Как рассчитать эффективность внедрения RPA в документообороте

Технологии Robotic Process Automation (RPA) имитируют действия человека и помогают автоматизировать рутинные бизнес-процессы. Например, 3 млн рублей в год и 2 200 часов экономит компания из газовой отрасли только на роботизации двух простых процессов в подразделении из 17 человек. Таких процессов могут быть десятки, и RPA может повысить производительность компании и снизить издержки.

В статье показываем, как оценить эффективность внедрения RPA на примерах клиентов платформы LinkServer. Вы поймёте, как обосновать выгоды внедрения RPA в компании и определите, как окупятся инвестиции.

Как роботизация помогает бизнесу: цели и задачи

Чтобы внедрить RPA, нужно четко понимать, какие задачи робот уберет с человека, и для какой цели. Допустим, компания регулярно сталкивается с финансовыми рисками из-за ошибок в бухгалтерских документах. Тогда цель автоматизации — снизить финансовые риски, а задачи должны затрагивать процессы, связанные с подготовкой и сверкой документов. 

Другие примеры целей компании: 

• снизить затраты на ФОТ бухгалтерии и операционистов,

• ускорить согласование документов в компании,

• контролировать контрагентов и их документы.

Отталкиваясь от целей, вы можете определить задачи, которые нужно доверить роботу. Прежде, чем мы поговорим об эффективности, остановимся на том, какие процессы документооборота можно роботизировать. 

Что можно роботизировать

Роботы убирают рутину с человека и взаимодействуют с данными так, как это делают люди: интерпретируют действия человека и выполняют их в автономном режиме. Ритейл, банки, промышленные отрасли чаще всего применяют RPA в финансах и бухгалтерии, для операционных задач, в закупках и клиентском сервисе. 

Робот повторяет процесс, где данные структурированы, и где есть четкий повторяющийся алгоритм. Например, может сверить данные в формализованных электронных документах, но не в электронных письмах с неструктурированной информацией. Настроить программного робота можно для имитации рутинных действий в документообороте.

Автоподписание

Платформа автоматически подписывает документы. Допустим, компания отправляет 10 000 отгрузок в месяц, и ответственный сотрудник тратит 5 минут, чтобы подписать каждый документ. Робот делает это автоматически, сокращая время до десятых долей секунды. 

Сверки документов

Платформа берёт на себя процессы, в которых человек может ошибиться: отслеживает поступление товаров, сверяет счета-фактуры и накладные, находит отклонения в прайс-листах и каталогах 

Маршрутизация документов

Платформа сокращает цикл сделки. Если в компании долгая и сложная цепочка согласования, можно внедрить маршрутизацию документов по заданной логике. Платформа проверяет документы, автоматически подписывает и направляет их в нужную систему.  

Метрики эффективности RPA

Мы можем по-разному оценить эффективность роботизации. Можем смотреть на показатели работы платформы (количество обрабатываемых документов, количество ошибок и т.д.), но на старте проекта нас больше волнуют бизнес-показатели. 

ROI

Самый простой способ оценить эффективность — посчитать сэкономленные часы и деньги. Если мы знаем, сколько времени тратит человек и робот, можем вычислить сэкономленные часы. Зная почасовую оплату, считаем сэкономленные деньги. Для расчета эффективности мы используем калькулятор, который учитывает затраты: 

• на работу, выполняемую сотрудниками;

• ЭДО;

• внедрение автоматизации.

Зная эти показатели, мы считаем окупаемость проекта внедрения. 

Затраты на работу, выполняемую сотрудниками

Расходы на сотрудников складываются из расчета стоимости часа сотрудников и других расходов: 

• количества часов на работу с данными в день, в месяц и за год;

• единого социального налога (ЕСН) — 32%;

• накладных расходов и отпусков;

• обеспечения рабочего места;

• расходов на управление и контроль ошибок. 

Затраты на ЭДО

Если компания работает по ЭДО, мы учитываем расходы на текущий момент и динамику роста документов от года к году. При расчете эффективности внедрения на несколько лет, мы сразу понимаем, как будут расти затраты каждый год, и какую выгоду получит или не получит компания. 

Стоимость автоматизации

Затраты на роботизацию зависят от задач компании. Иногда достаточно внедрить базовый продукт, а иногда — доработать под задачи заказчика. Обычно учитываем затраты:

1. На внедрение — самую дорогостоящую часть затрат в первый год автоматизации.
2. Лицензию. Каждый год компания продлевает лицензию на обслуживание программного обеспечения. Это могут быть обновления, связанные с изменениями в законодательстве, новые функции платформы, техническая поддержка.
3. КриптоПро и ЭП. Расходы зависят от количества подписантов в компании.
4. Аренду мощностей. Компания может использовать свои мощности или мощности разработчика, в любом случае эти затраты стоит учитывать.
5. SLA. Автоматизация может потребовать участия разработчиков, чтобы оперативно внести изменения или доработать процесс. Стоит заложить в расчет затраты на сервисное обслуживание со стороны разработчика.

Пример расчета эффективности 

Рассмотрим пример расчета эффективности для компании из газовой отрасли. Компания не работает по ЭДО, кроме того сотрудники тратят много времени на согласование, подписание документов и работу с архивом. Прежде чем переходить на ЭДО и внедрять роботизацию, компания хочет понимать, какие выгоды получит в деньгах и времени. 

Затраты без автоматизации

Документами занимаются 10 бухгалтеров, 5 специалистов по делопроизводству и 2 сотрудника IT-подразделения. В месяц сотрудники тратят на работу с данными 206 часов. 

Затраты на документооборот

Кроме того компания планирует перейти на ЭДО. Объем документов в месяц — 10 000. Сейчас компания тратит 1 661 971 ₽ на бумажный документооборот. Это затраты на бумагу и картриджей для принтера, отправку документов почтой и курьером, на зарплату административным сотрудникам. 

Затраты с автоматизацией

Компания внедряет модуль платформы LinkServer, который автоматически подписывает документы и перенаправляет их в архив. В месяц платформа сэкономит 185 часов работы сотрудников с данными, и мы можем оцифровать экономию компании в год на ФОТ сотрудников — 2 992 990 ₽. 

Затраты на автоматизацию

Мы сравнили затраты на процессы с автоматизацией и без неё, но это не итоговая выгода компании. Теперь считаем, сколько компания потратит на внедрение решения и обслуживание, затем — затраты на электронный документооборот. Только потом посчитаем итоговую выгоду компании. 

Стоимость проекта в первый год — 1 222 118 ₽. 

Затраты на ЭДО и EDI

Компания переходит на ЭДО и EDI. Считаем расходы на документы. В инвестиции закладываем рост объема документов — 5%. 

Итоговая выгода компании

Проект внедрения рассчитан на 3 месяца. В первый год компания потратит 2 403 062 ₽, но даже с учетом затрат освободит 379 786 ₽. В следующие четыре года расходы компании уменьшатся, и EBITDA за 5 лет составит  8 314 435 ₽.

Что в итоге

Зная текущие расходы компании на работу сотрудников, понимая затраты на внедрение решения, вы можете посчитать показатели: 

1. Индекс доходности инвестиций (PI). Если PI выше 1, проект стоит внедрять. В этом проекте он составил 3,36.
2. Дисконтированный срок окупаемости (DPP) — менее 6 месяцев в нашем кейсе. 
3. Чистую приведенную стоимость (NPV). NPV нашего проекта — 8 314 435 ₽.

Важно понимать что для расчета эффективности мы не можем учитывать только затраты на сотрудников и ЭДО. У каждой компании есть свой набор факторов, которые участвуют в итоговом расчете. Вы можете использовать полученные данные об эффективности для внутренних расчетов и обосновать внедрение проекта в компании.

Если у вас остались вопросы, или вы хотите получить собственную оценку эффективности вашего проекта внедрения в компании, свяжитесь с нами.