Что нужно знать об EDI. Поставляем алкоголь без головной боли с помощью ALCDES

Один из самых любопытных видов EDI-сообщений в цепочках поставок – ALCDES (Alcohol Despatch Advice) или «Уведомление об отгрузке алкогольной продукции». Редкий случай, когда под определённую категорию поставляемого товара разрабатывается отдельный электронный документ.

Связано это с особенностями российских законов, весьма жёстко регулирующих оборот алкогольной продукции. Несколько лет назад в стране были введены правила, согласно которым учёт приёмки спиртосодержащей продукции стало необходимо проводить в Единой государственной автоматизированной системе (ЕГАИС). Данные о продаже алкоголя стали вносить как оптовики, так и розничные торговцы. Более того, на крепкий алкоголь кассы стали выбивать отдельный чек.

Нововведения шли «со скрипом», в том числе из-за неготовности многих предприятий к обновлению инфраструктуры и изменению своих бизнес-процессов. Приказ Росалкогольрегулирования заставил продавцов вместе с алкогольными декларациями передавать новые данные, например, дату розлива, коды алкогольной продукции, информацию о лицензиях и производителям. Это приходилось получать из бумажных накладных, со всеми вытекающими последствиями вроде человеческих ошибок при вводе данных или даже отсутствия нужных данных. Далее информацию требовалось вручную переводить в электронный вид для отправки деклараций в контролирующие органы.

Наиболее прогрессивные торговые сети нашли выход, позволивший значительно упростить работу с заказом и приёмкой алкоголя на своих складах, автоматизировав и ускорив многие рутинные операции. Они начали использовать ALCDES.

«Уведомление об отгрузке алкогольной продукции» формируется на основании полученного «Заказа» (ORDERS) или отправленного ранее «Уведомления об отгрузке» (DESADV).

ALCDES предполагает передачу контрагенту дополнительных параметров по алкогольной продукции: дату розлива, код вида алкогольной продукции, страну происхождения напитка, различные данные по лицензии на алкоголь, данные по производителю. Обыкновенно ALCDES высылается совместно с отправкой стандартного «Уведомления об отгрузке», либо спустя определённый интервал времени.

В результате компания-покупатель ещё до прихода машины с товаром в распределительный центр или в магазин имеет точную информацию о поставке. Информация уже загружена в учётную систему.

Использование ALCDES позволяет:

• Разграничивать поставщиков, поскольку ALCDES высылают только те контрагенты, которые работают с алкоголем
• Контролировать заполнение обязательных полей в документах поставщиков алкоголя
• Не задерживать отправку документа DESADV из-за сложностей заполнения полей по алкоголю
• Разграничить ответственных лиц за подготовку и отправку DESADV и ALCDES на стороне поставщика
• Разделить очереди обработки документов на стороне торговой сети.

Переход на ALCDES в большинстве случаев не затронул уже существовавших бизнес-процессов, связанных с привычным для многих DESADV. Если некоторые ритейлеры решали вопрос использованием дополнительных полей в стандартном «Уведомлении об отгрузке», то внедрение нового EDI-сообщения позволило не задерживать отправку DESADV.

Пример с ALCDES характерен для рынка российской сетевой розницы, который вовремя проявил достаточную гибкость и чуткость, поскольку система ЕГАИС не в полной мере вписывалась в индустриальные стандарты (EDI, GS1). ALCDES стал шагом, который помог унифицировать стандарты под требования закона.

По состоянию на 2017 год, с этим видом сообщения работают как федеральные, так и региональные ритейлеры: «Ашан», X5 Retail Group, «Дикси», «Лента», «Магнит», «Лэнд», «Окей», «Мегамарт», «АЛМИ», «Авоська», «Глазовский», «Пловдив», «РосАл», «Красное&Белое», «МАВТ», «Русский продукт», «Холдинг-Центр» и т. д.

Для иллюстрации материала использована репродукция картины Виктора Оливы «Пьющий абсент».