Как выбрать самый выгодный тариф на EDI и ЭДО

Все компании хотят сэкономить и не платить много денег за услуги, которые можно получить дешевле. Но и многие поставщики услуг желают выручить больше прибыли. Это характерно для взаимоотношений между EDI-провайдерами и их клиентами – предприятиями, которые обменивают со своими деловыми партнёрами электронными документами.

Рассказываем, как найти самый выгодный тариф, почему важно смотреть на примечания мелким шрифтом и как не потерять деньги, заплатив лишнее.

С чего начать

Переход на электронный документооборот для большинства компаний начинается с момента, когда более крупные деловые партнёры ставят условие отказаться от бумаг и перейти на электронный обмен данными. Чтобы не потерять рынок сбыта, приходится подстраиваться под эти требования. Другие компании приходят сами к выводу о необходимости оптимизировать внешний документооборот, чтобы сэкономить деньги и трудозатраты.

Во обоих случаях путь компании ведёт к EDI-провайдерам.

Чтобы подготовиться к переговорам, лучше всего определить небольшой список условий, по которым можно будет выбрать самый выгодный тариф. Определите:

• Количество документов по поставкам, которыми обменивается компания
• Как меняется объём документооборота в течение года и есть ли ярко выраженная сезонность
• Со сколькими партнёрами нужно настроить электронной документооборот
• Какие учётные системы задействованы во внешнем документообороте
• Какие документы или процессы компания хочет перевести в электронный вид
• Потребуется ли автоматизация и интеграция с платформой ЭДО
• Есть ли в штате компетентные сотрудники – операционисты, бухгалтеры, технические специалисты, готовые работать в новом формате.

Кратко резюме может выглядеть так: трафик – от 400 до 500 документов в месяц, клиенты – 2 торговые сети, используется одна 1С, требуется перевести в электронный вид заказы, отгрузки и приёмку, нужна интеграция, в штате только операционисты и бухгалтеры.

Под такие характеристики можно подбирать тариф, предусматривающий оплату за каждый переданный документ. Тариф должен действовать на обе торговые сети и включать в себя передачу пакета EDI-сообщений по цепочке ORDERS – ORDRSP – DESADV – RECADV. Стандартную интеграцию можно провести силами провайдера, при этом приобрести базовый пакет технической поддержки.

Какие бывают тарифы

Тарифы на электронный документооборот различаются по типу оплаты.

Покупка фиксированных пакетов. Такой вариант используют компании, которые знают точное количество передаваемых документов и стараются подходить к вопросу практично.

Достаточно один раз купить такой пакет и не думать о тарифах на протяжении длительного времени. Например, пакета на 4000 электронных документов хватит для компании из вышеприведённого примера почти на полтора года. Следует учитывать, что итоговая стоимость документа будет дешевле, чем большего объёма куплен пакет.

Но если провайдер не предусматривает перенос неиспользованного остатка на следующий период, он может «сгореть». Также предприятию потребуется следить за остатком и вовремя «докупать» новый пакет.

Оплата по факту за количество переданных документов. Такой формат считается выгодным, когда компания не может точно прогнозировать свой трафик документов на будущее. Работая по этому тарифу, можно платить только за количество переданных документов и не больше.

На рынке существуют также «безлимитные» тарифы, предполагающие неограниченный трафик документов за фиксированную сумму. Это востребовано для крупных поставщиков торговых сетей, чей объём документооборота исчисляются десятками тысяч единиц месяц. Но чаще всего эти тарифы не являются безлимитными в полной мере и могут действовать только в рамках одной сети. Смысл «безлимитности» в этих случаях теряется. Поэтому крупный бизнес предпочитает договариваться о скидках и платить за использованный трафик по факту.

«Подводные камни»

При выборе тарифа стоит обратить внимание на несколько вещей:

Количество доступных торговых сетей на тарифе. У ряда провайдеров есть тарифы, которые предусматривают работу только с одной или двумя сетью. Поставщику, работающему со множеством ритейлеров, придётся подключать несколько одинаковых тарифов. Поэтому лучше выбирать тарифы без подобных ограничений, но с единой ценой для всех торговых сетей.

Скрытые и дополнительные платежи. Всегда узнавайте, какие ещё предстоят платежи для работы по EDI. Часто для подключения, казалось бы, дешёвого тарифа, потребуется заплатить провайдеру за саму процедуру подключения, за смену тарифа и т. д., а также платить ежегодно «абонентку» в добавок к использованному трафику. Эти суммы могут перечеркнуть всю выгоду.

Резкое повышение цен. Как и в предыдущем случае, перед подписанием договора следует узнать – в каком порядке и на сколько могут изменяться тарифы с течением времени. Может случиться, что после года работы по приемлемым ценам провайдер значительно их поднимет. Такие вопросы следует обговорить заранее.

Как получить скидку

Рынок EDI – очень конкурентный. Провайдеры заинтересованы в удержании клиентов, поэтому у них можно смело просить скидки и индивидуальные условия. Как правило, они идут на встречу, если объём документооборота значительный и исчисляется несколькими тысячами документов в месяц. А также, если вы имеете конкретное предложение от другого провайдера.

В среднем, скидки могут достигать величины в 30-40%. Особенно, если подразумевается предоплатная система работы.

Всегда спрашивайте о действующих акциях. Специальные условия могут действовать на индивидуальную поддержку, проведение интеграции и т. п.

Чек-лист для выбора провайдера

Мы составили чек-лист, который поможет сравнить тарифы у различных провайдеров. Просто распечатайте этот лист и внесите данные в пустой столбец. Для удобства, мы уже заполнили информацию по Ediweb.

Для заглавной иллюстрации материала использована репродукция картины Григория Седова «Выбор невесты царём Алексеем Михайловичем».