaites sistēmā. Ļoti augstu novērtējama Edisoft Latvija komandas spēja iedziļināties mūsu specifiskajā situācijā un profesionalitāte labākā risinājuma piedāvāšanā un izstrādē. Sadarbību kopumā varu raksturot kā ātru, saprotamu un ļoti cilvēcīgu.
Līga Evelone
Telepārdošanas daļas vadītāja, Amber Distribution Latvia SIA
Edisoft izceļas ar profesionalitāti, kvalitatīvu darbu un augstu apkalpošanas kultūru. Kopā strādājam jau daudzus gadus, un ne reizi vien esmu pārliecinājusies, ka pat vissarežģītākās situācijas tiek risinātas īpaši profesionāli, elastīgi un ņemot vērā klienta vajadzības. Tas ir nākotnes uzņēmums, kas iet soli solī ar augstākajām tehnoloģijām.
Jūratė Jančienė
Ģenerāldirektora vietas izpildītāja, Galinta ir partneriai UAB
Sazinieties ar mums

Aizpildiet tiešsaistes formu, un mūsu konsultanti drīzumā ar Jums sazināsies

Izvēlieties valsti
Izvēloties citu reģionu, mainīsies valoda un/vai lapas saturs.
Augšup