Почему ваш архив документов не спасёт при внезапной налоговой проверке
При налоговых проверках в «группе риска» оказываются компании с большим количеством контрагентов – торговые сети и крупные дистрибьюторы.
Если ФНС не найдёт оригиналов документов у одной стороны сделок, она начнёт кросс-проверку и пришлёт инспекторов к другой стороне. Там налоговая потребует предоставить документы. И даже если в компании ведётся идеальный учёт, бухгалтерия столкнётся с проблемой: нужно быстро найти данные, не нарушив сроков.
Объёмы документооборота в крупных торговых компаниях исчисляются тысячами и десятками тысяч единиц. А ФНС может запросить информацию не по конкретному поставщику или определённой дате, а по большому списку номеров, не связанных друг с другом. Бухгалтерия потратит много времени и усилий, чтобы найти каждый документ, вбивая данные вручную.
Три плохих варианта
Даже переход на электронный обмен данными не снимает проблему архивации документов. Провайдеры ЭДО и EDI часто предлагают базовую услугу в виде хранилища данных. При всей своей простоте эти решения выглядят как автоматический бэкап, нежели полноценный архив. Они просто снимают копии со всех входящих и исходящих документов, могут помочь восстановить информацию при масштабном сбое. Но глубоко работать с ними не представляется возможным, поскольку такие решения содержат лишь самые базовые функции. И при поступившем от налоговой запросе бухгалтерия окажется парализованной сильнее, чем было это даже было бы при бумажном документообороте.
Встречается ещё один вариант решения проблемы – это использование систем-конструкторов, предназначенных для работы с Big Data. Они собираются индивидуально под определённые проекты и хорошо подходят для корпоративных задач и внутренних СЭД, где не предполагается внешний обмен данными.
Их главный минус – всё придётся делать с нуля, включая поддержку российской специфики документооборота (например, в работе с электронными УПД). Компании потребуется делать сложную интеграцию с платформами электронного документооборота, поскольку готовых коннекторов к этим конструкторам просто не существует. Использовать такие системы для решения вопроса с архивами и защиты от внимания налоговой – значит вместо одной проблемы получить ещё с десяток.
Есть не брать готовые решения провайдеров и не пытаться построить архив с помощью конструктора, можно попробовать разработать решение самостоятельно, с уже предусмотренной спецификой документооборота. Но это окажется ненамного лучше возни с системами-конструкторами и будет похоже на «изобретение велосипеда».
Во-первых, учётные системы по умолчанию не хранят электронные юридически значимые документы. Отправленный документ уходит на платформу ЭДО и его следы потом буквально «теряются». Для архива можно снова выпустить тот же документ ещё раз, но с это не спасает от тех же проблем с налоговой. Всякой компании нужен доступ к настоящим электронным документам.
Во-вторых, такие электронные документы как УПД, широко используемые и имеющие строгий ФНС-формат, технически представляют собой не отдельный файл, а целый комплект документов со специальными квитанциями, титулами продавца и получателя. Всё это нужно хранить на стороне компании, правильно скачивая их с платформы ЭДО или создавая самостоятельно.
Эти же документы желательно индексировать по специальным фильтрам и записывать их в базу, иначе все преимущества хранения документов в виде файла на жёстком диске просто теряются. Недостаточно скачать огромный zip-архив. Поиск по такому архиву будет не быстрее и не удобнее, чем поиск по бумажному архиву в запылённой комнате.
Каким должен быть электронный архив
Сегодня простого хранилища электронных документов недостаточно для ведения бизнеса. Такие данные лежат «мёртвым грузом» и не могут вам помочь. Нужно иметь полный доступ к своему архиву в любой момент времени – для работы с налоговой, проведения сверок, сбора аналитики.
Готовые архивные решения предлагают компании-разработчики, которые имеют большой опыт и в автоматизации, и в электронном документообороте.
Правильное решение обладает определёнными опциями. Проверьте, хороший электронный архив должен:
- Атрибутировать каждый документ по ключевым параметрам
- Уметь индексировать эти параметры
- Иметь набор фильтров для поиска
- Обладать возможностью выгрузки документов в разных режимах (от простого документа до его печатной формы со всеми статусами и подписями)
- Легко и быстро интегрироваться с учётными системами и платформами ЭДО
Из такого архива можно быстро выгрузить реестр документов в различных разрезах, после чего бухгалтерия сможет сводить и фильтровать данные, делать сверки. Подобный архив позволяет автоматизировать многие рутинные действия, освободив от них бухгалтерию. Это особенно актуально, когда сотрудникам бухгалтерии, например, нужно работать с документами по неотфактурованным поставкам.
Многофункциональный архив позволит «вытащить» исходные данными даже по случайному списку документов, что в классическом интерфейсе ERP-системы пришлось бы делать путём многократных единичных запросов.
Вместо ручного труда и спешки вы сдадите документы в срок и избежите штрафов.
Стоит также обратиться внимание, что если компания работает по ЭДО и EDI через одного провайдера, а потом решает сменить его на другого, возникает риск потери важнейших данных. Выбирая между облачным решением и хранением на своих серверах, лучше отдать предпочтение последнему.
Для заглавной иллюстрации материала использована репродукция картины Сергея Иванова «Баскаки».
