С чего начинать автоматизацию бизнес-процессов. Чек-лист для предпринимателя

Увеличить прибыль, снизить издержки, правильно организовать работу с клиентами, повысить эффективность рабочего процесса – это всё преимущества автоматизации бизнеса.

Автоматизация документооборота или подписания бумаг, обработки заявок от клиентов или отгрузок товара со склада открывают большие внутренние резервы. Но как правильно подойти к решению таких задач, чтобы не совершить ошибок? С чего начать?

Мы составили своеобразный чек-лист, который поможет представителям бизнеса сориентироваться и приступить к реализации проекта.

Убедите директора

Удивительно, но часто первым препятствием при внедрении системы автоматизации выступают лица, принимающие решения в компании. Это может быть топ-менеджмент (например, финансовый или генеральный директор), совет директоров, либо сами учредители.

При множестве причин, основная связана с вопросами: «Сколько это будет стоить?» и «Какая нам от этого выгода?». Парадокс в том, что выгоду избавления от сложных бюрократических процессов и рутинных задач можно осознать только уже после проведения самой автоматизации. Даже если проекты выглядят сложно, с началом продуктивной работы всегда появляется возможность максимально объёмно, быстро и на практике показать положительный результат от изменения процессов. Это может быть сокращение операционных расходов на персонал и документооборот, ускорение движения денежных средств и товарооборота, рост выручки, усиление контроля и т. д.

При автоматизации, как при лечении больного, нужно поставить «диагноз» компании – определить список неэффективных процессов, тормозящих развитие или несущих в себе угрозу. А «здоровье» бизнеса – бесценно.

Конкретизируйте цели автоматизации

Не стоит затевать сложные проекты по автоматизации с абстрактными целями – «чтобы было как у всех». У каждого предприятия своя специфика.

Определитесь с конкретными ожиданиями от эффекта автоматизации, составьте список целей. Возможно, что вам нужно ускорить приёмки товара, получить достоверную и оперативную аналитику от дистрибьюторов и торговых точек, сократить расходы на содержание штата операционистов в бухгалтерии.

Заранее подготовленный список целей поможет верно выбрать нужное технологическое решение. А после внедрения проекта определить, какие цели были достигнуты.

Создайте рабочую группу

Соберите в компании рабочую группу, которая будет отвечать за проект. Это могут быть несколько человек из разных отделов или даже один специалист. Но рабочая группа должна отвечать за сроки выполнения задач, координировать работу сотрудников компании в рамках проекта, а также общаться с технологическими подрядчиками.

Пропишите бизнес-процессы

Перед началом автоматизации следует провести внутренний аудит бизнес-процессов, которые вы планируете автоматизировать. Ведь никто не знает лучше компанию, чем её сотрудники. Когда описаны реальные процессы – систему настраивать легче под них, чем менять процессы под какую-нибудь жёсткую схему, навязанную извне. Почти всегда детальное описание процессов и последовательность шагов нигде не регламентированы и «достать» их можно только из сотрудников.

Если компания маленькая, бизнес-процессы можно попробовать описать самостоятельно, но для более крупных предприятий стоит прилечь сторонних бизнес-аналитиков. Многие пытаются сэкономить на этом пункте. И зря. Неверно подобранное решение или неправильно настроенный программный продукт – ошибка, стоящая времени и денег. Чёткое представление о бизнес-процессах своей компании необходимо, чтобы знать о слабых местах и видеть, куда двигаться дальше.

Определите, какие действия выполняют сотрудники компании. Узнайте, из-за чего чаще возникают проблемы. Например, специалист работает с тысячами однотипных документов и вручную вбивает в них данные. Возможно, что сотруднику приходится согласовывать документы по сложной схеме с привлечением десятков различных сотрудников и руководителей, что отнимает много времени. В этих случаях вам будет ясно, что в первую очередь следует автоматизировать проблемные участки, задерживающие работу всех организации и несущие для неё риски (например, человеческих ошибок).

Для каждого бизнес-процесса нужно определить ответственных за него сотрудников и контролирующего. Проблему можно будет решить эффективнее, если знать, кто за что отвечает. Примечательно также будет узнать о существовании процессов в компании, за которые вообще никто не отвечает. Это будет одним из первых практических результатов проведённого вами аудита.

Выберите подрядчика

Выбирая подрядчика, следует ориентироваться на его компетенцию. Если у вас, например, нестандартная ситуация со множеством различных учётных систем и сложных бизнес-процессов, то лучше выбирать интегратора, специализирующегося на подобных случаях, а не предлагающего коробочные решения.

Обратите внимание, что главным критерием выбора должен быть уровень профессионализма команды внедренцев. Важен опыт компании или даже конкретной команды. Посмотрите на подходы подрядчика к решению задач, аналогичных вашим. Этот тот случай, когда цена будет иметь второстепенное значение.

От того, насколько вы будете доверять нанятым специалистам, во многом будет зависеть успех внедрения. Попросите подрядчика предоставить реальные отзывы от его клиентов, познакомьтесь с кейсами по его прошлым проектам.

Немаловажный момент – гибкость решения, его универсальность и возможность закрыть одним продуктом сразу множество задач. Управлять одной системой проще, чем десятком. Большое значение имеют качество поддержки системы, наличие понятных средств администрирования и настройки, интеграция с любыми существующими информационными системами, производительность и безопасность.

Составьте техническое задание и очертите границы проекта

Перед началом проекта требуется прописать условия работы подрядчика и предоставить ему техническое задание. Не пропускайте этот этап – договорённость только на словах часто приводит к непониманию, взаимному недовольству и разрыву отношений без результата.

В простом виде техническое задание будет состоять из конкретных идей по каждому из пунктов. Далее документ нужно передать разработчикам, которые определят стоимость и сроки.

Поговорите с сотрудниками

Пройдя этапы тестирования и внедрения, потребуется подготовить сотрудников компании к новому формату работы. На этом этапе вероятно возникновение сложностей. Ожидаемо, что часть коллег не захотят переходить на непривычную для них систему, менять что-то в своей работе, будут противиться всему новому и даже саботировать нововведения.

Рекомендуется уведомлять сотрудников о планируемых изменениях ещё до начала внедрения, рассказав о целях, которые стоят перед проектом. Они должны понять, что это не сиюминутная прихоть, а острая необходимость для бизнеса, что это решение владельцев копании. Руководству придётся пресекать негативные действия против автоматизации, чтобы не избежать провала проекта. Но когда сам руководитель не отступает от проекта, то его подчинённые так или иначе будут работать в системе.

Не следует давать сотрудникам возможность выполнять работу по-другому, кроме как в новом формате. Например, после внедрения согласования в электронном виде – отказаться от рассмотрения бумажных заявлений, или рассчитывать зарплату/премию на основе действий каждого из сотрудников в новой системе.

Новый формат работы может где-то усложнить работу отдельного сотрудника, так и облегчить. Покажите ему позитивные изменения лично для него.

Также перед началом продуктивного этапа работы следует провести обучение, подготовить документ с ответами на часто задаваемые вопросы. Определите ответственного специалиста, к которому коллеги смогут обращаться за помощью при затруднениях. Попросите подрядчика провести семинар или вебинар, где каждый сможет задать интересующие его вопросы.