Нужно ли делать бумажные копии электронных документов

Нужно ли предпринимателям создавать для электронных документов бумажные копии? Этот вопрос может показаться абсурдным, ведь сам смысл цифровизации предполагает упрощение документооборота, а не его умножение. Однако в российской реальности не всё так однозначно. 

Некоторые компании прибегают к хранению бумажных копий в надежде, что это защитит их от рисков, другие считают, что старый формат удобнее в работе.

Почему многие надеются на бумажные копии

Происходящее можно попробовать объяснить через два ключевых момента.

Во-первых, в стране ещё не случилась полная и бесповоротная миграция от бумажных документов к электронным аналогам. Распространены ситуации, когда, например, бумажная копия электронной накладной нужна водителю или работнику склада, а бумажная копия договора, подписанного электронной подписью, — менеджеру, юристу или бухгалтеру. Чаще всего это делается по привычке или из-за низкой цифровизации внутренних процессов. Складские работники или водители могут не использовать специальное ПО для логистики, а офис не работать в CRM-системе.

Во-вторых, у некоторых предпринимателей доверие к бумаге больше, чем к технологиям. Зачастую это связано с двойственной и осторожной позицией государства. Если отчётность компания уже сдаёт в электронном виде, то, например, универсальные передаточные документы она ещё может использовать в бумажном. Бизнес, опасающийся налоговых проверок или судебных тяжб с контрагентами, считает, что спасётся от рисков, создавая бумажные копии на всякий случай.

Возникают ситуации, когда компания уже обменивается электронными документами с партнёрами, но «для подстраховки» или «по старинке» продолжает использовать бумажные копии.

Во многих случаях присутствует элемент заблуждения. Бумага сама по себе не поможет ни в суде, ни при общении с инспектором ФНС, ни при отгрузке или разгрузке товара. Электронные документы всегда точнее бумажных, поскольку в них минимизированы возможные искажения данных.

Судебная практика давно и обширно наполнена примерами принятия электронных документов в качестве достаточных доказательств. Электронные архивы удобнее бумажных, поскольку позволяют искать нужные документы за считанные минуты, а доступ к ним защищён надёжнее, чем сейфы в банках.

Тезис об удобстве применения в работе бумаги постепенно становится маргинальным. Крупный и средний бизнес уходит от этой практики, оснащая водителей, склады, менеджеров, торговых представителей, мерчандайзеров и других работников необходимым софтом, включая специальные мобильные решения, избавляющие от необходимости возить с собой документы. Вопрос максимального отказа от бумаги для значительной части бизнеса будет закрыт в ближайшие годы. 

Где хранить

Самая острая проблема при создании бумажных копий – необходимость физического хранения дополнительных носителей информации. Для крупных дистрибьюторов, производителей и торговых сетей, где объём внешнего документооборота может исчисляться десятками и сотнями тысяч бумаг в месяц, это вопрос решается достаточно однозначно — хранить в электронном виде в облачных архивах, дата-центрах или собственных серверах. Создавать при этом параллельный бумажный архив копий — задача бессмысленная. Для такого количества бумаги, которую нужно беречь в течение 5 лет по требованиям закона, требуются колоссальные по размерам складские помещения.

От внимания налоговой инспекции бумажные копии не спасут. Если ФНС не найдёт оригиналов документов у одной стороны сделок, она начнёт кросс-проверку и пришлёт инспекторов к другой стороне. Там налоговая потребует предоставить документы. И даже если в компании ведётся идеальный учёт и создаются копии, бухгалтерия столкнётся с проблемой: нужно быстро найти данные, не нарушив сроков.

ФНС может запросить информацию не по конкретному поставщику или определённой дате, а по большому списку номеров, не связанных друг с другом. Бухгалтерия потратит много времени и усилий, чтобы найти каждый бумажный документ. Единственный путь — не умножать бумажные копии, а внедрить хороший электронный архив.

Что относить в суд

Рассмотри ещё одну распространённую ситуацию. Одна сторона поставила товар, а другая отказалась платить, ссылаясь на отсутствие бумажных оригиналов сопроводительных документов. Поставщик подал иск в суд. Заканчиваются такие споры одинаково. Если между компаниями заключён договор, в котором электронный документооборот упомянут как формат взаимодействия, а «пострадавшая» сторона имеет на руках все подтверждающие документы, подписанные электронной подписью, то суд безусловно встанет на её сторону. Доводы о необходимости «предъявить бумаги» уже не работают.

Наоборот, риск того, что бумажный вариант признают недействительным, поддельным, ошибочным, более вероятен, чем это было бы с электронным оригиналом.

Согласно п. 5 ст. 9 федерального закона от 6 ноября 2011 года №402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» первичный учётный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Подлинником документа является первый или единичный его экземпляр, согласно п. 3.1 Национального стандарта РФ «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17 октября 2013 года №1185-ст).

— Из приведённых нормативно-правовых актов следует, что при осуществлении электронного документооборота подлинником является именно документ в электронном виде, подписанный электронной подписью. Замена или дублирование подлинника документа его электронным скан-образом действующим законодательством не предусмотрена, — объясняет глава юридического отдела Ediweb Артём Манушкин. — Таким образом, даже если электронный документ перевести в бумажный формат, такой документ не будет рассматриваться в качестве подлинника, первого единичного экземпляра. Указанная правовая позиция подтверждается, в том числе письмом ФНС России от 6 февраля 2014 года №ГД-4-3/1984@.

Истории о том, что суды не принимают в качестве доказательств электронные документы и требуется обязательно нести только распечатанные копии, давно потеряли актуальность. Хотя возможность предоставить бумаги ещё остаётся опциональной. 

В соответствии со ст. 41 Арбитражного процессуального кодекса РФ лица, участвующие в деле, вправе представлять в арбитражный суд документы в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Приказом Судебного департамента при ВС РФ от 28 декабря 2016 года №252 утверждён порядок подачи в арбитражные суды Российской Федерации документов в электронной форме, в том числе в форме электронного документа.

«На сегодняшний момент существует возможность предоставления в суд доказательств в форме электронного документа. В случае необходимости стороны могут предоставить электронный документ в суд на бумажном носителе в качестве заверенной копии оригинала», — подытоживают юристы Ediweb.

Эти ситуации единичны, поэтому у бизнеса нет необходимости создавать бумажные копии заранее по каждой сделке. Надо довериться технологиям.

В качестве заглавной иллюстрации к материалу использован фрагмент репродукции неизвестного миниатюриста «Жан Миело за своим столом».