Как стать поставщиком X5 Retail Group

Как поставщику подготовиться к переговорам с крупнейшим федеральным ритейлером? Что требует торговая сеть от своих контрагентов и как повысить шансы на попадание на полку? Разбираем политику отбора поставщиков X5 Retail Group.

Для справки, X5 Retail Group управляет торговыми сетями «Пятёрочка», «Перекрёсток» и «Карусель». По состоянию на 30 сентября 2018-го, в составе компании находились 13,7 тысяч магазинов. Лидирующие позиции X5 занимает в Москве и Санкт-Петербурге, а также широко представлена в европейской части России. Также у X5 есть 40 распределительных центров и 3,3 тыс. грузовых автомобилей.

Со слов самой компании, она заинтересована в «максимальном расширении сотрудничества и всегда готова рассматривать новые предложения о взаимодействии с поставщиками и производителями».

«X5 стремится вводить в ассортимент новые товары наилучшего качества. Особое внимание компания уделяет локальным поставщикам в каждом регионе и стремится гарантировать максимальное присутствие их продукции в собственных магазинах. Такое тесное взаимодействие позволяет поддерживать российскую розничную торговлю в регионах присутствия компании и предоставляет местным производителям возможности для сбыта товара», — говорится на сайте ритейлера.

Порядок действий

Все подробности о том, чем руководствуется ритейлер при отборе поставщиков, описаны в соответствующем документе «Политика по работе с поставщиками товаров, предназначенных для реализации в торговых сетях X5 Retail Group».

Есть два основных способа стать поставщиком X5:

Ритейлер самостоятельно ищет потенциальных поставщиков. Обычно это происходит, если у сети есть потребность в определённых товарах, но они не представлены в матрице, либо представлены в ограниченном объёме. Также компания может начать активный поиск при территориальной экспансии и открытии новых торговых точек, либо при замене товаров из-за выявленных нарушений договора поставки. X5 может искать потенциальных контрагентов в открытых источниках; базе коммерческих предложений, поступающих в адрес компании; проводить электронные торги.

Инициатива может исходить от самого поставщика. Для этого потребуется отправить коммерческое предложение через форму на сайте X5. Документ нужно составить с учётом пожеланий и рекомендаций ритейлера: перечислить весь предлагаемый ассортимент и при желании указать к нему комментарии (его принципиальное отличие от уже имеющихся аналогов, новизна, лучшее качество), отметить закупочные цены с НДС, перечислить контактные данные для обратной связи.

Для заключения договора поставщику нужно предоставить документы:

• Свежая копия выписки из ЕГРЮЛ/ЕГРИН, заверенная подписью и печатью
• Копии учредительных документов, заверенные подписью и печатью
• Подлинник доверенности на лицо, имеющее право заключать и подписывать договор от имени поставщика.

До подписания бумаг поставщику потребуется предоставить образцы товаров и документы, подтверждающие их качество и безопасность, сотрудникам, отвечающим за контроль качества в X5. Они изучат сопроводительные документы, маркировку упаковки, проведут органолептическую оценку качества товаров, проверят фактическую массу нетто продуктов.

Что интересует сеть

Если X5 проявляет потенциальный интерес к определённому поставщику, то сеть может запросить дополнительную информацию как о самом контрагенте, так и поставляемых товаров. Возможно, что ритейлеру потребуется предоставить образцы для проведения лабораторных исследования или проведения фокус-групп.

«Отбор поставщиков производится на основании совокупной оценки коммерческого предложения, в том числе в части: ассортимента, предлагаемых цен, возможных объёмов и частоты поставок, географии поставок и логистики, с учетом результатов аудита производства товаров и оценки их качества», — отмечают в X5.

Отдельным пунктом X5 оставляет за собой право проводить аудит условий производства. Чек-листы для подобной процедуры находятся в открытом доступе, и каждый потенциальный поставщик может проверить себя. Положительные результаты аудита влияют на выбор поставщика для заключения договора поставки.

В чек-листах содержатся около 140 критериев: от наличия на предприятии службы контроля качества, проведения лабораторных исследований и разработанной системы рекламаций до требований к гигиене, спецодежде и обустройству производственных помещений.

Срок рассмотрения коммерческого предложения и принятие решения по нему составляет не более 14 календарных дней со дня получения X5 соответствующего запроса.

Как увеличить шансы попадания на полку

X5 опубликовала список преимуществ поставщиков, на которые ритейлер обращает внимание:

• Собственное производство, наличие помещений для упаковки и хранения товаров
• Действующие договоры с другими торговыми сетями
• Сертификаты качества международного образца
• Готовность поставщика использовать электронный документооборот и EDI
• Зарегистрированные товарные знаки
• Готовность производить товары под СТМ
• Возможность делать упаковку с учётом требований и пожеланий X5
• Готовность обсуждать с X5 вес и свойства новинок до их выпуска
• Опыт в производстве и реализации товаров в данной категории – не менее года
• Возможность самостоятельно проводить «таможенную очистку» импорта
• Самостоятельная доставка товаров до торговых объектов и распределительных центров
• Прохождение аудита условий производства товаров по чек-листам X5

Из-за чего ритейлер может отказать

X5 может оказать коммерческому предложению, если ассортиментная матрица на этот момент уже заполнена и аналогичные товары в достаточном объёме поставляются другими контрагентами.

Также в списках негативных критериев: несоответствие одному или нескольким условиям отбора и предоставление недостоверной информации о поставщике, товаре, результатах аудита.

Электронный документооборот в X5

Ключевое условие для начала работы поставщика с X5 Retail Group — возможность использовать электронный обмен данными. X5 Retail Group одной из первых в российской рознице отказалась от бумажного документооборота и по сей день является лидером по цифровизации и автоматизации цепочек поставок.

Потенциальному поставщику необходимо:

• Заключить с торговой сетью дополнительное соглашение по EDI и запонить заявку на организацию обмена электронными документами
• Выбрать одного из провайдеров электронного документооборота и заключить с ним договор
• Получить доступы к веб-платформе провайдера или провести интеграцию своей учётной системы для автоматического обмена данными
• Получить GLN-коды для идентификации физических мест нахождения и юридических лиц поставщика, а также его структурных единиц – офисов/магазинов/складов отгрузки/распределительных центров и т.д.
• Провести через провайдера сверку своего товарного ассортимента с ассортиментом торговой сети

• Пройти тестовые обмены EDI-сообщениями с ритейлером

Что говорят сами поставщики

Мы собрали отзывы российских поставщиков, которые работают с X5. В целом, они отмечают жёсткие требования ритейлера к организации поставок и производству, которые совмещаются с хорошей обратной связью со стороны ритейлера и помощью в продвижении на рынке.

Федор Могутнов, директор по продажам сетевым клиентам группы компаний «Ренна» (производство молочных продуктов):

— Стать поставщиком X5 несложно, если выпускаешь качественный товар. Куда труднее удержаться в числе поставщиков и развивать сотрудничество. X5 предъявляет очень высокие требования не только к качеству продукции, но и к бизнес-процессам партнеров: документообороту, своевременности и полноте выполнения заказа, финансовой стабильности. Мы получили канал сбыта из более чем 11,5 тысяч магазинов по всей стране. Это помогло существенно повысить узнаваемость нашего бренда за пределами Южного федерального округа. В некоторых регионах наша продукция появилась только благодаря логистике X5. После выхода на федеральный уровень продажи выросли в 2,5 раза. В товарообороте нашей компании X5 занимает почти 9%, и эта доля ежегодно увеличивается. Стабильный спрос со стороны сети позволяет безбоязненно наращивать мощности и увеличивать объёмы выпускаемой продукции. X5 не дает расслабляться. Мы регулярно получаем обратную связь, рекомендации, пожелания, предложения, что улучшить в нашей продукции.

Андрей Черноухов, руководитель регионального отдела продаж компании «Фосфорель» (переработка рыбы и морепродуктов):

— Попасть на полки торговых сетей X5, наверное, всегда было и будет сложно, потому что это крупнейшая компания. X5 одна, а производителей гораздо больше. Работа с федеральным ретейлером дисциплинирует: достаточно жёсткие требования к уровню сервиса, ко времени и качеству поставок, заставляет нас перенастроить многие бизнес-процессы. Мы не сразу вошли во всю сеть, а постепенно расширяли географию присутствия: сначала это был домашний регион, то есть Воронежская область, затем южный и средневолжский филиалы.