Почему сотрудники сопротивляются внедрению электронного документооборота
ЭДО и EDI должны избавлять бизнес от бумаги и защищать от человеческих ошибок при работе с документами, но отсутствие правильно выстроенной коммуникации с сотрудниками может привести к непредвиденным рискам. Руководители всегда рискуют столкнуться с тем, что сотрудники начнут сопротивляться нововведениям, хотя, казалось бы, всё это создается для скорости, удобства и эффективности.
Почему сотрудники могут быть против
Непринятие нового. Нежелание воспринимать новое является естественным для человека, так как отнимает у него значительное количество усилий и выбивает его из зоны комфорта. Сотруднику сложно воспринять такое нововведение с первого раза из-за его нефизических свойств. Он не понимает, зачем привычные средства и инструменты коммуникации нужно заменять на электронный обмен данными, если всё и так работает.
Недоверие из-за низкой осведомленности. Одним из факторов недоверия является незнание законов и неправильная оценка ситуации. До сих пор в бизнесе встречаются люди, утверждающие, что только лишь подписанная с печатью бумага является юридически значимой.
Распространённые мысли, которые приходят на ум сотруднику, когда в компании поднимается вопрос о введении ЭДО, выглядят так:
«Многие контрагенты и клиенты работают на бумаге. Если мы введём электронный документооборот, то будет не с кем обмениваться данными или нам придётся дублировать документы в двух форматах», — считают некоторые. Но ежегодно число предприятий, использующих ЭДО, растёт. Например, большинство крупных и средних игроков рынка ритейла, логистические компании и дистрибьюторы перешли на электронную форму взаимодействия и учёта. Все более мелкие контрагенты, которые хотят хоть как-то взаимодействовать с ними, должны забыть о бумажном виде общения.
«Законы недостаточно проработаны», — говорят другие. Но ФНС давно уже утвердила все необходимые типы документов в электронной форме, разрабатывая новые унифицированные форматы для удобства бизнеса. А суды принимают в качестве доказательств правоты в коммерческих спорах данные по ЭДО и EDI.
Боязнь прозрачности и ненужности. Часть сотрудников, которые сталкиваются с ЭДО, могут прекрасно понимать всю выгоду от инноваций для руководства, а вместе с тем, начинают видеть риски для себя и своей деятельности в компании. Автоматизация их пугает. Сотрудники боятся, что их работу автоматизируют и они станут ненужными, либо их труд станет меньше оплачиваться. Это касается совершенно разных сотрудников — от торговых агентов до работников склада и операционистов бухгалтерии — профессии, которые особо чувствительные к автоматизации человеческого труда.
Предыдущий неудачный опыт. Часто происходит так, что несколько неудачных попыток внедрить новые идеи и технологии, заканчиваются тем, что сотрудникам уже сложно будет поверить в новую попытку оптимизировать бизнес-процессы в компании. Если сотрудники пострадали от нововведений однажды, то во второй раз они уже начнут сопротивляться.
Как можно избежать проблем
Всё должно быть сделано заранее. Когда компания ещё не перешла на стадию работы по EDI и ЭДО в продуктивном режиме, а сотрудники уже к этому подготовлены.
- Самодеятельность создает проблемы. Не следует брать на себя весь процесс подготовки кадров, компании нужно доверять профессионалам. Крупные провайдеры электронного документооборота проводят обучение сотрудников, делают вебинары и семинары, пишут вспомогательные материалы и высылают готовые инструкции по использованию — делается всё, чтобы уже на этапе внедрения сотрудники общались с системой на одном языке.
- В крупной компании быстро всех обучить не получится — это дорого и долго. Для начала следует отобрать самых обучаемых и самостоятельных. После подготовки они смогут помогать осваиваться остальным, но тогда нужно рассмотреть дополнительную мотивацию для таких работников.
- Не нужно игнорировать встроенное обучение. Сама система насыщена обучающим материалом — видео по созданию документов, различные сноски, пометки и т. д. помогут разобраться с интерфейсом и функционалом платформы.
- Очень важно прислушиваться к сотрудникам. Каждый из них может воспринимать информацию совершенно в разной подаче. Если работник не смог освоить материал — это не говорит о том, что он неспособный или ленивый, попробуйте дать ему тоже самое в другом формате.
- Успокойте сотрудника, пусть он будет уверен в своем будущем. Если работник занимает должность, в которой компания не будет нуждаться в ближайшие годы, то предложите переквалифицироваться.
- Определите лидеров мнения в коллективе, начните работать с ними. Всегда найдется тот человек, которые влияет на своих коллег и формирует определённые настроения в коллективе. Упущение такой поддержки может привести к тому, что «за компанию» сопротивляться пойдут и его сторонники.
- Никогда не начинайте раздавать увольнения тем, кто сопротивляется, ибо это обязательно приведет к оттоку других сотрудников — вы не можете точно знать, кто и с кем находится в дружеских отношениях.
Это лишь несколько первостепенных действий. Всякие перемены прокладывают путь другим переменам. При успешном внедрении всегда растёт реорганизационный ресурс — авторитет реорганизатора увеличивается среди подчинённых, а значит и последующие изменения будут восприниматься позитивно, тем более, когда уже есть отработанная схема. Люди почти не сопротивляются отдалённым переменам, но противоборствуют изменениям, которые наступят совсем скоро. Чем раньше вы заговорите с сотрудниками, тем легче будет внедрять новое.
