Kas Tev būtu jāzina par EDI

Kas ir EDI? EDI vai EDA (elektroniskā dokumentu apmaiņa) – No angļu val. ‒ Electronic data interchange ir tehnoloģija, kas automatizējot un pārnesot dokumentu apmaiņu elektroniskā vidē padara to daudz ātrāku, lētāku, ērtāku un efektīvāku.

Kādu problēmu atrisina EDI? EDI atrisina ar papīra dokumentu apmaiņu saistītās problēmas. Tieši kādas un kā tās tiek atrisinātas, lasāms zemāk. Vēsturiskais papīra formāta informācijas apmaiņas veids ir ļoti laikietilpīgs, līdz ar ko dārgs un neefektīvs.

Kādā veidā Edisoft nodrošina EDI pakalpojums? Edisoft jau 15 gadus ir vadošais EDI operators Baltijas valstīs. Uzņēmums apkalpo vairāk kā 5500 klientu un ik gadu apstrādā vairāk kā 100 miljonus elektronisko dokumentu. Gadiem ejot, Edisoft izkopis un noslīpējis piemērotākos dokumentu apmaiņas risinājumus Baltijas uzņēmumiem. Elektronisko dokumentu apmaiņa caur Edisoft pieejama divos veidos – veicot integrāciju ar uzņēmumu uzskaites sistēmām vai izmantojot Edisoft EDI pašapkalpošanās portālu.

Kas ir Edisoft EDI integrācija? Ko tā dod? EDI Integrācija ir risinājums, kas uzņēmumiem dod iespēju ērti un efektīvi apmainīties ar elektroniskiem dokumentiem. Ieviešot šo risinājumu, dažādas klientu uzskaites sistēmas tiek savienotas ar Edisoft platformu, kā rezultātā visas puses var turpināt darbu ierastajā vidē, taču automātiski, droši, ātri un bez kļūdām saņemot nepieciešamajā formātā konvertētus dokumentus.

Kam EDI integrācija ir izdevīga? Automātiska, ātra un precīza dokumentu apmaiņa ir izdevīga jebkuram, taču jo lielāks uzņēmums, jo izdevīgāka tā kļūst! Risinājums vairāk piemērots uzņēmumiem, kuru dokumentu apgrozījums ir vismaz 30 dokumentu mēnesī vai apstrādājamie dokumenti ir apjomīgi.

Kas ir EDI pašapkalpošanās portāls? EDI pašapkalpošanās portāls (www.ediweb.eu) ir Edisoft izveidota interneta vietne no kuras integrāciju neveikušie uzņēmumi var sūtīt e-dokumentus tieši uz savu sadarbības partneru uzskaites sistēmām, nevis e-pastiem, ko pēc tam dokumentu operatoriem jāapstrādā. Vietne ir izveidota tā, lai pavadzīmju, rēķinu un citu e-dokumentu sūtīšana būtu maksimāli ātra un vienkārša. Pēc autorizēšanās portālā, dokumentus vai veselas to grupas iespējams pārraidīt ar dažu klikšķu palīdzību.

Kam ir izdevīgi izmantot EDI pašapkalpošanās portālu? EDI pašapkalpošanās portāls ir izdevīgs maziem uzņēmumiem vai tiem, kuriem ir neliela dokumentu aprite – ne vairāk kā 30 pārsūtīti dokumenti mēnesī. Risinājums nepieprasa nekādas izmaiņas uzņēmuma uzskaites sistēmā, kā arī klientam tās var pat nebūt! Ediweb portāls nodrošina elektronisko dokumentu apmaiņu, nepieprasot lielas investīcijas.

Pašapkalpošanās portāls ir īpaši izdevīgs ražotājiem un piegādātājiem, kuri vēlas sadarboties ar Latvijas lielajiem vairum un mazumtirgotājiem un to ķēdēm. Izdevīgums ir tajā, ka gandrīz visi Latvijā esošie vairum un mazumtirgotāji izmanto elektronisku dokumentu apmaiņu un daļa no tiem papīra dokumentu vairs nepieņem.

Kādas ir elektroniskās dokumentu apmaiņas (EDI) priekšrocības?

1. AR EDI dokumentu apmaiņa ir daudz ātrāka, jo neeksistē fiziska papīru pārvietošana, vairākkārtīga dokumentu printēšana un manuāla datu ievade dažādās ERP sistēmās, kas prasa laiku.
2. AR EDI dokumentu apmaiņa ir daudz lētāka, jo netiek lietoti papildus resursi fiziskai papīru pārvietošanai: auto, degviela, šoferis, autostāvvietas maksa, utt. vai regulāra pasta, vai kurjera pakalpojumi.
3. AR EDI cilvēkam nav jāveic laikietilpīgs, vienveidīgs darbs, kuru bez problēmām var veikt dators.
4. AR EDI dokumentu apmaiņa notiek automātiski un bez apstājas 24/7/365. Cilvēki nestrādā bez apstājas!
5. AR EDI preces var tikt saņemtas un izliktas pārdošanā ātrāk, negaidot datu ievadi sistēmā, jo elektroniska pavadzīme jau pirms piegādes būs saņemta no piegādātāja un to varēs tikai salīdzināt ar reālo atvesto preci.
6. AR EDI nav iespējamas drukas, neuzmanības vai pārrakstīšanās kļūdas, kā arī pazuduši dokumenti, kas nereti noved pie soda sankcijām, neiegūtās peļņas vai liekas laika tērēšanas kļūdu novēršanai.
7. AR EDI ieviešanu uzņēmums sakārto dokumentu apmaiņu un padara to pārredzamu un viegli kontrolējamu, jo visi dokumenti ir viegli pieejami un līdz ar to analizējami uzņēmuma efektivitātes celšanai.
8. AR EDI turpinās darbs ierastajā uzskaites sistēmā, automātiski tajā saņemot dokumentus.
9. AR EDI palīdzību uzņēmumiem ir iespēja automātiski savā uzskaites programmā ģenerēt un reizē sūtīt pasūtījumus dažādiem sadarbības partneriem uz viņu ERP sistēmām.
10. AR EDI nepastāv riski, ka dokumenti varētu tikt pārtverti, nozagti vai nesasniegt adresātu. Elektroniskā dokumentu apmaiņa ir tik droša, jo tā tiek veikta caur aizsargātiem un slēgtiem datu pārraides kanāliem un platformām.
11. AR EDI uzņēmums uzkrāj nosūtīto un saņemto dokumentu statistiku, ko var izmantot sava uzņēmuma interesēs.
12. AR EDI pārsūtītie dokumenti tiek glabāti arī Edisoft serveros, lai vajadzības gadījumā, zinot savu paroli, klients ar interneta un datora palīdzību varētu tiem piekļūt no jebkuras vietas Pasaulē.
13. AR EDI netiek piesārņota daba vadājot dokumentus. Kā arī netiek tērēti neatjaunojami dabas resursi, tādi kā koks, gāze un citi.
14. AR EDI dokumentu apmaiņa tiek veikta, kā ārpakalpojums, kas vienlaicīgi garantējot kvalitatīvu servisu, uzņēmumu arī atbrīvo no darba tiesisko attiecību saistībām.
15. AR EDI iespējams taupīt arī uz nodokļu rēķina, jo elektronisku dokumentu apmaiņai veltītie līdzekļi apliekas ar 21% PVN nodokli, pretēji datu ievades operatoru algām, par kurām ir jāmaksā:

       A.  Darba devēja valsts sociālās apdrošināšanas obligāto iemaksu likme (VSAOI) 23.59%

       B.  Darba ņēmēja sociālās apdrošināšanas obligāto iemaksu likme (VSAOI) 10.5 %

       C.  Iedzīvotāju ienākuma nodokļa likme (IIN)  23%

       D.  Uzņēmējdarbības riska valsts nodeva (ja līguma forma ir darba līgums)% 0.36

Lai datu ievades operators saņemtu, piemēram, 700 € bruto algu uzņēmumam ir jāšķiras no 1,236.26 €. Kas nozīmē, ka 43.7% vai 536.26 € no dokumentu apstrādei un ievadei veltītajiem uzņēmuma finanšu līdzekļiem patiesībā aiziet nodokļos.

Ieviešot EDI, pirmkārt dokumentu apstrādei būs jāvelta mazāk līdzekļu un otrkārt, ja arī velta tik pat līdzekļus - 700 €, par tiem jāmaksā tikai 21%  = 147 € PVN nodoklis.

Uz piemērā minētās algas rēķina vien iespējams ietaupīt 389.26 € vai 22.7 %.

Kopsavilkums

Elektroniskā dokumentu apmaiņa ir Edisoft piedāvāts pakalpojums, kas automatizējot un pārnesot dokumentu apmaiņu elektroniskā vidē atrisina ar papīra dokumentu apmaiņu saistītās problēmas. Izmantojot EDI dokumentu apmaiņa kļūst daudz ātrāka, ērtāka, lētāka un efektīvāka. Ar Edisoft pakalpojums pieejams divos veidos, lielākiem uzņēmumiem piemērota EDI integrācija, taču ne tik lieliem pašapkalpošanās portāls www.ediweb.eu.

Ieviešot EDI integrāciju, klientu dažādas uzskaites sistēmas tiek savienotas ar Edisoft platformu, kā rezultātā visas puses var turpināt darbu ierastajā vidē, taču automātiski, ātri un bez kļūdām saņemot nepieciešamajā formātā konvertētus dokumentus.

Finansiāli ekonomiskāks - Edisoft pašapkalpošanās portāls, kurš neprasa lielus ieguldījumus un izmaiņas uzņēmumu ERP sistēmās, ļauj sūtīt e-dokumentus no jebkuras vietas pasaulē, kur ir internets! Tādējādi ir reāla iespēja sadarboties ar Latvijas lielajiem mazumtirgotājiem, jo tie dod priekšroku partneriem, kuri spēj nodrošināt elektronisku dokumentu apmaiņu.