Минфин напомнил, что «первичку» можно заверять простой электронной подписью

Первичные документы, подтверждающие доходы, расходы и другие факты хозяйственной жизни организации для целей налогообложения, можно составлять как на бумаге, так и в электронной форме. Министерство финансов России напомнило, что если компания использует электронный документооборот, то для заверения «первички» можно применять простую или усиленную неквалифицированную электронные подписи.

Согласно статье 6 Закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Заместитель директора департамента налоговой и таможенной политики Минфина РФ Александр Смирнов, письмо № 03-03-06/1/45323 от 17 июля 2017 года.

Простая электронная и неквалифицированная электронная подписи не несут рисков по налогу на прибыль. По предварительной договорённости, двум сторонам сделок при заверении кассовых ордеров, актов, накладных и справок достаточно соблюдать нормы 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Контролирующие органы отмечают, что требование по применению квалифицированной электронной подписи действуют только для: 1) электронных счетов-фактур 2) при электронном взаимодействии с налоговой (например, при сдаче отчётности).

В чем отличие простой от квалифицированной подписи? В двух словах:

Простая электронная подпись позволяет определить лицо, подписавшее документ, но не гарантирует неизменность файла после подписания. По сути, она представляет собой комбинацию из логина и пароля и подтверждает, что электронное сообщение отправлено конкретным лицом. 

Усиленная неквалифицированная позволяет определить подписанта и доказать, что в документ не вносились изменения с момента подписания. В ней используется криптография и присутствует ключ (уникальная последовательность символов, предназначенная для проверки подлинности электронной подписи). Такие подписи могут выдавать любые удостоверяющие центры.

Усиленная квалифицированная электронная подпись отличается тем, что сертификат ключа проверки выдаётся только аккредитованным удостоверяющим центром или государственными органами. Кроме того, для создания и проверки такой подписи можно использовать только специальные шифровальные средства, в соответствие с требованием закона. Документ, подписанный с помощью сертификата усиленной квалифицированной подписи, приравнивается к документу, собственноручно подписанному уполномоченным сотрудником компании.