Как содержать «зоопарк» учётных систем при электронном документообороте

Редкая компания может совместить «под одной крышей» управление сразу всеми процессами предприятия с должным уровнем автоматизации и удобства работы. Финансы, документооборот, логистика – каждое из этих направлений обладает своей спецификой.

Многим приходится внедрять на предприятии сразу несколько учётных систем, а также содержать несколько команд для их поддержки и разработки.

Откуда берётся «зоопарк»

Почему предприятия сталкиваются «зоопарком» систем и к каким последствиями это может привести при электронном документообороте? Несколько распространённых случаев:

• Предприятие открывает филиалы как отдельные юрлица (для каждого филиала требуется установка новой учётной системы)
• Для различных направлений деятельности предприятие заводит несколько ERP-систем (бухгалтерия, склад и т. д.)
• Компания «поглощает» другое юрлицо с уже имеющимися ERP-системами (особенно это актуально для торговых сетей).

С учётом того, что на рынке присутствует множество самых различных ERP – от 1C, SAP, Axapta – до «самописных» систем, объединить все потоки данных в один пул управления – задача нетривиальная. Особенно, когда предприятие обменивается электронными документами со своими партнёрами и контрагентами.

Банальное получение и выполнение заказа на поставку выливается в сложную задачу – как построить маршрут прохождения электронных документов, чтобы вовремя принять заказ, передать его на нужный склад и отправить на правильную точку доставки. Предприятие может быть и поставщиком товаров/услуг, и их потребителем. Документы могут курсировать между разными бухгалтериями, специалистами и в совершенно разных учётных системах

С одной стороны, электронный документооборот призван упростить и автоматизировать работу, но с другой, наличие множества учётных систем становится труднопреодолимой преградой из-за необходимости проводить интеграционные соединения между ними и платформами ЭДО.

Решение первое. Делаем коннекторы и модули

Самое очевидное, но и самое трудозатратное решение проблемы – настраивать интеграционные соединения между учётными системами каждый раз, когда это потребуется. Например, через отдельные интеграционные модули или обработчики.

Эти модули и обработчики будут приводить внутренние форматы документов к той структуре, которая требуется для внешнего электронного документооборота, а также осуществлять некий транспорт данных на платформу ЭДО.

Если на предприятии установлено три учётных системы, то для связи с тремя провайдерами электронного документооборота потребуется провести девять интеграционных соединений! В этой ситуации команде разработчиков придётся делать отдельные модули ровно столько раз, сколько на предприятии будет учётных систем.

Кроме того, у всех провайдеров электронного документооборота свои особенности. Каждый раз разработчикам придётся изучать не всегда понятную документацию и тратить лишние усилия.

Стоит отметить, что простое решение, вроде использования FTP, не решит проблемы. Сегодня электронный документооборот стал сложным. Повсеместно используются электронные подписи, специальные технические квитанции. Для грамотного подключения потребуется использовать API-методы провайдеров, делать специальную доработку вызова этих методов, делать передачу данных путём программных подключений.

Решение второе. Обращаемся к системному интегратору

Более перспективный подход строится вокруг мысли, что не нужно «изобретать велосипед» и повторять одну и ту же работу самостоятельно, а лучше обратиться к системным интеграторам, которые уже имеют необходимый опыт. Предприятию потребуется купить готовые коннекторы и модули, особенно если учётная система не входит в круг популярных.

С помощью этого подхода проблему существования множества ERP можно решить, но стоить это будет очень дорого. Как на этапе приобретения решения, так при его внедрении.

Кроме того, никто не отменял задачи по дальнейшей поддержке интеграционных модулей силами своей команды. Да и не факт, что приобретённый модуль будет актуальным с течением времени. С большой вероятностью его потребуется обновлять и дорабатывать.

Решение третье. Объединяем потоки данных через шлюз

Третий подход к оптимизации «зоопарка» учётных систем связан с идеей построения принципиально иной архитектуры. Рассудим логически. Если мы имеем множество одинаковых задач (подключение к провайдеру по его методам и технологиям, приведение документов в требуемый законом вид, прикрепление электронной подписи, логическая подстановка данных и т. д.), то почему бы их не объединить в едином пуле управления?

Избавиться от колоссальных денежных и трудозатрат можно, вынеся задачи из логики учёной системы и решая их на некотором дополнительном звене. Это звено выступит как шлюз-маршрутизатор, осуществляющий единую логику обработки. Он избавит учётные системы от нагрузки вычислительными задачами.

Достаточно один раз настроить облегчённые соединения учётных систем с единым шлюзом, чтобы забыть о многих проблемах. Вся обработка, преобразование, создание документов, связь с внешними контрагентами и провайдерами будет проходить через него.

У таких интеграционных шлюзов могут иметься пользовательские интерфейсы, позволяющие работать с данными внутри решения. Но можно сделать и так, что пользователь даже не будет знать о существовании какого-либо звена, работая в привычной учётной системе. Вся черновая и рутинная обработка пойдёт в фоновом режиме.

Поскольку доработка ERP-систем при таком подходе становится минимальной, то этот вариант решения проблемы можно считать сегодня самым совершенным. Каждая новая ERP, каждый новый провайдер электронного документооборота будут соединяться через единый пул, экономя и время, и деньги предприятия.

Для заглавной иллюстрации материала использована репродукция картины Пауля де Воса «Звери из Ноева ковчега».