Как стать поставщиком «Ленты»

Что делать поставщику, который хочет сотрудничать с «Лентой», одной из крупнейших в России розничных сетей? Какие требования она выставляет к потенциальным партнёрам и можно ли увеличить вероятность положительного решения? Мы разобрали принципы отбора поставщиков этой сети.

«Лента» – один из лидеров на рынке сетевой розницы России. По состоянию на начало 2019 года, она была первой по величине сетью гипермаркетов и третьей среди крупнейших розничных сетей страны. Компания, основанная в 1993 году, теперь управляет 380 торговыми точками в 88 городах. Общая торговая площадь гипермаркетов и супермаркетов «Ленты» превышает 1,47 млн кв метров. Кроме того, компания управляет 12 распределительными центрами.

Политика отбора

Исходя из большой географии своих торговых точек, «Лента» использует смешанную систему поставок. Она состоит из прямых поставок в свои гипермаркеты и супермаркеты, а также поставок через РЦ в узловых регионах.

Пул поставщиков «Ленты» состоит 3000 компаний, значительная доля которых приходится на локальных партнёров. В ассортименте свежих овощей и фруктов, мясной, молочной продукции и хлебобулочных изделий гипермаркетов «Лента» доля товаров таких производителей может варьироваться от 25 до 50%.

Представители торговой сети отмечают, что сотрудничество с ней «гарантирует высокий оборот продукции, устойчивый рост прибыли, рост узнаваемости бренда, предложение новых рынков сбыта и аккуратность платежей».

Согласно корпоративной политике, «Лента» может начать отбор новых поставщиков при наличии свободного или высвобождаемого полочного пространства, либо при «появлении потребности в расширении/изменении ассортимента реализуемых товаров». Места на полках могут освободиться после расторжения договора с текущими поставщиками. Также «Лента» готова рассматривать коммерческие предложения с «существенно более выгодными условиями».

«Лента» выбирает контрагентов, оценивая их коммерческие предложения и условия сотрудничества. С 2018 года ритейлер принимает КП через специальный сервис на своём сайте, позволяющий автоматически обрабатывать заявки. Все обращения новых поставщиков регистрируются и распределяются по ответственным сотрудникам внутри «Ленты». Сервис контролирует сроки предоставления обратной связи и ведения переговоров, накапливает информацию о потенциальных поставщиках и историю взаимодействия с ними.

При заполнении формы от потенциального поставщика требуется указать основные данные о компании, включая годовой оборот и представленность её продукции в других торговых сетях и регионах. Отправляя КП, поставщик должен отметить данные о товаре:

• Наименование
• Страна-производитель
• Вес и объём
• Температурный режим и срок годности
• Цена
• Предлагаемый минимальный заказ
• Ежемесячные производственные мощности.

Как увеличить шансы вхождения в сеть

Чтобы повысить вероятность заключения договора с «Лентой» потенциальному поставщику стоит учитывать рекомендации самого ритейлера:

• Поставляемый товар должен быть широко известен среди потребителей в регионе. Это нужно подтвердить исследованиями независимых экспертов
• Потенциальный контрагент запланировал мероприятия по продвижению своих брендов и товаров
• Поставщик готов производить товары под СТМ «Ленты»
• Ассортимент поставляемого товара достаточно широк, а поставщик запланировал его расширение
• У поставщика есть квалифицированный персонал, способный оперативно и эффективно взаимодействовать с «Лентой» по вопросам исполнения договора
• Поставщик готов работать, используя электронный документооборот
• Имеется развитая логистическая инфраструктура, а временные затраты на доставку товара минимальны
• На складе у поставщика есть постоянный запас, позволяющий организовывать бесперебойные поставки.

«Лента обрабатывает коммерческие предложения в течение 14 дней. Ответ поставщики получают на электронную почту, указанную в анкетах. Торговая сеть одновременно рассматривает только одно КП. Повторное обращение можно отправлять лишь спустя две недели.

Типовые договоры поставки и приложения к ним опубликованы на сайте «Ленты». Кроме этих документов, поставщику предлагается присоединиться к «Кодексу добросовестных практик». Согласно этому Кодексу, все ключевые споры, разногласия, требования и претензии, возникающие между сторонами, должны решаться путём переговоров. При возникновении споров вокруг применения этого документа вопрос может быть вынесен на рассмотрение специальной комиссии.

Из-за чего ритейлер может отказать

«Лента» публично не озвучивает дополнительные причины, по которым она может отказаться от заключения договора. Единственный ключевой момент связан с отказом от оценки всех полученных коммерческих предложений и последующего отбора контрагентов, если торговая сеть на тот момент не собирается пересматривать свой текущий ассортимент.

Что нужно знать перед началом работы с «Лентой»

После заключения договоров поставки с «Лентой», контрагенту придётся следовать определённым принципам работы, принятым в торговой сети:

• Соотношение цены, качества и внешнего вида упаковки. Сеть делает акцент на этом пункте, связывая его с влиянием на стабильный интерес потребителей к приобретению товара.
• Гарантия безусловного и стабильного качества. «Лента» может потребовать документы, подтверждающие заявленный уровень качества товара, производственных и складских мощностей, а также инициировать проведение независимого аудита
• Гарантия бесперебойных поставов в соответствии с заказами «Ленты». При заключении соглашения о сотрудничестве контрагенту придётся взять на себя обязательство исполнять заявки на поставку по запросу от сети, без дополнительного подтверждения.
• Гарантия справедливой цены. «Лента» отмечает необходимость предложения товара по цене, которая бы одновременно обеспечивала востребованность товара потребителями и взаимную выгоду от сотрудничества. При этом под выгодой сеть понимает «финансово-экономические показатели предполагаемого взаимодействия в целом». Здесь, кроме непосредственных поставок, могут учитываться иные договоры, соглашения и сделки.

• Внимание к упаковке товара. Поставщик должен обеспечить минимизацию затрат на приёмку, выкладку и перемещение товара в условиях необходимости многократного пополнения товарного запаса. Также на индивидуальной и групповой упаковке товара должны присутствовать штрих-коды EAN-13. Отдельно «Лента» говорит о необходимости «разделять ценности компании и ответственно относиться к окружающей среде, в том числе при разработке упаковочных и тарных материалов».
• Внимание к транспорту и логистике. Поставщик обязан гарантировать использование транспорта, который соответствует к требованиям к транспортировке продуктов питания и товаров народного потребления. Кроме того, должна быть обеспечена возможность использования погрузочно-разгрузочной техники. Сам товар следует поставлять на европалетах.
• Юридические моменты. Для работы с «Лентой» поставщику нужно иметь статус ИП или юрлица, а также все необходимые лицензии и сертификаты.

Электронный документооборот

«Лента» с 2004 года использует технологию электронного обмена данными при работе со своими поставщиками. Более 95% всех партнёров торговой сети работают в таком формате. Чтобы принимать заказы от сети и проводить отгрузки в её сторону, поставщику необходимо подключиться к одному из провайдеров ЭДО и EDI.

После проведения тестирования с выбранным провайдером, поставщик должен предоставить ритейлеру соглашение об электронном документообороте. Издержки по оплате исходящих сообщений через прямых провайдеров «Лента» берёт на себя.

«Лента» отмечает, что благодаря использованию безбумажных технологий время приёмки товара в гипермаркетах сети и распределительных центрах сократилось в 1,5 — 3 раза. Кроме того, сторонам сделок удалось «ускорить обмен информацией, снизить количество ошибок в документов, исключить ручные операции при обработке документов, автоматизировать процессы получения заказов и поступления товаров».

Торговая сеть использует следующие EDI-сообщения и электронные документы:

• ORDERS («Заказ») — с его помощью «Лента» автоматически передаёт данные из своей учётной системы в учётную систему поставщика
• DESADV («Уведомление об отгрузке») — подтверждает отгрузку со стороны поставщика в адрес «Ленты». Его нужно создавать и отправлять в торговую сеть не позднее одного часа с момента отгрузки
• RECADV («Уведомление о приёмке») — подтверждает приёмку товара торговой сетью
• RETANN («Уведомление о возврате») — передаёт данные заказа на возврат от торговой сети к поставщику
• PARTIN («Информация о контрагенте») — на его основе «Лента» информирует поставщиков об изменении реквизитов, после чего те вносят коррективы в учётную систему и документы
• УПД (Универсальный передаточный документ») — используется как замена устаревшим форматам счёта-фактуры и накладной
• ИУПД (Исправленный универсальный передаточный документ») — создаётся в случае внесения корректив в УПД
• APERAK («Статусное сообщение») — помогает торговой сети информировать поставщика о текущем статусе обработки УПД.

Отдельно сеть указывает, что электронные документы имеют приоритет перед бумажными. По договору поставщик обязан считать информацию о дате, ассортименте цене и количестве товара, переданную в электронном виде, «надлежаще подтверждённой». Такие документы имеют полную юридическую силу и могут быть использованы в качестве письменных доказательств в суде.

«Лента» предусмотрела несколько штрафных санкция за нарушение условий договора в вопросах документооборота. Например, несоответствие сопроводительных документов требованиям закона или договора, неверная информация или затягивание предоставления исправленных документов может обойтись контрагенту в 18% от суммы поставки.

Что говорят в самой «Ленте»

Мы собрали заявления представителей торговой сети, которые они делали в разное время, публично комментируя политику отбора поставщиков. Они сходятся на существовании политики отбора контрагентов на основе качества, а также территориального расположения к точкам реализации и распределельным центрам. Во многом последнее касается локальных поставщиков, на которых компания вынуждена делать ставку после ограничений на ввоз продукции из Европы.

Елена Мазурина, директор по качеству «Ленты»:

— Первичная оценка поставщиков в «Ленте» даётся коммерческой службой с точки зрения цены, когда сталкиваются интересы поставщика и заказчика, чтобы найти баланс. Дальше поставщик проходит оценку качества, затем — информационную анкету, предварительный аудит, потом идёт утверждение требований по качеству, поставка тестовой партии. На основе всех данных принимается решение о начале работы с поставщиком.

Для управления всей массой поставщиков нужна информационная система мониторинга качества. В рамках неё в компании «Лента» мы создали матрицу рисков по качеству с учётом категории продукции и истории поставщика. В соответствии с ней проводится оценка действующих поставщиков на основе данных лабораторного контроля, жалоб и возвратов продукции. Если мы не проводим аудиты потенциального поставщика, то решение принимается на основании испытаний продукции, анкеты-опросника поставщика и наличия сертификатов, подтверждающих действующую систему качества и безопасности у поставщика.

Ольга Ловчикова, дивизионный директор по закупкам и развитию «Ленты»:

— Широкий ассортимент местной продукции — одно из ключевых преимуществ нашего предложения для покупателей. Быстрое расширение торговой сети «Лента» даёт возможность закупать всё больший ассортимент товаров местного производства и сокращать расходы на логистику. 

Денис Колесников, руководитель проекта сервиса автоматической обработки коммерческих предложений поставщиков «Ленты»:

— Мы часто получали жалобы на то, что сложно в большой компании найти сотрудника, который отвечает за работу с конкретным ассортиментом. Запуск сервиса по обработке коммерческих предложений позволил автоматически направлять предложение сотруднику внутри компании, который непосредственно отвечает за данный ассортимент или регион поставки, повысить качество самих предложений, которые мы получаем, и качество обратной связи, которую предоставляем поставщикам.