EDI-ликбез: что нужно знать про IFTMBP, IFTMBF, IFTMBC

В России и в мире давно сложилась практика обмена логистической информацией с помощью EDI-сообщений — технологии электронного обмена данными. EDI-сообщения помогают ускорить бронирование транспорта и обмен информацией о грузе и его перемещении.

Например, производитель стройматериалов отправляет перевозчику запрос на автотранспорт в виде EDI-сообщения, которое содержит информацию о количестве груза, дате отправки груза, типе транспорта, который необходим. Перевозчик отвечает, готов ли он принять такой заказ и назначает цену.

Обмениваться EDI-сообщениями проще, чем бумажными документами или email-письмами с excel-таблицами. Партнёры мгновенно передают друг другу сообщения с данными через оператора ЭДО напрямую из учётной системы или через веб-интерфейс систем ЭДО и EDI.

EDI-сообщения формируются на основе международных стандартов формата данных. Например, EDIFACT. Автоматический ввод данных и использование стандарта данных минимизируют количество ошибок, которые обычно возникают при ручном вводе информации.

В результате обмена EDI-сообщениями до 80% ускоряется обработка данных по всей логистической цепочке, а процесс становится прозрачным: партнёры получают уведомления об изменении статуса сообщений и всегда знают, что происходит с грузом.

3 главных EDI-сообщения в логистике

В международной логистике есть три основных EDI-сообщения, которые помогают быстрее взаимодействовать заказчику перевозки и перевозчику.

• IFTMBP — предварительный запрос на автотранспорт. Содержит данные об основных условиях планируемой перевозки, данных о заказчике и исполнителе, сведениях о грузе и параметрах транспорта.
• IFTMBF — заказ на транспорт.
• IFTMBC — подтверждение бронирования.

Цепочку этих сообщений можно представить в виде диалога.

Предварительный запрос на транспорт — IFTMBP

Заказчик перевозки отправляет сообщение IFTMBP перевозчику — запрос на транспорт. Запрос помогает собрать данные об исполнителях из ответов перевозчиков, выбрать подходящие условия, а затем — передать уже полноценный заказ.

Предварительный запрос состоит из данных об основных условиях перевозки:

• данные о заказчике и исполнителе;
• сведения о грузе: наименование груза, состояние, маркировка, количество грузовых мест, масса, размеры, стоимость;
• параметры транспорта, необходимого для перевозки;
• данные, откуда и куда нужно перевезти груз.

После отправки предварительного запроса перевозчик отправляет ответ на запрос с недостающей информацией. Например, указывает стоимость перевозки и даёт ответ — согласен или не согласен брать заказ.

Заказ на транспорт — IFTMBF

После того, как заказчик перевозки получил ответ на запрос от одного или нескольких перевозчиков, он выбирает наиболее подходящие условия и отправляет заказ на транспорт — IFTMBF. 

Можно использовать это сообщение иначе. Например, компания X5 Group использует IFTMBF для оповещения поставщика о прибытии транспорта и информации по нему.

Кроме IFTMBF можно использовать заказ-заявку. Форма электронного заказа-заявки утверждена ФНС с 1 марта 2023 года и представляет собой двухтитульный электронный перевозочный документ. Первый титул (файл обмена) заполняет грузоотправитель. Второй титул — перевозчик. Оба файла подписываются УКЭП или УНЭП.

Файл обмена грузоотправителя содержит данные:

• об отправителе груза, уполномоченных ими лицами;
• адресах пунктов подачи транспорта, погрузки и выгрузки;
• грузе, параматрах транспортного средства и водителе;
• дополнительных условиях, необходимых для выполнения санитарных или других требований.

Файл обмена перевозчика содержит данные:

• о приёме груза к перевозке и перевозчике;
• транспортном средстве и водителе;
• лице, ответственном за организацию перевозки со стороны перевозчика;
• стоимости перевозке и (или) о порядке расчётов.

Подтверждение бронирования — IFTMBC

Перевозчик получает заказ на транспорт и отправляет сообщение IFTMBC. В подтверждении может быть указано, что заказ принят, находится на рассмотрении или отклонен. Если перевозчик принимает заказ и подтверждает бронирование, то обязательно указывает информацию о водителе и транспортном средстве — в этом ключевое отличие подтверждения бронирования от обычного ответа на запрос.

Как начать работать с  IFTMBP, IFTMBF, IFTMBC

У Ediweb есть логистический сервис DropCat, который объединяет грузоотправителей, грузополучателей и перевозчиков. Автоматизирует обмен электронными перевозочными документами и процесс перевозки: от подбора исполнителя до обмена закрывающими документами. Оставьте заявку, чтобы записаться на демонстрацию сервиса.  

• предварительный запрос на транспорт;
• заказ на транспорт и подтверждение заказа;
• поручение экспедитору;
• электронные транспортные накладные;
• УПД или опциональные титулы ЭТрН для оплаты услуг.

Грузополучатели, грузоотправители и перевозчики с небольшими объемами заказов могут работать в веб-интерфейсе. Компаниям с большими объёмами понадобится интеграция сервиса и учётной системы.