Что нужно знать об EDI. Доставить сырьё к конвейеру «минута в минуту»: DELFOR, DELJIT и ASN
Что делать предприятию, чья производственная или коммерческая деятельность жёстко зависит от точных сроков и достаточных объёмов поставок товаров, материалов и сырья? Например, когда недозагруженность конвейера или пустые полки в течение короткого промежутка времени могут приносить колоссальные убытки.
К решению этой проблемы различные компании подходят своими способами: от увеличения резервных запасов до создания жёсткой системы штрафов для контрагентов. Но существуют и более «элегантные» инструменты, основанные на технологиях электронного обмена данными (EDI).
Зачем нужен DELFOR
Кроме привычного сопровождения документами бизнес-процессов, связанных с заказами, отгрузками, приёмкой и возвратом товара, заказов, EDI позволяет упорядочить саму структуру поставок в рамках концепции «Точно в срок» (Just In Time). Она предполагает, что на предприятии можно организовать такое движение материальных потоков, при котором товары, компоненты и сырьё будет поступать в необходимом количестве, в нужное место и точно к назначенному сроку для производства, сборки или реализации готовой продукции. При этом страховые запасы, замораживающие денежные средства компании, оказываются не нужны. Основной вопрос заключается в том, каким образом реализовать эту концепцию или её части при наличии большого количества контрагентов, товарной номенклатуры или складов? Как синхронизировать данные с партнёрами и как максимально оперативно их передавать?
В стандартах EDI существует тип сообщения DELFOR (Delivery Schedule) или «График поставок». Оно предполагает передачу в электронном структурированном виде информации о плане поставок в двух основных разрезах – по товару и по месту его доставки. Использование EDI предполагает мгновенную отправку и гарантированное получение данных при изменении каких-то обстоятельств и условий. Более того, эти процессы можно автоматизировать, исключив человеческий фактор.
Сообщение DELFOR отсылается компанией-покупателем в адрес компании-поставщика для согласования потребности в определённой продукции. Это может быть обмен данными торговой сети со своими контрагентами или производственного предприятия, собирающего комплектующие и сырьё от своих партнёров.
График поставки используется для синхронизации непрерывного материального потока между поставщиком и потребителем, когда спецификации поставки не полностью определены в договоре или заказе. График поставок позволяет уточнять и детализировать требования, исходя из условий доставки, давать поставщику информацию, позволяющую планировать будущие потребности покупателя, приобретать сырьё для производства.
Управление сроками
Графики поставок, передающиеся через DELFOR, бывают срочными и бессрочными. Бессрочные используются для описания регулярных заказов и поставок в обычном режиме и, как правило, не имеют срока завершения действия. Срочные применяются в течение ограниченного периода (например, при повышенном режиме поставок), имеющего дату начала и завершения.
Сообщение о графике поставок может отправляться с любой периодичностью (раз в месяц, раз в неделю и т. п.) и охватывать любые периоды времени (например, неделя, месяц, квартал, полгода, год). Среднесрочные и долгосрочные графики, передаваемые каждый месяц, могут меняться на краткосрочные, выпускаемые каждую неделю. Вся продукция и материалы, указанные в графике поставки, должны быть однозначно идентифицированы по номеру позиции заказа, номеру артикула или номеру детали. Идентификационный номер может быть определяется либо заказчиком, либо поставщиком – этот вопрос стороны согласуют на этапе заключения договора.
График поставок может предполагать перевозку товара в любую точку логистической цепочки: на склад предприятия, к конкретной сборочной линии, в распределительный центр, на склад логистической компании. Получая такое сообщение, поставщик получает возможность подтвердить или отклонить запрос, вносить правки и отслеживать принятое решение по ним. Используя DELFOR, поставщик и покупатель могут договориться, в какие дни одна сторона может принять заказ, а в какие дни другая сторона может его доставить.
Как внедряется работа с графиками поставок на практике
В мировой и российской практике наибольшее распространение DELFOR получил в производственной отрасли, где цепочки поставок могут быть очень сложными и фрагментированными. При этом, все её участники должны быть жёстко скоординированы. Ошибки при обмене информацией на одном этапе могут повлиять на последующие элементы цепочки, вплоть до конечного потребителя. По этой причине EDI является одной из самых внедряемых технологий при планировании производства, распределении запасов, логистики и транспорта.
Один из самых наглядных примеров связан с практикой автомобильного концерна Ford, который имеет производственные мощности в России. Компания внедрила сообщения, основанные на европейском стандарте EDIFACT, предварительно доработав их спецификации. С помощью сообщения DELFOR автопроизводитель стал еженедельно отправлять своим партнёрам примерные планы поставок на ближайшие полтора месяца.
На случай более оперативных задач, Ford внедрил ещё одно сообщение DELJIT (Delivery Just In Time) или «Мгновенный заказ». Таким образом поставщики информируются о точном количестве товара, ожидаемого в ближайшие две недели на конкретном заводе. Впрочем, в практике применения DELJIT существует планирование отгрузки и в более короткие сроки – обычно до 24 часов. Но каждое предприятие может гибко настраивать процессы исключительно под свои нужды и циклы производства.
Третьим сообщением, связанным с графиком поставок в Ford, стал ASN (Advanced Shipping Notes) или «Предварительное уведомление об отправке», реализованный на базе более стандартного сообщения об отгрузке DESADV. Этот файл должен был отправляться поставщиком Ford в течение 15 минут после отгрузки. Использование ASN и его аналогов подтверждает, что товар соответствует заказу. Сообщение показывает содержимое поставки и дополнительную информацию об отправке: описание продукта, его характеристики, тип упаковки, конфигурацию товаров в транспортном оборудовании.
Жёсткий временной регламент в проекте Ford был продиктован тем, что, зачастую, поставщики находятся территориально близко к заводам. Поэтому автопроизводитель хотел избежать ситуаций, когда он получал уведомление об отправке через час, а поставщик приезжал на склад уже через 10 минут после отгрузки. Поставщику в этом случае отказывали в приёмке товара, образовывалась очередь на конвейере, возникали сопутствующие проблемы.
Кроме Ford, сообщение DELFOR в России используют: торговая компания X5 Retail Group, управляющая торговыми сетями «Пятёрочка», «Перекрёсток» и «Карусель», дистрибьютор «Крафт Фудс» и производственный гигант «Вимм-Билль-Данн».
Каких результатов нужно ждать
Сообщение об отправке позволяет улучшить управление цепочкой поставок. Производители и дистрибьюторы могут более эффективно контролировать запасы и ввод заказов. Весь процесс становится прослеживаемым, появляется возможность узнать, когда товар будет отправлен, когда он прибудет и все другие подробности. К примеру, та же X5 Retail Group видит в нововведениях возможность согласования логистических условий поставки до одной недели с их автоматической загрузкой в SAP, за счёт чего ритейлер надеется снизить процент недопоставок.
Стандарт DELFOR предполагает не только обязательства по твёрдому плану поставок. Этот тип EDI-сообщений можно применять для прогнозного плана. В данном случае поставщик начинает понимать потребности своего покупателя на протяжении более длительного времени и может планировать закупки сырья, более гибко управлять своим производством. Стороны сделок обычно различают цель отправки сообщения – для быстрого заказа здесь и сейчас или для планирования поставок на отдалённый срок.
По данным аналитиков Industry Week’s Best Plants, исследовавшим более 100 западных компаний с внедрённой логистической концепцией Just To Time, их усреднённые результаты оказались в целом положительными:
- Объёмы незавершённого производства сократились на 80%
- Объёмы запасов вместо максимальных 15 дней сократились до 2 дней
- Запасы готовой продукции снизились на одну треть
- Продолжительность производственного цикла уменьшилась на 40%
- Производственные издержки снизились на 20%
- Время реализации продукции сократилось в два раза.
Изучение данных по использованию DELFOR и других схожих EDI-сообщений в России ещё предстоит посчитать по мере внедрения данного инструмента в практику всё большего количества компаний. Но даже на этом этапе к приведённым цифрам можно добавить те преимущества, которые даёт сама технология электронного обмена данными. С большой вероятностью эффект здесь окажется выше за счёт цифровизации и автоматизации.
Для иллюстрации материала использована репродукция картины Макса Либермана «Льняная мануфактура в Лорене».
