Что делать поставщику, если торговая сеть требует переходить на EDI

Торговые сети каждый месяц обрабатывают тысячи коммерческих документов. Из-за ошибок в бумагах могут задержаться поставки, отгрузки и оплата. Если товар вовремя не попадёт на полки, компания упустит прибыль.

Для уменьшения ошибок можно нанять ещё работников. Но торговые сети предпочитают другой способ минимизировать риски – использовать электронный обмен данными. Главная проблема – убедить поставщиков работать по-новому.

Зачем торговые сети форсируют переход на EDI

Даже если торговая сеть хочет перейти на электронный документооборот, она сталкивается с инертностью своих поставщиков. «Это сложно», «это не для нас», «на это нет времени» – контрагенты ищут десятки причин, чтобы не менять привычный формат работы. Поставщики могут не понимать преимуществ ЭДО и EDI, либо отказываться из-за нежелания нести какие-то новые расходы.

Но для многих сетей проект перехода на электронный документооборот носит серьёзный характер. Они внедряют интеграционные решения, стараются автоматизировать основные бизнес-процессы. При сложности поиска исполнителей и апатичности поставщиков такие проекты могут длиться месяцами и годами.

Со стороны поставщика ситуация может выглядеть иначе. У каждой торговой сети – свой подход к ведению документооборота.

Если одна сеть настаивает на скорейшем отказе от бумажных счетов-фактур, то другая может по-прежнему требовать присылать документы с водителем или курьером. Поставщики вынуждены подстраиваться под требования каждого партнёра. Многим приходится содержать штат сотрудников, работающих как с бумагой, так и с электронными документами одновременно.

Другая проблема – не все поставщики способны строить долгосрочные планы и просчитывать выгоду от внедрения EDI. Многие заняты решением срочных задач, а электронный документооборот для них стоит третьестепенным вопросом.

Оба взгляда на ситуацию с документами «входят в клинч». Чаще побеждает позиция торговой сети, как более крупного игрока, способного диктовать условия даже международным брендам и национальным дистрибьюторам.

Типология торговых сетей

Все торговые сети в России можно разделить на 3-4 категории, где каждая отличается масштабами, форматом работы и подходом к автоматизации.

Международные сети. Это западные ритейлеры, пришедшие в Россию в 2000-2010-х. Часто они действуют в рамках стратегии, которую определяет головной офис, а также приносят с собой на российский рынок новые технологии.

В числе международных ритейлеров: «Ашан», «Метро Кэш энд Керри», «Икеа», «ОБИ, «Леруа Мерлен», «Билла», «Касторама», «К-Раута», «Призма» и т. п.

Федеральные или национальные сети. Это компании, которые присутствуют более, чем в десяти регионах или нескольких федеральных округах. Они отличаются большим количеством торговых точек, распределительных центров и активной экспансией. Яркие примеры: «Магнит», «Перекрёсток», «Пятёрочка», «Лента», «Дикси», «Окей», «Детский мир», «Рив Гош».

Международная сеть не обязательно считается федеральной: она может вести бизнес в паре регионов, что делает их логистику проще, а список поставщиков меньше. Хотя и те, и другие являются драйверами внедрения электронного документооборота в России. Первые за счёт импортированных из-за рубежа стандартов работы, вторые – из-за масштабов бизнеса.

Локальные сети. Это ритейлеры, ещё не вышедшие на федеральный уровень. В большинстве своём они занимают хорошие позиции в 1-3 регионах. Их основные конкуренты – «федералы», с которыми приходится соперничать по ценам, ассортименту, площадкам. Примеры: «Мария-Ра», «Холидей», «Бахетле» и т. п.

Независимые сети. Они стоят особняком и характеризуются объединением во всевозможные отраслевые союзы для совместного ведения дел или защиты общих интересов. К таким объединениям можно отнести: «Союз независимых сетей России», «Дрогери Союз», «Альянс», «Федеральный закупочный союз» и т. п.

И локальные, и независимые сети – очень широкие категории. Среди них есть как однозначные сторонники цифровизации, так и компании, сомневающееся в необходимости использования новых технологий.

Электронный документооборот более всего распространён в сетях, занимающихся продажей продуктов питания, напитков и товаров категории FMCG в целом. Ежедневные поставки молока, хлеба, свежих овощей и мяса в тысячи магазинов уже не может сопровождаться «бумагой». Колоссальный объём данных вынуждает использовать ЭДО и EDI. Это «кровеносная система» розничного бизнеса.

Далее по степени проникновения «безбумажных» технологий идут сети, специализирующиеся на DIY, дрогери-продукции и детских товарах, где скорость оборота продукции ниже.

Менее всего в ЭДО и EDI пока активны ритейлеры, работающие с товарами длительного пользования – мебелью, бытовой техникой, электроникой и т. п.

Чем отличается подход торговых сетей к документообороту

Торговые сети, выступающие в роли технологических инноваторов, максимально заинтересованы работать со всеми поставщиками по единым стандартам и автоматизировать большинство бизнес-процессов. Если ритейлер решил использовать EDI для упрощения коммуникаций с деловыми партнёрами, то для него имеет смысл подключать 80-90% поставщиков.

На практике применяются два сценария: прессинг и взаимовыгодное соглашение.

Прессинг подразумевает, что ритейлер буквально заставляет поставщиков внедрить EDI и ЭДО: сеть может назначить срок, после которого откажется принимать бумажные документы. Часто только угроза потерять канал сбыта мотивирует «строптивого» поставщика подключаться быстрее.

Второй вариант основан на достижении взаимопонимания с контрагентами. Ритейлер может заниматься «просвещением» партнёров, разъясняя преимущества использования EDI.

Некоторые сети даже соглашаются сами оплачивать трафик ряда электронных документов, понимая, что эффективность технологии напрямую зависит от масштаба её применения. Такой сценарий распространен и среди крупных дистрибьюторов, чьими контрагентами являются мелкие компании. Дистрибьютор готов платить, поскольку выгода от технологии EDI для него превышает эти затраты.

Ещё одна группа сетей характеризуется тем, что применяет новые технологии осторожно и не столь активно. Они используют возможность EDI и ЭДО в небольшом масштабе, когда имеют в этом определённую необходимость или под давлением крупных поставщиков. Особенность таких сетей – они не форсируют проекты и достаточно лояльно относятся к неспешности перехода деловых партнёров на EDI.

Последняя группа включает в себя условных «противников инноваций». В российском ритейле таких осталось немного и чаще всего это небольшие региональные сети, либо компании, не планирующие свой бизнес на нескольких лет вперёд, ведь рост количества точек и увеличение ассортимента неизбежно поставит вопрос перехода на EDI. Эти сети не меняют старую, но работающую систему взаимоотношений с поставщиками, на решение, которое им придётся внедрять с нуля.

Что нужно знать

Базовый набор советов подходит при сотрудничестве с торговой сетью любого формата. Главной целью поставщика должна стать его персональная выгода от сотрудничества с ритейлером на перспективу, ведь это один из лучших каналов сбыта. Затраты при внедрении интеграционных решений для подключения к платформам EDI и ЭДО окупаются за 2-3 месяца. Использование веб-платформ для работы с электронными документами обходится ещё дешевле, поэтому инвестиции в электронный документооборот легко просчитываются.

• Сроки. Готовиться к переходу на EDI лучше заранее. Это позволит избежать внезапной остановки отгрузок, если сеть поставит жёсткие дедлайны. Поставщик может в спокойной обстановке «обкатать» систему, приучить к ней персонал, понять «слабые» места, внести коррективы в свои внутренние процессы.
• Вход на полку. Возможность поставщика работать по EDI считается многими сетями его конкурентным преимуществом, которое ценится не меньше, чем низкая цена, уникальность продукта в своей категории или маркетинговый бюджет. Такие требования прописаны у многих федеральных и региональных сетей в их условиях отбора контрагентов. Перейдя на EDI с одной сетью, будет легче «зайти» в другую.
• Экономия на штрафах. EDI помогает избежать многих штрафных санкций, например, за несвоевременную отгрузку, поскольку технология не зависит от человеческого фактора и логистики. Если у сети предусмотрены большие штрафы за подобные действия, рекомендуется переходить на электронный документооборот как можно скорее.
• Тип подключения. При малом количестве отгрузок можно работать через веб-интерфейс. При более, чем 100 документов в месяц, поставщику лучше провести интеграцию учётной системы с платформой электронного документооборота, чтобы автоматизировать рутинные процессы и значительно сэкономить время.
• Экономия на интеграции. Если поставщик сталкивается с необходимостью подключаться к разным провайдерам при работе с несколькими сетями, разумно внедрять специальные интеграционные модули, поддерживающие мультипровайдерность. Это позволит сократить затраты на интеграцию до минимума.
• Задел на будущее. Эффект от внедрения EDI носит кумулятивный характер. Технология незаменима, когда поставщик планирует активно расширять каналы сбыта, наращивать объёмы отгрузок и географию продаж. Без этого инструмента компания столкнётся с объективными трудностями, ведь за ростом товарооборота последует увеличение объёма документов.

Для заглавной иллюстрации материала использована репродукция картины Василия Кустодиева из цикла «Русь. Русские типы».