20 причин, почему электронные договоры лучше бумажных
Переход с бумажных договоров на электронные кажется простым шагом: бизнес давно привык работать с цифровыми инструментами для решения повседневных прикладных задач. Но для данного шага всегда есть препятствие в виде инерции в сознании коллег, сотрудников и руководителей.
Зачем менять то, что работает и к чему привыкли? Что, если задача займёт слишком много времени и усилий, а результат будет неочевидным? Как найти убедительные доводы о старте проекта для лиц, принимающих решения?
Мы собрали 20 тезисов, которые помогут принять решение о цифровизации договоров с деловыми партнёрами: поставщиками, оптовыми покупателями и подрядчиками.
Экономия времени
Электронные договоры позволяют заключать соглашения за считанные минуты. Нет необходимости ждать доставки оригиналов по почте или курьером, что может занять дни и недели.
Снижение затрат
Вы кратно сокращаете издержки на бумагу, печать, аммортизацию оргтехники, канцелярию, хранение и доставку документов.
Удобство хранения и доступа
Электронные договоры можно хранить в облачных хранилищах, обеспечивая легкий доступ к ним из любой точки страны Это упрощает организацию и поиск нужных документов.
Повышенная безопасность
Электронные подписи и шифрование данных при передачи документов через операторов ЭДО делают электронные договоры более защищёнными, чем бумажные, которые могут быть утеряны или подделаны.
Уменьшение ошибок
Автоматизация заполнения ряда полей в договоре и проверка данных в электронных договорах со стороны сервисов, через которые создаются и передаются такие документы, снижает вероятность ошибок ручного ввода, часто встречающихся при работе с бумажными документами.
Экологичность
Переход на электронные договоры способствует снижению потребления бумаги и, следовательно, уменьшению вырубки лесов, поддерживая устойчивое развитие, а также мотивацию тех коллег и партнёров, которые уделают этому аспекту повышенное внимание.
Ускорение бизнес-процессов
Быстрый обмен договорами сокращает время на принятие решений и реализацию проектов, ускоряет сделки, оплаты, повышая общую эффективность бизнеса.
Гибкость формата
Электронные договоры могут легко обновляться и изменяться без необходимости перепечатывать или пересылать бумажные копии. Договор можно отозвать, отменить, выслать новый за пару минут.
Интеграция с другими системами
Сервис для работы с электронными договорами как правило легко интегрируются с учётными системами, СЭД, CRM, обеспечивая бесшовный обмен данными, автоматизацию и улучшенную аналитическую отчётность.
Контроль
Все действия с электронными договорами – с факта создания и подписания до передачи партнёру – фиксируются в сервисах ЭДО, предоставляя полную историю движения документа и предотвращая возможные споры.
Ускорение принятия решений
Договор прощё согласовать в цифровом виде, не передавая бумагу из рук в руки, и не нося её из кабинета в кабинет, что позволяет быстрее принимать решения, что особенно важно в условиях высокой конкуренции бизнеса на рынке.
Простота подписания
Электронные подписи упрощают делопроизводство, исключая необходимость физического подписания бумаг и ожидания.
Снижение нагрузки на сотрудников
Автоматизация рутинных задач, связанных с управлением договорами, освобождает время сотрудников для более важных, интеллектуальных и стратегических задач.
Доступность для контрагентов
Электронные договоры позволяют вашим партнёрам и клиентам взаимодействовать с вами более эффективно, независимо от их местоположения.
Снижение юридических рисков
Электронные договоры обеспечивают более высокий уровень защиты интересов бизнеса и соответствие современным законодательным требованиям.
Быстрое реагирование на изменения
При изменении условий сделки электронные договоры позволяют мгновенно вносить правки и пересылать обновленные версии.
Повышение доверия
Современные технологии, связанные с криптографией, могут использоваться для обеспечения неизменности и защиты данных от утечек, что повышает доверие между сторонами сделки.
Удобство для удаленной работы
Электронные договоры идеально подходят для удаленной работы, позволяя заключать сделки без необходимости физического присутствия в офисе. С ними можно работать из дома, кофейни, командировки, отпуска.
Снижение риска потери
Электронные документы можно хранить как локально, выгружая на компьютер копии, так и в облаке от сервисов для ЭДО. Как правило, такие сервисы используют надёжные дата-центры, шифрование и резервное копирование.
Поддержка инноваций
Переход на электронные договоры стимулирует масштабирование цифровизации на предприятии. Реализовав подобный проект на одном из типов документов, далее будет проще расширять применение безбумажных технологий и автоматизации, опираясь на полученный опыт и результаты эффективности.
Итог
Переход на электронные договоры делают процессы на предприятии более эффективными, способствуют устойчивому развитию, улучшая взаимодействие с партнёрами и клиентами.
Работать с электронными договорами можно в ЭДО-сервисе Ediweb Docs. Он позволяет быстро начать работу с контрагентами, ускоряет подписание с ними контрактов и соглашений, а также согласование документов с коллегами. Все документы, включая их печатные формы, всегда доступны в Ediweb Docs.
