Что такое GLN и зачем он нужен поставщику торговой сети

Когда компания обращается к провайдеру электронного документооборота для подключения к сервисам EDI и ЭДО, ей необходимо получить специальный идентификационный номер – GLN.

Не стоит относиться к этому как лишней формальности. Кроме своего прямого назначения, GLN открывает несколько любопытных возможностей.

В двух словах: GLN (Global Location Number) переводится как Глобальный номер места нахождения или Глобальный идентификационный номер. Это специальный международный код, применяемый в системах электронного обмена данными и электронной коммерции. С его с помощью можно точно и кратко определить расположение юридических лиц, их функциональных подразделений и физических объектов – складов, магазинов, производственных помещений, транспортных единиц.

Номер состоит из 13 цифр. Начинается с двух- или трёхзначного национального префикса (в России – с 460 до 469), а заканчивается контрольным числом. Основное требование к GLN – его уникальность. Код, присвоенный какому-либо предприятию, не должен повторяться нигде.

Сегодня GLN поддерживается международной ассоциацией GS1, ведающей вопросами стандартизации учёта и штрихового кодирования логистических единиц. У ассоциации есть представительство в России.

Зачем нужен GLN

При бумажном документообороте, сопровождающем цепочки поставок, для каждой сделки в договорах и счетах требуется указывать имена, адреса, реквизиты сторон коммерческих сделок – покупателя, перевозчика, продавца. Это занимает определенное пространство на бумаге, чревато ошибками и требует постоянного поддержания всей рабочей документации в актуальном состоянии.

В электронном документообороте, особенно при прямом взаимодействии между ERP, рабочими станциями и информационными системами разных деловых партнёров, достаточно указать только номер GLN. Используя его, можно автоматически извлечь всю необходимую информацию. Данные, доступ которым открывается по номеру GLN, хранятся партнёрами во внутренних системах и в глобальном реестре. Обновление происходит централизовано.

С помощью GLN происходит идентификация объектов как внутри, так и за пределами компании. По этому номеру можно получить данные о типе объекта (производственный центр, склад, торговый офис, офис компании), регионе, почтовом адресе, контактных данных и лицах, банковских реквизитах, требованиях и ограничениях доставки и т. д.

Если взять правила присвоения номеров GLN, то можно увидеть четыре основных случая их использования для идентификации:

• для определения юридического лица
• для фактического нахождения объекта
• для определения функции объекта
• для цифрового места нахождения.

Когда компании нужно идентифицировать отдельные объекты в цепочках поставок, то для каждого их них (например, распределительных центров в разных регионах) заводится отдельный GLN. Таким образом, партнёры смогут отличить один РЦ от другого при электронном документообороте.

Более того, GLN позволяет определять не только расположение объектов, но и отдельные части этих мест – этажи, помещения, определённые места на полках, дворы рядом со зданиями, причалы в порту и т. п.

Используя специальные компоненты расширения номера, можно даже не заводить отдельный GLN и для разных стеллажей на складе использовать один GLN (в виде GLN+x, GLN+y, GLN+z). Это особенно востребованно для решений по управлению и слежению за товарными запасами. Такие уточнения к номерам дают возможность организовать наглядное представление о ситуации. Например, указание взять партию товара с номером GLN+x и отправить на номер GLN+z – значит забрать товар с определённого места на складе и выставить на конкретную полку в нужном магазине.

Но когда организации разрастаются или их структура становится более сложной, использование одного номера GLN может создавать нежелательные зависимости и трудности. При необходимости, следует заводить отдельные номера GLN.

Если одна компания выполняет сразу несколько отличающихся функций (например, занимается 3PL-логистикой и ритейлом), то номера можно закрепить за соответствующими подразделениями или отделами в составе организации. Ведь торговым партнерам необходимо отличать одну функцию от других (сбыт, логистику, бухгалтерию).

Например, три отдела одной компании могут использовать три разных номера GLN, чтобы они могли взаимодействовать с внешними контрагентами, а остальные – один общий, если для них не стоит задачи отдельной идентификации. Это также актуально для холдингов со сложной разветвлённой структурой, когда за логистику, документооборот и продажи отвечают разные юрлица, аффилированные между собой.

В случае с цифровым местонахождением, GLN фиксирует электронный адрес, использующийся для связи между компьютерными системами. Это необходимо, если цифровые контакты (шлюз EDI, банк данных, система ERP, система управления складом и т. д.) непосредственно участвуют в транзакциях и их нужно отдельно идентифицировать.

Чтобы считать информацию из GLN, номера кодируются либо штрих-кодом, либо метками EPC / RFID для автоматической идентификации мест хранения, назначения паллет, происхождения продукта и т. д. Это позволяет проводить более эффективную работу по отгрузке и приёмке товара.

Как получить GLN

Если компания-поставщик собирается перейти на электронный обмен данными с торговой сетью, то ритейлер её обяжет получить GLN. Как правило, этот этап идёт следующим после заключения договора и даже до этапа сверки товарного ассортимента (например, такие правила есть у «Магнита» и X5 Retail Group)

Часто на этапе тестирования EDI-обмена можно использовать, так называемый, «фейковый» GLN, создаваемый бесплатно. Но для продуктивной работы потребуется получить официальный номер.

Услуги по внесению информации о предприятии в международную систему GS1 в России через EDI-провайдеров будут стоить около 3 тысяч рублей за один год. Компания может сэкономить, если, к примеру, зарезервирует номер сразу на три года. Это обойдётся, в среднем, в 6 – 6,5 тысяч рублей.

Альтернативный вариант – вступить в саму ассоциацию GS1, члены который могут получить необходимые номера бесплатно. Но здесь главным ограничением является размер вступительных и ежегодных взносов (в сумме – 40 тысяч рублей).

Коротко

А теперь подведём короткий итог о том, что нужно знать и понимать про номер GLN:

• GLN используется во всем мире, в том числе и в России. Это общепринятый стандарт. Он избавляет от необходимости каждый раз вносить в документы реквизиты и контактные данные.
• Номер нужно получить обязательно, это один из основных принципов электронного документооборота. Чтобы сэкономить, регистрируйте номера сразу на несколько лет вперёд.
• С помощью GLN можно идентифицировать любую часть предприятия, отдельные функции компании, филиалы, даже рампу на складе или полку в магазине, если они участвуют в качестве самостоятельного объекта в цепочке поставок. Ваш контрагент будет знать куда привозить товар, а вы – откуда его отгружать.
• Для схожих объектов мелкого порядка – рядов стеллажей в распределительном центре – можно завести один номер со специальными расширениями. Если структура цепочки поставок сложная и разветвлённая – лучше использовать отдельные GLN.

Фото: aitoff / Pixabay