«Дорожная карта»: EDI и ЭДО для малого бизнеса

С чего малый бизнес должен начинать переход на электронный документооборот при работе с партнёрами? Как уговорить контрагентов работать в новом формате и на чём можно сэкономить во время проекта? Объясняем в рамках «дорожной карты», которая поможет представителям МСП разобраться в основных тонкостях запуска EDI и ЭДО на предприятии.

Зачем это малому бизнесу

До последнего времени электронный документооборот интересовал лишь крупные компании, которые занимались оптимизацией своих сложных бизнес-процессов. Но внимание к EDI и ЭДО стал проявлять малый и средний бизнес. Этому способствовали: рост конкуренции, нестабильная экономическая ситуация, необходимость сокращения расходов, а также изменение отношения людей к технологиям. В электронном документообороте предпринимателей привлекли скорость работы, короткий период возврата инвестиций и возможность сделать сотрудников более универсальными.

На EDI и ЭДО всё чаще стали переходить компании с численностью сотрудников от 50 до 500 человек. В таких организациях инициатива по запуску электронного обмена данными может исходить от топ-менеджмента, знающего современные тенденции и желающего упростить свою работу. В качестве доводов при принятии решения выступают:

• Требования к оптимизации внутренних процессов и а снижению затрат
• Необходимость повышать прибыльность бизнеса
• Желание увеличить оперативность и качество работы в цепочках поставок

Малый бизнес располагает ограниченными ресурсами для выполнения рутинной работы с бумагами и данными — он не может нанимать много сотрудников при увеличении объёма задач. Кроме того, он всегда хочет оптимизировать уже существующий штат менеджеров, бухгалтеров, операционистов, занимающихся обработкой заказов, заявок и документов.

Но у большинства предприятий нет штатных ИТ-специалистов, которые могли бы взять на себя проект по переходу на электронный документооборот. Когда есть принципиальное решение работать по-новому, то предприниматели обращаются к провайдерам электронного документооборота.

Если ваши контрагенты — крупные компании

Небольшая компания при появлении планов перейти на электронный документооборот с большой вероятностью будет вынуждена подстраиваться под условия и требования ключевых, более крупных партнёров — торговых сетей, дистрибьюторов, производственных предприятий. Зачастую они уже применяют в своей работе EDI и ЭДО. Более того, сама возможность сотрудничества с такими партнёрами возможна только при согласии использовать облачные платформы для обмена данными и документами. Соответствующий пункт присутствует в критериях отбора поставщиков и в договорах о сотрудничестве.

Перечень используемых типов EDI-сообщений и электронных документов может варьироваться в зависимости от особенностей бизнеса крупной компании и ей технологического уровня. Например, компания федерального масштаба X5 Retail Group, у которой большая география и частота поставок, использует длинную цепочку из EDI-сообщений и документов. Это позволяет автоматизировать большинство процессов при взаимодействии с поставщиками:

Другой пример. Локальная петербургская торговая сеть «Пловдив» применяет лишь сообщения и документы ORDERS, DESADV, RECADV, ALCDES и УПД, поскольку масштабы её деятельности и объёмы данных в десятки и сотни раз меньше. Но тем не менее, основные процессы, связанные с заказами, отгрузкой и приёмкой — автоматизированы и у федерального ритейлера, и у небольшой торговой сети.

Крупные компании хотят от небольших поставщиков в первую очередь точного исполнения заказов на поставку. Синхронизация данных по наличию определённых позиций и актуальным ценам позволяет проводить точные поставки, избегая штрафных санкций. Уведомление об отгрузке и приёмке помогает быстро принимать продукцию на складе и формировать закрывающие документы без ошибок.

От компании-поставщика такие партнёры ждут исполнения определённых действий:

• Заключить дополнительное соглашение по EDI, чтобы процедура обмена данными была закреплена юридически
• Выбрать одного из провайдеров электронного документооборота и заключить с ним договор
• Получить доступы к веб-платформе провайдера или провести интеграцию своей учётной системы для автоматического обмена данными
• Получить GLN-коды для идентификации физических мест нахождения и юридических лиц поставщика, а также его структурных единиц — офисов/магазинов/складов отгрузки/распределительных центров и т. д.
• Провести через провайдера сверку своего товарного ассортимента с ассортиментом торговой сети

• Пройти тестовые обмены EDI-сообщениями

Традиционно вся оплата электронного обмена данными ложится на плечи компании-поставщика. В редких случаях компания-покупатель может брать на себя расходы или их часть, если она особо заинтересована в переводе контрагентов на новый формат работы. В России их число, например, входят «Леруа Мерлен», «Добрострой», «Аксон», «Лента», Вимм-Билль-Данн, Heinz , Nestle.

Если ваши партнёры — небольшие компании

Малый бизнес, который закупает продукцию, услуги или материалы, может сотрудничать с ещё более мелкими контрагентами. В этом случае ему придётся выступить в качестве инициатора внедрения EDI и ЭДО. Здесь можно применять два сценария работы: прессинг и взаимовыгодное соглашение.

Прессинг подразумевает, что вы буквально заставите ваших партнёров внедрить электронный обмен данными: им может быть назначен срок, после которого откажется принимать бумажные документы. Часто только угроза потерять канал сбыта или выгодного поставщика мотивирует «строптивого» партнёра подключаться быстрее.

Второй вариант основан на достижении взаимопонимания с контрагентами. Вы можете заниматься «просвещением» партнёров, разъясняя преимущества EDI. Основные их страхи могут быть связаны со «сложностью» и «дополнительными расходами».

Используйте следующие доводы:

• Для работы через EDI и ЭДО не потребуется вложений в ПО и инфраструктуру. Взаимодействовать с платформами электронного документооборота можно практически с любого устройства, имеющего доступ к интернет — ноутбука, планшета и даже смартфона. Поставщику потребуется лишь завести электронную подпись.
• Электронная подпись по степени ответственности должностного лица не отличается от физической; электронный документооборот позволяет быстрее создавать и оформлять документы. Не придётся звонить и выяснять, когда контрагент подпишет и отправит нужный документ; документы не потеряются. Искать их будет проще.
• В качестве экономического стимулирования можно взять на себя оплату трафика на определённый срок, сделав для своих партнёров электронный документооборот де-факто «бесплатным». В конечном счёте общая системная выгода от автоматизации будет выше этих затрат, в то время как для мелкого партнёра это может стать хорошим доводом перехода на EDI и ЭДО.
• Эффект от внедрения EDI носит кумулятивный характер. Технология незаменима, когда партнёр планирует активно развивать бизнес, наращивать объёмы отгрузок, закупок или географию продаж. Без этого инструмента партнёр столкнётся с объективными трудностями, ведь за ростом товарооборота последует увеличение количества документов. Поэтому лучше начать готовиться сейчас, пока не поздно.

Этапы проекта

Выступая инициатором внедрения EDI и ЭДО с партнёрами, следует начать с постепенного перехода на новый формат работы. Рекомендуется делать всё последовательно, стартуя с простой цепочки сообщений, сопровождающих основной цикл поставки:

• PRICAT (Каталог продукции/Прайс-лист)
• ORDERS (Заказ)
• ORDRSP (Ответ на заказ)
• DESADV (Уведомление об отгрузке)
• RECADV (Уведомление о приёмке)

Эта цепочка сообщений, с одной стороны, упростит взаимодействие с партнёрами. Не нужно будет писать электронные письма или звонить им по телефону. С другой стороны, решит многие вопросы приёма товара, исключив неизбежно возникающие человеческие ошибки.

Проверив на практике работу в новом формате, можно будет переходить к внедрению юридически значимого электронного документооборота: универсальных передаточных документов, документов свободного формата и т. д. Тем более, что формирование бухгалтерской документации оптимально создавать не «с нуля», а на базе уже существующего EDI-обмена. Документы можно будет формировать на основе достоверных и фактически верных данных, быстро закрывая сделки.

Выбор провайдера и платформы

Выбирать провайдеров электронного документооборота следует из тех, с которыми либо уже работают ваши контрагенты, либо которые могут обеспечить подключение к контрагентам через роуминг.

Чтобы подготовиться к переговорам с провайдером, лучше всего определить список условий, по которым можно будет выбрать самый выгодный тариф. Определите:

• Количество документов по поставкам, которыми обменивается компания
• Как меняется объём документооборота в течение года и есть ли ярко выраженная сезонность
• Со сколькими партнёрами нужно настроить электронной документооборот
• Какие учётные системы задействованы во внешнем документообороте
• Какие документы или процессы компания потребуется перевести в электронный вид
• Потребуется ли автоматизация и интеграция с платформой ЭДО
• Есть ли в штате компетентные сотрудники – операционисты, бухгалтеры, технические специалисты, готовые работать в новом формате.

От этих данных зависит набор услуг, которые потребуется заказать у провайдера, а также варианты предлагаемых тарифов. Вся «бюрократия» с подписанием бумаг может занять 1 — 2 дня. Для этого потребуется подписать договор и другие документы.

Техническая сторона вопроса связана с вариантом работы — через веб-портал или интеграционное соединение. Доступ к веб-порталу открывается быстро, а интеграция может занять какое-то время. В идеальном случае при проведении стандартной интеграции с 1С и наличии у вас необходимых специалистов на это уйдёт около двух недель: 10 дней на настройку и пара дней на тестирование.

При малом количестве отгрузок можно работать через веб-интерфейс. При более, чем 100 заказов в месяц, лучше провести интеграцию учётной системы с платформой электронного документооборота, чтобы автоматизировать рутинные процессы и значительно сэкономить время. Наличие готовых механизмов интеграции с наиболее часто встречающимися на предприятиях информационными системами — определённый плюс для выбора того или иного провайдера.

Если вы столкнётесь с необходимостью подключаться к разным провайдерам при работе с несколькими крупными партнёрами, разумно внедрять специальные интеграционные модули, поддерживающие мультипровайдерность. Это позволит сократить затраты на интеграцию до минимума.

Важно, чтобы система должна быть легкой в эксплуатации и сопровождении, чтобы при отсутствии штатного ИТ-специалиста в системе мог бы разобрать бизнес-пользователь.

Обучение и подготовка партнёров

Лучший способ внедрить решение без сбоев — «обкатать» его для начала на одном из подразделений компании, на решении одной из бизнес-задач или в связке с наиболее лояльными бизнес-партнёрами.

Разделите список торговых партнеров и определите очерёдность их перевода. Решение перевести всех партнёров на новую программу сразу может оказаться слишком рискованным. Если это возможно, то лучше переключать партнёров частями. Выбирайте первых партнёров для тестов, ориентируясь на низкие риски для них, выбирая компании с небольшими объёмами операций. Если в этот период что-то пойдёт не по плану, то можно будет быстро устранить неполадки. На тестирование нововведений оптимально потратить 1 — 2 месяца.

После проведения тестов выясните:

• Как изменилась эффективность работы ваших сотрудников — по времени обработки документов и заявок, количеству ошибок, трудозатратам
• С какими сложностями сталкивались участники тестового периода — требуется ли дополнительное обучение или решение можно тиражировать на остальных партнёров
• Удобно ли работать через веб-приложение, либо появилась необходимость провести интеграцию с учётной системой
• Необходимо ли перевести в электронный вид какие-либо дополнительные бизнес-процессы, не учтённые до начала тестов.

Традиционно провайдеры электронного документооборота предоставляют наборы подробных руководств по работе со своими платформами, проводят вебинары и семинары. Используйте эти материалы сами и просите провайдера помочь вам и вашим контрагентам. Для того, чтобы подготовить персонал к началу работы с такими решениями, потребуется потратить лишь несколько часов обучения.

Не забудьте при начале работы в продуктивном режиме оповестить всех своих партнёров, что ваша новая EDI-платформа может создать бизнес-риски в течение определённого периода. Так вы избежите потенциально конфликтных ситуаций.

Затраты

Цена на запуск проекта должна быть адекватна финансовым возможностям компании и закрываемым потребностям. Переход на электронный документооборот позволяет сократить потребление бумаги и других канцелярских принадлежностей, уменьшить потери, снизить налоговые риски, сократить трудозатраты. Если вы посчитаете возврат инвестиций (ROI) подобного проекта для малого предприятия, то увидите, что инвестиции в неё действительно могут оказаться одним из самых выгодных вложений в среднесрочной и долгосрочной перспективе.

Бюджет расходов на внедрение электронного документооборота состоит из следующих частей:

• Стоимость услуг провайдера — зависит от тарифного плана.
• Стоимость сертификата электронной подписи — от 1000 до 2000 руб. в год

Стоимость автоматизации зависит от задач, которые хочет решить компания и трудоёмкости их реализации. Оценивать затраты можно, ориентируясь на стоимость часа работы ИТ-специалистов. Средняя цена внедрения 1С-модуля составляет 30 тысяч рублей. Если предприятие работает хотя бы с 500 заказами в месяц, эти расходы окупаются за тот же срок.

Трудоёмкими на первом этапе будут: встречи и телефонные переговоры с контрагентами, изготовление презентаций и инструкций для контрагентов и сотрудников своей компании, обучение сотрудников, урегулирование внештатных ситуаций. Часть этих затрат можно минимизировать, переложив решение вопросов на выбранного провайдера, который имеет соответствующий опыт и инструменты.

Сами тарифы на электронный документооборот в основном различаются по типу оплаты.

Покупку фиксированных пакетов используют компании, которые знают точное количество передаваемых документов и стараются подходить к вопросу практично. Достаточно один раз купить такой пакет и не думать о тарифах на протяжении длительного времени. Итоговая стоимость документа будет дешевле, чем большего объёма куплен пакет. Но в этом случае предприятию потребуется следить за остатком трафика и вовремя «докупать» новый пакет.

Оплата по факту за количество переданных документов считается выгодным, когда компания не может точно прогнозировать свой трафик документов на будущее. Работая по этому тарифу, можно платить только за количество переданных документов и не больше.

Всегда узнавайте, какие ещё предстоят платежи для работы по EDI. Часто для подключения, казалось бы, дешёвого тарифа, потребуется заплатить провайдеру за саму процедуру подключения, за смену тарифа и т. д., а также платить ежегодно «абонентку» в добавок к использованному трафику. Перед подписанием договора следует уточнить — в каком порядке и на сколько могут изменяться тарифы с течением времени.

Просите скидку или индивидуальные услуги у провайдера, поскольку рынок EDI — очень конкурентный. Обычно они идут на встречу, если объём документооборота значительный и исчисляется несколькими тысячами документов в месяц. Скидки могут достигать величины в 30 — 40%. Особенно, если подразумевается предоплатная система работы.

Пример расчёта экономии от внедрения EDI от одного из российских провайдеров

• Количество отправляемых заказов — 5000 в месяц
• Зарплата одного сотрудника — 31000 руб. в месяц
• Время, затраченное на ручную обработку заказа — около 30 минут
• Время, затраченное на обработку заказа через EDI — 5 минут

При первом варианте потребуется содержать в штате 14 сотрудников, при втором — всего 2. Уменьшение персонала лишь на одной операции приводит к экономии 372000 руб. в месяц и более 4 млн в год. За смену один сотрудник при бумажном документообороте отправит 16 заказов, при электронном — уже 96. При этом в расчёт не берётся стоимость печати, бумага, затраты на курьерскую службу, а также издержки на документы, высылаемые повторно.

Пример расчётов экономии поставщика от сети «Магнит»

Cтоимость часа работы сотрудника, формирующего заказы:

• Средняя ставка менеджера — 25000 руб./месяц
• Налог на з/п — 30% от ставки
• Затраты на расходные материалы —3000 руб./месяц на сотрудника
• Организация рабочего места — 2000 руб./месяц на сотрудника
• Итого: 223 рубля/час (час сотрудника обходится компании при 8-часовом рабочем дне)

При обработке 10000 заказов/месяц — экономия 2500 часов рабочего времени. Экономия поставщика от внедрения одного документа ORDERS — 557500 рублей/месяц.

Сроки

В теории начать работу по EDI, используя веб-портал, можно в течение нескольких дней. Одной — двух недель достаточно для решения всех формальностей с провайдером, оформления электронной подписи и минимального обучения работе в новой системе.

На практике время перехода на новый формат работы может вырасти до нескольких месяцев из-за масштабности проекта. При проведении интеграции или подключению контрагентов, которые ранее не использовали EDI, потребется проводить тестирование, а также работы по соединению учётной системы предприятия с платформой.

Стандартную интеграцию можно провести силами провайдера, при этом приобрести базовый пакет технической поддержки.

Основное, что следует запомнить: готовиться к переходу на EDI лучше заранее. Это позволит в спокойной обстановке протестировать систему, приучить к ней персонал, понять «слабые» места, внести коррективы в свои внутренние процессы.