Описание бизнес-процесса при работе с УПД (СЧФ + ДОП) для сети «Глобус» (ООО «ГиперГлобус») на EDI Platform
Документы, участвующие в документообороте при работе с УПД (СЧФ + ДОП)
-
УПД с функцией «СЧФ»
-
УПД с функцией «ДОП»
- Корректировочный счёт-фактура (КСЧФ)
- Универсальный корректировочный документ (КСЧФДИС)
- Исправление «СЧФ», «КСЧФ», «КСЧФДИС»
- Уведомление о корректировке количества и/или цен – электронный документ, который выставляет ООО «ГиперГлобус» в сторону поставщика при наличии расхождений по количеству и/или ценам.
- Уведомление об изменении цен и/или количества – электронный документ, который выставляет поставщик в сторону ООО «ГиперГлобус» при необходимости корректировок закрытых поставок.
Порядок обмена УПД с функцией «СЧФ + ДОП» с сетью «Глобус» (ООО «ГиперГлобус»)
-
Поставщик формирует комплект УПД «СЧФ + ДОП» и направляет в ООО «ГиперГлобус».
Документы «СЧФ» и «ДОП» должны быть связаны.
Комплект документов может быть сформирован поставщиком в момент отгрузки товара или после приёмки товара в ГМ / РЦ ООО «ГиперГлобус».
Важно
Если поставщик находится в тестовом режиме обмена ЭДО с ООО «ГиперГлобус», документы должны быть сформированы в момент отгрузки товара, т.к. в период опытно-промышленной эксплуатации электронные и бумажные документы должны быть идентичны.
2. При отсутствии ошибок/расхождений:
- В оформлении, реквизитах в предоставленных документах
- По суммам и датам «СЧФ» и «ДОП»
- По количеству/ценам в предоставленных документах и данными приёмки/прайс-листа
«СЧФ» и «ДОП» принимаются к учёту и подписываются сетью.
3. При наличии ошибок/расхождений в оформлении, реквизитах, либо по соответствию сумм и дат «СЧФ» и «ДОП», поставщику направляется «Уведомление об уточнении» (УоУ) «СЧФ» и отказ в подписании «ДОП». В УоУ перечислены ошибки и расхождения, найденные в документе, которые необходимо исправить. Поставщик должен устранить ошибки и предоставить замену комплекта «СЧФ» и «ДОП» в течение двух рабочих дней.
4. При наличии расхождений по количеству и/или ценам поставщику направляется уведомление о корректировке количества и/или цен. В нём перечислены все позиции, по которым найдены расхождения по количеству/ценам, с указанием фактических и плановых значений.
4.1. Поставщик согласен с уведомлением: поставщик подписывает уведомление, выставляет «КСЧФ» / «КСЧФДИС» в соответствии с принятым уведомлением в течение двух рабочих дней. Электронные корректировочные / исправленные документы предоставляются на основании подписанным постащиком уведомлением.
4.2. Поставщик не согласен с уведомлением:
• При расхождении в количестве поставщик обращается к бухгалтеру отдела проверки счетов, который ведет соответствующий ГМ/ РЦ (по поставке в которой было выставлено уведомление).
Поставщик сообщает бухгалтеру номер поставщика, номер и дату накладной, по которой была выставлена рекламация.
Дальнейшее решение принимается по результатам прояснения вопроса по каждой конкретной поставке.
• При расхождении цен поставщик обращается к сотруднику отдела закупок соответствующего направления.
Поставщик сообщает сотруднику номер поставщика, номер и дату накладной, по которой была выставлена рекламация, а также позиции, с которыми поставщик не согласен.
Дальнейшее решение принимается по результатам прояснения вопроса по каждой конкретной поставке.
Аннулирование / отзыв уведомления
• Поставщик не подписал выставленную ему электронную рекламацию
Если поставщик не согласен с выставленным уведомлением и достиг договоренности с бухгалтером / сотрудником ОЗ о принятии ООО «ГиперГлобус» данных по документам поставщика, бухгалтер сети может отозвать рекламацию, не подписанную поставщиком, в одностороннем порядке.
• Поставщик подписал отправленную ему электронную рекламацию
Если поставщик не согласен с выставленной рекламацией и достиг договоренности с бухгалтером / сотрудником ОЗ о принятии ООО «ГиперГлобус» данных по документам поставщика → поставщик отправляет запрос на аннулирование данной рекламации или обращается к бухгалтеру ООО «ГиперГлобус» с просьбой аннулировать рекламацию. В случае если бухгалтер / поставщик подтверждает запрос на аннулирование, электронная рекламация аннулируется, по итогам системой провайдера формируется «Протокол об аннулировании».
• Если ООО «ГиперГлобус» принимает все расхождения в документах и принимает данные поставщика, то «СЧФ» принимается к учету и «ДОП» подписывается сетью.
• Если ООО «ГиперГлобус» принимает только определённые позиции, то те позиции, по которым расхождения не приняты, направляются в виде электронной рекламации-уведомлении о корректировке количества и/или цен. Поставщик подписывает Э-рекламацию, выставляет «КСЧФ» / «КСЧФДИС» в соответствии с принятой рекламацией в течение двух рабочих дней. На портале поставщиков https://portal.globus.ru в рамках поставок, по которым осуществляется электронный документооборот, доступны только статусы по данной поставке. Документы на портале поставщиков не отображаются.