E-Archive – vienots elektronisks rēķinu arhīvs, kurā nonāk visi uzņēmuma nosūtītie un saņemtie rēķini. Dokumenti tiek saņemti dažādos veidos: pa EDI sistēmām, e-pastu vai pat ar pasta starpniecību. Papīra formāta rēķini tiek skenēti, digitalizēti un pēc tam ievietoti sistēmā.

Lielākā elektroniskā arhīva priekšrocība – rēķinus var atrast ļoti viegli jebkurā brīdī. Meklēšanu var veikt pēc datuma, uzņēmuma reģistrācijas numura, nosaukuma, rēķina numura un visa dokumenta satura. Nav svarīgi, kādā formātā vai veidā rēķins ir nonācis arhīvā, tos visus var pārsūtīt uz personisko datoru PDF formātā. Kad ir pienācis laiks veidot rēķinu pārskatu nodokļu inspekcijai, jāiestata vien filtrēšanas kritēriji, un sistēma šo uzdevumu veiks ļoti ātri.

Saņemtajiem rēķiniem var izveidot dažādus apstiprināšanas procesus. Piemēram, ja rēķina summa pārsniedz konkrētu ciparu, tiek iniciēts process, kurā atbildīgajai personai rēķins ir jāapstiprina, lai tas nonāktu uzskaites sistēmā un tiktu akceptēts apmaksai.

Arhīvu var instalēt klienta serverī vai arī izmantot rēķinu arhīvu kā pakalpojumu, maksājot gada maksu. Pēdējā laikā risinājums tiek instalēts „mākonī“ uzticamā datu centrā. Abos gadījumos tiek nodrošināta pilnīga informācijas drošība un dokumentu zuduma vai sabojāšanas risks ir ievērojami mazāks, nekā glabājot rēķinus decentralizēti.