Краткий обзор семинара Ediweb по внешнему электронному документообороту
18 марта компания Ediweb провела ставший традиционным, бесплатный семинар, посвященный особенностям и преимуществам внешнего электронного документооборота. В этот раз мероприятие состоялось в Санкт-Петербурге. Тем, кто не смог присоединиться к нам в Северной столице, предлагаем ознакомиться с вопросами гостей мероприятия и ответами наших специалистов.
В течение какого срока оператор электронного документооборота счетов-фактур осуществляет хранение ЭСФ?
Согласно действующему законодательству, электронные счета-фактуры (ЭСФ) должны храниться минимум четыре года. Ediweb хранит ЭСФ в течение 5 лет. Однако следует понимать, что хранению подлежат именно статусы о передаче (которых контролирующим органам, в случае проверки, будет вполне достаточно). Если Вы хотите обеспечить сохранность содержания документов в течение длительного срока, то Вам необходимо воспользоваться решеним EDI Архив.
Как обеспечивается юридическая значимость электронного документа при его передаче?
Соответствие юридической значимости передаваемых электронных документов законодательным требованиям РФ возможно при соблюдении нескольких условий (которые, безусловно, выполняются при передаче документов через платформу Ediweb):
- Подписание документов усиленной квалифицированной электронной подписью (далее ЭП).
- Отправка юридически значимых электронных документов через Оператора электронного документооборота (в соответствие с требованиями Министерства финансов РФ).
Какая подпись используется для подписания электронных счетов-фактур? Кто имеет право подписывать документы электронной подписью?
Составленный в электронном виде счет-фактура подписывается квалифицированной электронной подписью (согласно пункту 6 статьи 169 НК РФ). Выдача подписи должна производиться удостоверяющим центром, имеющим аккредитацию Минкомсвязи РФ. Подписанта электронных документов каждая компания выбирает сама (как правило, это определяется внутренними документами).
Осуществляет ли Ediweb выдачу Квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи?
Да, удостоверяющий центр Ediweb является аккредитованным удостоверяющим центром для выдачи квалифицированных сертификатов ключей проверки ЭП. Выдача сертификатов производится в Санкт-Петербурге. На нашем сайте Вы найдёте форму заявки на получение подписи, в которой также указана стоимость предоставляемой услуги.
Как происходит корректировка электронного счета-фактуры? Возможно ли это?
Корректировочные и исправленные счета-фактуры могут быть выставлены в электронном виде. Если мы говорим об исправлении при обнаружении какой-либо ошибки (например, опечатки) покупатель формирует уведомление об уточнении счета-фактуры и отправляет его продавцу через оператора электронного документооборота. Корректировочный счет-фактура выставляется при изменении стоимости реализованных товаров, произведенных работ, оказанных услуг и пр. Изменение стоимости может быть вызвано, изменением цены, уточнением количества или объема товаров, работ или услуг. Исправление уже выставленного счета-фактуры производится в том случае, если в документе обнаружена ошибка (опечатка, ошибочно указана налоговая ставка, ошибка в реквизитах). В данном случае формируется новый документ — исправленный счет-фактура.
С какими учетными системами возможна интеграция платформы Ediweb?
Платформа Ediweb является собственной разработкой компании, что позволяет кастомизировать любые решения Ediweb под нужды каждого клиента, в данном случае - провести интеграцию с учетной системой. В нашей практике не было ни одного случая, когда интеграция нашей платформы с учетной системой клиента была невозможна.
Сколько будет стоить подключение к электронному документообороту посредством интеграции учетной системы с платформой Ediweb?
Дело в том, что цена подключения зависит от множества факторов (насколько стандартной учетной системой Вы пользуетесь, есть ли у Вас технические специалисты, которые смогут взять на себя работы по интеграции, количество передаваемых документов и прочее). Поэтому для каждого клиента мы составляем уникальное коммерческое предложение. Если Вас интересуют конкретные цифры, отправьте запрос нашим специалистам на адрес sales@ediweb.ru, и они произведут все необходимые расчеты.
Подключение к электронному документообороту предполагает определенные затраты. Быстро ли они окупаются? Насколько выгоден переход на безбумажный обмен документами?
Если развивать тему с интеграцией, то затраты окупаются, действительно, быстро. Кроме того, они единовременные и относительно небольшие. Веб-портал вообще не предполагает каких-либо инвестиций; доступ в личный кабинет предоставляется бесплатно. Решение подойдет компаниям с небольшим объемом документооборота (до 100 документов в месяц).
Что касается, преимуществ от внедрения электронного документооборота, то примеры реализованных нами проектов свидетельствует о том, что экономится средств и времени получается колоссальная. Мы неоднократно рассказывали об этом на наших ресурсах, приводили исследования независимых источников.
В чем разница между операторами электронного документооборота (EDI-провайдерами, операторами ЭДО СФ) и специализированными операторами связи, которые осуществляют передачу налоговой отчетности в ФНС (операторами ЭДО)?
Приказ Федеральной налоговой службы от 27 декабря 2013 г. № MMB-7-6/658@, дает следующее определение операторам ЭДО (именно так теперь называются специализированные операторы связи) – «Российская организация, соответствующая требованиям, утверждаемым Федеральной налоговой службой Российской Федерации, через которую в соответствии с пунктом 3 статьи 80 Налогового кодекса Российской Федерации в налоговый орган по месту учета налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) по установленным форматам в электронной форме по телекоммуникационным каналам представляются налоговые декларации (расчеты)».
А операторы электронного документооборота, согласно приказу, получили название операторов ЭДО СФ («организация, обеспечивающая в соответствии с приказом Минфина России от 25.04.2011 № 50н обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем».) Более того, обмен EDI-документами (например, «Заказ» или «Ответ на заказ») возможен только через EDI-провайдеров.
Насколько долгим и трудоемким будет процесс оповещения контрагентов о том, что наша компания приняла решение о переходе на электронный документооборот и их дальнейшего подключения?
На самом деле этот процесс не настолько трудоемкий, как может показаться на первый взгляд, даже в ситуации, когда у вас сотни партнеров. Не беремся говорить за других операторов, но Ediweb предлагает своим клиентам услуги по организации массового оповещения партнеров бесплатно. Т.е. мы сами свяжемся с Вашими контрагентами, подробно расскажем о преимуществах электронного документооборота и проконсультируем по вопросам подключения.
В случае, когда мой контрагент соглашается стать Вашим клиентом, каким образом будет производиться оплата за переданные документы? – Платит ли за трафик моя организация или же расходы берет на себя контрагент?
В данной ситуации возможны три схемы оплаты: расходы по оплате трафика полностью берет на себя Ваша организация, расходы покрывает контрагент, или Вы делите их поровну. Всё зависит от наличия у Вас договоренностей с партнерами.
Что делать в ситуации, когда контрагенты нашей компании пользуются услугами другого EDI-провайдера? Значит ли это, что обмен электронными документами между нами невозможен?
Нет, это не так. Конечно, идеальной является ситуация, когда обмен документами идёт через одного и того же EDI-провайдера. Кроме того, ничего не запрещает Вам быть абонентом сразу нескольких провайдеров, чтобы исключить вышеописанную ситуацию. Если же она все-таки произошла, то в этом тоже нет ничего страшного – электронный документооборот может быть налажен посредством организации роуминга между провайдерами.
Фото: Firmbee / Pixabay
