Как устроены перевозки с ЭТрН: новые возможности цифровой логистики для ритейлеров

В декабре завершился эксперимент Минтранса по оформлению и обмену ЭТрН, а с 1 января электронные перевозочные документы стали официальными. Несмотря на то, что ритейл остается одним из самых продвинутых сегментов с точки зрения цифровизации, многие компании только задумываются о переходе на ЭТрН. С чего начать переход на ЭТрН, и какие возможности открывает их использование?

Какие проблемы решает ЭТрН

Сокращает расходы на документооборот. В месяц объём бумажного документооборота у торговой сети исчисляется десятками, а то и сотнями тысяч листов. Чем больше бумаги, тем выше расходы. Затраты на 1 документ составляют в среднем 40-50 рублей без учёта расходов на рабочие часы бухгалтерии, офис-менеджера и колл-центр. Расходы на ЭТрН в среднем в 3-5 раз меньше. 

Ускоряет расчёт между контрагентами. Как только перевозчик подписывает финальный титул, он сразу может сформировать комплект закрывающих документов. 

Снижает риск потери и порчи документов. Электронную накладную невозможно потерять и испортить. Если грузополучатель найдёт ошибку, документ можно отправить на корректировку. 

Облегчает передачу данных в ФНС. Накладные хранятся в электронном архиве — не нужно ждать их от контрагентов. Чтобы передать их в ФНС России, достаточно будет выгрузить нужные документы и электронные реестры.

На логистической платформе DropCat пользователи оперативно обмениваются ЭТрН. Инструменты платформы позволяют встроить ЭТрН в классическую EDI-цепочку и обмениваться заказами на транспорт.  Для этого используются адаптированные международные форматы документов IFTMBF (Заказ на услуги транспортировки) и IFTMBC (Подтверждение заказа на услуги транспортировки). Груз можно отслеживать онлайн, а также строить маршруты.

Как устроен обмен ЭтрН

Пользователи оформляют ЭТрН через веб-интерфейс платформы или в своей учётной системе, если есть интеграция. Водители получают и подписывают накладную в веб-интерфейсе на мобильном устройстве или планшете. Весь процесс занимает пару минут: 

● Кладовщик грузоотправителя формирует первый файл обмена или в веб-интерфейсе платформы или в привычном интерфейсе своей учётной системы и заверяет её ПЭП.

● Водитель транспортной компании сверяет реальное количество груза и заявленное в накладной. Заверяет накладную с помощью ПЭП.

● Грузоотправитель и транспортная компания обмениваются документами, подписанными УКЭП предприятий.

● Грузополучатель получает уведомление об успешной погрузке.

● Получатель груза сверяет данные накладной с полученным грузом и подтверждает приём груза ПЭП с последующим подписанием УКЭП.

● Водитель и транспортная компания подтверждают сдачу груза и подписывают накладную.

Процесс обмена ЭТрН на логистической платформе DropCat мы запустили в рамках эксперимента Минтранса. Платформу уже протестировали 160 пользователей. «Дикси», «Газпромнефть», «Транснефть», «Камаз», «Деловые линии» — 28 компаний протестировали обмен ЭТрН и отработали базовые сценарии оформления и обмена ЭТрН и дополнительные сценарии: смену водителя в пути, переадресовку.

«Мы планируем масштабировать решение по окончании федерального эксперимента и перевести максимум своих перевозок в цифровой формат. Это позволит нам заранее отработать новую схему взаимодействия участников логистического процесса, и к моменту официального перехода на электронные транспортные накладные нам не придется тратить дополнительные время и ресурсы на адаптацию к новому механизму и правилам», – Дмитрий Потапов, генеральный директор «Газпромнефть-Снабжения»

Для поставщиков X5 Retail Group в ближайшее время станет доступна возможность обмена ЭТрН через нашу платформу. Мы поддержали предложенный коллегами из X5 Retail Group формат ЭТрН и реализуем его на своей платформе. Благодаря интеграции учётной системы компании и нашей платформы, контрагенты смогут обмениваться ЭТрН с торговой сетью.

Возможности цифровой логистики

Уже сейчас бизнесу стоит задуматься о том, как менять логистические процессы внутри компании. ЭТрН выступает лишь частью цепи поставок. Процесс на платформе DropCat начинается от поручения экспедитору и заказа перевозки, а заканчивается обменом закрывающими документами. Какие процессы кроме оформления и обмена ЭТрН ещё можно автоматизировать?

● Заказ транспорта онлайн. Платформа позволяет оформлять запросы на транспорт и находить исполнителей среди партнёров. Чтобы упростить работу с запросами, мы интегрируем платформу с учётными системами компаний, но пользователи могут работать и через веб-интерфейс.

● Работа с экспедиторами. Отдельный блок ЭДО затрагивает экспедиционные компании и документы, оформляемые для исполнения договора. Платформа позволяет на основании входящих для экспедитора документов от его клиентов формировать исходящие документы для его подрядчиков. 

● Закупки. ЭТрН выступает лишь частью цепочки поставок. Кроме накладной есть предшествующий документооборот, который позволит в дальнейшем автоматизировать закупки и избежать повторного ввода данных.

● Факторинг на базе ЭТрН. Ещё одна перспектива — факторинговое финансирование перевозок на базе ЭТрН благодаря интеграции логистической платформ с мультибанковской платформой FactorPlat. Перевозчики, которые работают с заказчиками по отсрочке платежа, смогут отправлять счета на финансирование фактору. Когда перевозчик выполнит заказ, фактор переведёт деньги ему на счёт, а заказчик перевозок, например, дистрибьютор, оплатит заказ позже. 

Коллеги из ФНС планируют доработать экспериментальный формат ещё двумя титулами. Это сделает ЭТрН первичным бухгалтерским документом, и он станет основанием для оплаты услуг и начислений или зачётов НДС. Некоторые закрывающие документы можно будет не формировать.

Как подготовиться к запуску ЭТрН

Что делать компаниям, которые только планируют оцифровать ЭТрН:

● Описать процессы перевозок в компании. Чтобы встроить обмен ЭТрН в существующий бизнес-процесс, потребуется описать текущие процессы перевозок и определить участников, которые будут подписывать документы УКЭП. Чаще всего в перевозках участвуют грузоотправитель, грузополучатель, водитель и транспортная компания), часто участвует экспедитор. Сценарии перевозок отличаются в компаниях, поэтому важно учесть, как изменится процесс, если произойдет смена водителя в пути или изменится адрес доставки.

● Выбрать учётные системы для интеграции. Ещё на старте важно определить, какие учетные системы затронет переход на ЭТрН. От этого зависит выбор провайдера электронного документооборота, сроки и стоимость проекта. На этом этапе логично определить, какое интеграционное решение стоит использовать. 

● Выбрать оператора электронного документооборота. При выборе провайдера мы рекомендуем отталкиваться от опыта реализации проектов в логистике и разработке форматов ЭТрН и возможности интеграции со своими учётными системами.

Сколько времени занимает переход на ЭТрН

Всё зависит от формата и необходимости интеграции. Можно использовать формат ЭТрН, используемый в эксперименте, а можно доработать формат под потребности конкретной компании. Чтобы создать пользователей на платформе, подписать и согласовать договоры, обычно уходит 1-2 недели. Если нужна интеграция, проект займёт больше времени.

Полезные материалы по теме

Статья «Чего ждать от внедрения ЭТрН: разбор кейсов»;

Запись вебинара «Цифровизация логистики с помощью ЭДО и EDI»;

Новости «Первая в России межрегиональная перевозка прошла через сервис DropCat».