Данил Чурилов
Редактор блога Edisoft

Сфера EDI практически безгранична. Стандарты и технологии, появившиеся три десятилетия назад, сегодня применимы в любой коммерческой деятельности. Приём заявок и отгрузка товара, сбор отчётов об остатках и продажах, обмен каталогами продукции, инвентаризация, актуализация графиков поставок, отгрузка алкоголя, контейнерные перевозки. Технология электронного обмена данными – конструктор, с помощью которого можно автоматизировать отдельные бизнес-процессы или закрыть весь цикл EDI-потребностей в логистике.

Мы запускаем цикл публикаций, посвящённых EDI-сообщениям. Расскажем понятно и доступно – для каких целей они предназначены, какие выгоды при внедрении несёт каждое из них.

Начнём с «джентльменского набора»: ORDERS («Заказ»), ORDRSP («Ответ на заказ»), DESADV («Уведомление об отгрузке»), RECADV («Уведомление о приёмке»).

Эти четыре EDI-сообщения, что называется, must-have – они автоматизируют важнейший цикл товарооборота, взаимно дополняя друг друга. С этих EDI-сообщений большинство торговых сетей и их поставщиков начинают переход на электронный обмен данными.

Типичная цепочка взаимодействия партнёров при использовании EDI выглядит так:

  • Покупатель высылает поставщику заказ
  • Поставщик автоматически загружает заказ в свою учётную систему
  • После корректировки по реальным остаткам на складе поставщик высылает покупателю подтверждение заказа и создаёт внутреннюю накладную на отгрузку
  • Отгрузив товар, поставщик отправляет покупателю соответствующее уведомление об отгрузке.
  • Покупатель получает уведомление об отгрузке и автоматически формирует уведомление о приёмке, которое высылает поставщику
  • На основании уведомления о приёмке поставщик создаёт расходную накладную (ТОРГ-12)
  • Накладная отправляется покупателю.

Многие компании идут дальше и не останавливаются только на первых четырёх EDI-сообщениях, переводя в электронный вид накладные, акты, счета-фактуры. Как правило, это происходит, когда предприятие на практике начинает понимать прямую выгоду и удобство технологии.

А теперь о каждом сообщении в отдельности.

ORDERS

Зачастую, это первый тип EDI-сообщения, с которым сталкиваются компании, переходящие на электронный обмен данными. Это розничные сети, производители, склады, поставщики сырья, грузоперевозчики, 3PL-провайдеры.

С помощью ORDERS покупатель передаёт поставщику перечень и количество заказываемых товаров. Предполагается, что ранее стороны уже заключили договор о поставке, речь идёт об уже рутинном ежедневном процессе.

ORDERS содержит:

  • Номер заказа
  • Требуемую дату и время поставки
  • Ссылку на номер договора поставки или контракта
  • Цену и квалификатор (с учётом НДС и других налогов)
  • Идентификаторы получателя и отправителя, места доставки, заказчика, перевозчика, грузополучателя
  • Информацию о содержимом заказа (штрих-коды, количество, наименование товара, кратность упаковки).

Для торговых сетей ORDERS выгоден и удобен как инструмент сокращения издержек. Процесс заказа товара идёт быстрее и становится дешевле, поскольку количество персонала, вовлечённого в передачу заказа поставщику, уменьшается. Передавая EDI-сообщения, покупатель также экономит на телефонных переговорах, печати документов и факсимильной связи.

Но самое важное связано с повышением надёжности цепи поставки, благодаря быстрой и гарантированной передачи информации о заказе поставщику. Внедряя ORDERS, сеть автоматизирует ежедневную рутину в отделе закупок, уменьшает вероятность возникновения ошибок и последующих действий по их устранению. ORDERS помогает увеличить точность в поддержании складского запаса, повышает бизнес-дисциплину поставщиков.

Сами поставщики значительно оптимизируют обработку заказа, который может сразу попадать в учётную систему без участия человека (а, следовательно, без ошибок ввода и человеческого фактора). Оператор не набивает данные вручную, он только подтверждает, корректирует или отклоняет заявку.

В среднем, время на обработку заказа снижается с 20 до 5 минут – почти в четыре раза. Поставщик, обрабатывающий сотни и тысячи документов, может самостоятельно подсчитать экономию рабочего времени, оплату труда менеджеров и операторов, налогов на зарплату и расходных материалов.

EDI является самым надёжным способом передать заказ и получить его без рисков потерь. EDI-операторы, через которых идёт обмен сообщениями, выступает третьей стороной, фиксируя факт, время и дату отправки, получения или неполучения заказа. Это позволяет избежать конфликтных ситуаций между покупателем и поставщиком.

ORDRSP

«Ответ на заказ» или ORDRSP составляет «пару» сообщению для ORDERS. Где существует заказ, там должен быть и ответ на него.

ORDRSP отправляет поставщик, соглашаясь с предложенной величиной заказа, предлагая внести поправки, либо уведомляя о полном или частичном отказе выполнения заказа. Это помогает избежать срывов поставок в сеть.

Поскольку EDI-оператор фиксирует факт подтверждения заказа, поставщик защищён при возможном возникновении вопросов о штрафах или санкциях.

DESADV

Следующую пару сообщений из «джентльменского набора» составляют DESADV и RECADV. Этими уведомлениями стороны обмениваются на этапе отгрузки и получения товара. DESADV – «Уведомление об отгрузке», отправляемое вслед за ORDRSP. Оно помогает упростить и ускорить процесс приёмки товара, отследить поставку. В DESADV содержится информация о факте отправки груза и другая детальная информация о нём:

  •  уникальный идентификатор отгрузки
  • физические характеристики отгрузки (объём, вес, количество мест)
  • идентификаторы получателя и отправителя
  • информация о содержимом отгрузки (штрих-коды, количество, страна происхождения товара и т. д.)
  • информация о транспортировке (номер транспортного средства, место отправления, дата поставки).

Если возникает необходимость, то получатель груза может также создать DESADV и послать отправителю с данными по возврату.

Компании, внедрившие DESADV, заметно увеличивают скорость работы операторов приёмки товара по вводу данных в систему – не нужно вбивать цифры вручную с накладных. DESADV может автоматически поступать сразу в учётную систему.

Для крупных торговых сетей этот вид EDI-сообщений является жизненно важной необходимостью. Предварительное извещение о поставке товара помогает подготовиться к его приёмке. Ещё до приезда машины поставщика, торговая сеть уже имеет список отправленных товаров. Приёмщику достаточно только сверить фактически прибывший товар с имеющимся у него списком.

Если на приёмку товара в среднем тратится 30-40 минут, то с DESADV это время уменьшается вдвое – до 15 минут. Сокращается очередь, грузы обрабатываются быстрее.

RECADV

Ответным сообщением на DESADV, которое подтверждает приёмку товара, выступает RECADV. Оно завершает этот небольшой цикл обмена данными из сферы EDI-сообщений.

«Уведомление о приёмке» передаётся от покупателя поставщику. В нём указывается перечень полученных или неполученных, принятых или не принятых товаров, а также другая сопроводительная информация. Один RECADV соотносится с одной точкой доставки/отгрузки.

Поставщик на основе RECADV может составить счёт на оплату или провести корректировку бухгалтерской «первички».

Если между контрагентами в ходу электронные юридически значимые документы, то ещё до возврата машины на склад можно отправить в адрес сети корректные электронные счета-фактуры и ТОРГ-12, поскольку они будут основаны на фактической информации.

По сути, поставку можно закрыть в этот же день. Это особенно актуально для поставщиков, которые работают сетями по отсрочке платежа. А она чаще всего начинается с даты получения ритейлером корректно составленных закрывающих документов. Реальная экономическая выгода здесь очевидна.

Для иллюстрации материала использована репродукция картины Иоахима Бекелара «Магазин мясника».


Данил Чурилов, 17 марта 2017 г.

Вход на платформу
Выберите регион
Выбор другого региона приведет к изменению языка и/или содержимого страниц веб-сайта
Наверх