Ваша компания приняла решение о размещении системы электронного документооборота (СЭД) в облаке и определила разработчика программного обеспечения для реализации проекта. Теперь необходимо выбрать облачного провайдера и способ реализации сервиса.
Провайдеры предоставляют различные модели облачных услуг — SaaS, PaaS и IaaS. Выбирая IaaS, заказчик получает возможность развернуть виртуальный сервер под свою задачу (это может быть и несколько виртуальных серверов), при этом аппаратная платформа, средства защиты и площадка размещения (дата-центр) остаются в зоне ответственности облачного провайдера. В случае с PaaS облачный провайдер разворачивает на виртуальном сервере операционную систему, средства разработки, инструменты управления базами данных и другие сервисы администрирования и управления системой. В модели SaaS клиент получает готовый сервис (приложение), который сразу можно использовать без системных настроек.
Мы неспроста рассмотрели облачные модели IaaS, PaaS, SaaS, поскольку СЭД на практике предоставляется клиенту в любом из этих форматов. Подробнее — дальше.
СЭД по модели SaaS
Многие компании-разработчики представляют доступ к своим СЭД по подели SaaS, они самостоятельно арендуют или строят инфраструктуру, настраивают системное и прикладное программное обеспечение. Клиент получает доступ к СЭД через web-интерфейс, к которому можно подключаться по интернету.
СЭД по модели PaaS или IaaS
В модели PaaS и IaaS заложены другие принципы. Заказчик самостоятельно арендует виртуальную инфраструктуру IaaS или сервис PaaS, на которых выполняет установку и настройку СЭД с помощью поддержки разработчика или технических специалистов облачного провайдера. Возможен сценарий, когда разработчик сам выстраивает партнёрские отношения с облачным провайдером, а заказчик получает в пользование уже готовый экземпляр рабочей СЭД.
IaaS в чистом виде для СЭД
В модели IaaS клиент получает полную свободу управления и кастомизации системы под нужды компании, но и несет наибольшую ответственность за стабильность её работы. Фактически, заказчик получает в свое владение сервер с СЭД, который размещается не локально, а в облаке провайдера. Но, поскольку от выбора облачного поставщика зависит стабильность, надёжность и скорость работы СЭД, уделим вопросу выбора провайдера особое внимание.
Выбор IaaS-провайдера для СЭД
IaaS-провайдеры предоставляют услуги различным сферам бизнеса — ритейлу, разработчикам, транспортным, образовательным, финансовым и другим компаниям, каждая из них имеет свои особенности. Поэтому поставщик IaaS для СЭД должен точечно подходить к задаче клиента, зачастую индивидуально прорабатывая каждый проект.
Важно понимать, что СЭД — это информационная система, в основе которой лежит база данных документов с возможностью управления через специальный интерфейс. И если пользователям, работающим с СЭД важна скорость загрузки документов и обработки запросов, то руководство больше ценит надёжность хранения информации и безопасность, а ИТ-персонал выбирает систему за стабильность работы и удобство конфигурирования. СЭД в облаке позволяет выполнить требования каждой категории пользователей, благодаря правильному выбору поставщика IaaS. Рассмотрим основные критерии выбора.
В отличие от локальной инфраструктуры, облачные виртуальные ресурсы легко масштабируются. Если СЭД начинает работать медленнее и нужны дополнительные мощности, в облаке их можно добавить в несколько кликов. А если использовать собственный сервер, для увеличения вычислительных ресурсов необходимо заказывать и ждать комплектующие, а после — останавливать работу, чтобы выполнить модернизацию и проверить работоспособность.
Поэтому, выбирая IaaS-провайдера, соберите информацию о его аппаратном комплексе (серверах, СХД, сетевых устройствах и другом оборудовании), платформе виртуализации и системе управления виртуальной инфраструктурой. Оборудование должно быть актуальной модели, известного производителя, например, Cisco, NetApp, Juniper, HPE или Dell, с дублированием основных компонентов, а виртуализация построена на топовых продуктах VMware со встроенными средствами управления облаком. Такая комбинация позволит заказчику быть уверенным, что в случае необходимости облачный провайдер незамедлительно сможет предоставить дополнительную вычислительные мощности, чтобы ваша система документооборота работала быстро и без сбоев.
Зачастую СЭД различных компаний обрабатывают тысячи документов в месяц, а самой системой пользуются сотни и тысячи клиентов. Человеческая или системная ошибка может привести к потере или порче данных, что может негативным образом сказаться на бизнесе. Но есть отличное решение в виде резервного копирования базы данных, которое позволит защитить информацию от подобных инцидентов, открывая возможность в любой момент восстановить утраченные документы.
Сегодня практически любой IaaS-провайдер предоставляет услугу резервного копирования и восстановления данных. Клиент получает доступ к панели управления резервными копиями и имеет возможность восстанавливать как виртуальные машины целиком, так и отдельные файлы. Такой способ восстановления особенно удобен, когда СЭД продолжает работать, но поврежден один из документов. Его можно отдельно восстановить из резервной копии без развёртывания клона виртуальной машины.
Облака с каждым годом становятся надежнее и безопаснее. Многие компании, такие как «ВР-Технологии», Avito.ru, JOTUN, S7 Airlines и другие, вынесли в инфраструктуру IaaS-провайдеров сервисы и информационные системы, от безопасности хранения данных которых зависят как репутация, так и многомиллионные активы.
Хороший IaaS-провайдер обеспечивает безопасность на физическом, инфраструктурном, сетевом и программном уровнях хранения и передачи данных. Серверное оборудование находится в дата-центре, сертифицированном по TIER 3/ TIER 4 и оснащённом системами контроля доступа и безопасности. Физическая защита препятствует доступу к оборудованию посторонних лиц. Каналы передачи данных между инфраструктурой провайдера и сотрудниками клиента шифруются. Виртуальная среда имеет настройки правд доступа, согласно которым использовать арендуемые ресурсы для СЭД могут только представители клиента. Эти меры обеспечивают высочайший уровень безопасности, который гарантирован SLA.
В соглашении об уровне предоставляемых услуг (SLA) прописываются сроки устранения аварий, во время которых происходит деградация сервиса СЭД, а также финансовая ответственность провайдера за нарушение SLA. При выборе провайдера, внимательно ознакомьтесь с SLA и оцените собственные бизнес-риски, в зависимости от прописанных в нем параметров.
Этот критерий, как никакой другой, выгодно отличает облачную инфраструктуру от локальной. Инфраструктура IaaS-провайдера имеет дублирование основных узлов (БП, системы охлаждения, контроллеры и т.п.), а серверы объединены в отказоустойчивые кластеры. Важное замечание – дублируются не только сетевые компоненты, но и линии связи.
Таким образом, выход из строя любого элемента инфраструктуры не приводит к остановке работы сервисов. Происходит автоматическое перераспределение нагрузки или использование резервных ресурсов на время замены основных. Провайдер должен гарнировать непрерывную работу виртуальной инфраструктуры, подтвердив схемой отказоустойчивости.
Качество предоставляемых провайдером услуг зависит от основного профиля деятельности компании. Сейчас IaaS-услуги предлагают и интернет-провайдеры, и дата-центры, и системные интеграторы. Но, только облачный поставщик обладает наибольшим опытом построения IaaS-инфраструктуры, настройки систем виртуализации, мониторинга и управления платформ любой производительности и способен решить практически любую задачу клиента.
Необходимо выбрать IaaS-провайдера, который не менее 5 лет работает на рынке и имеет примеры реализации успешных кейсов. При встрече с представителями провайдера следует запросить список клиентов и описания выполненных задач. Преимуществом будет, если в портфолио компании представлены реализованные СЭД-проекты.
Чем дольше облачный провайдер работает на рынке IaaS, тем больше опыта и компетенции имеет его техническая поддержка. Именно техсаппорт отвечает за круглосуточный контроль виртуальной инфраструктуры. Поэтому работа службы поддержки должна быть максимально прозрачной — все тикеты специалисты заводят в систему управления ИТ-процессами, классифицируют, определяют приоритет и срок решения, после чего клиент может следить за статусом исполнения. Сотрудники call-центра должны отвечать в любой момент по нескольким каналам связи (портал, почта, телефон, Telegram и т.п.), соблюдать заявленные сроки обслуживания и помогать клиентам в решении профильных задач. Ключевые процессы должны быть формализованы, чтобы исключить ошибки и задержки, связанные с человеческим фактором.
В качестве заключения, предлагаем чек-лист, придерживаясь которого вы сможете выбрать надежного IaaS-провайдера. Вот на что следует обращать внимание:
И главное, перед заключением договора с IaaS-провайдером, воспользуйтесь пробным периодом. Бесплатное тестирование виртуальной инфраструктуры позволит выяснить скорость, удобство работы и управления. Создайте пиковые нагрузки и оцените, как справляется платформа, создайте обращения в техническую поддержу и оцените ее уровень компетенции и скорость решения проблемы. Зачастую, тестовый период позволяет выявить проблемы и прейти к выбору другого IaaS-провайдера, а в случае успешного прохождения тестов, вы получите надёжного партнёра для реализации вашего проекта СЭД в облаке.