Зачем переходить на МЧД
С 2022 года изменились правила работы с электронными документами. Получить подпись юрлица может только руководитель компании, а сотрудники получают электронные подписи для физлиц. Такой сертификат содержит только данные о физлице без указания его принадлежности организации. Для юридически значимого документооборота такой подписи недостаточно. Чтобы сотрудники могли подписывать документы от имени владельца компании, потребуется машиночитаемая доверенность.
Машиночитаемая доверенность или МЧД — электронная доверенность на имя сотрудника компании или любого её представителя, которая подтверждает полномочия для подписания документов. С помощью МЧД генеральный директор или главный бухгалтер могут не только передать право подписи, но и ограничить использование УКЭП в пределах полномочий доверенности — раньше это было недопустимо. Например, сотрудник получит право подписывать акты, а договоры — нет.
Ещё не все государственные органы определили формат МЧД. Для разных ГИС могут быть разные форматы доверенности. Минцифры определило общие требования к МЧД, и пока что только ФНС разработала формат, соответствующий этим требованиям.
Подготовьтесь к изменениям
Специалисты Ediweb помогут подготовиться к изменениям. Оставьте заявку, и мы расскажем, как организовать работу с МЧД при большом количестве электронных документов.
Что предлагаем
Пока государство определило переходный период, компании могут наладить бизнес-процессы, определить сотрудников, которые будут управлять доверенностями, и сотрудников, которые получат право подписи.
Ediweb поможет подготовиться к переходу, а после утверждения форматов вы легко сможете управлять доверенностями в сервисе Ediweb: определять полномочия, создавать доверенности, перевыпускать, контролировать сроки.
Вы сможете подписывать и передавать типовые документы, используя МЧД — Ediweb проверит доверенности и электронные подписи.
Подготовка к переходу
Поможем определить бизнес-процессыи сотрудников, которые будут работать с МЧД.
Легкий выпуск МЧД
Выпускайте, перевыпускайте или отзывайте доверенность в несколько кликов.
Работа с ЭДО
Мы автоматически проверим МЧД и ЭДО, чтобы вы могли подписывать документы.
Интеграция систем
Если потребуется, синхронизируем логику обмена данными с вашими учетными системами.
Возможности решения Ediweb
Управление доверенностями
Любой сотрудник может сформировать доверенность в сервисе и передать на подписание, а владельцы УКЭП юрлица могут подтвердить или отозвать доверенность.
Быстрый выпуск
Выпустить доверенность можно в пару кликов. В этом помогут типовые шаблоны для сотрудников с разными полномочиями.
Все МЧД в одном месте
Все МЧД хранятся в личном кабинете, и к ним всегда есть быстрый доступ: у генерального директора отобразятся все доверенности компании, а у сотрудника — те, которые он получил.
Легкий контроль и прозрачность
Если срок доверенности заканчивается, вы получите уведомление и сможете перевыпустить доверенность заранее, чтобы не тормозить бизнес-процессы.
Поддержка требований к МЧД
Приказ Минцифры РФ от 18.08.2021 № 858 закрепляет формат XML и определяет общие требования к МЧД, но не все — дополнительные требования могут быть от других ГИС. Приказ Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857 регулирует сведения, которые могут содержаться в МЧД. Например:
Наименование и номер
Данные о доверителе для физлица или ИП
Данные о доверителе для российского или иностранного юрлица
Даты создания метки доверенного времени
Срок действия документа
Данные об ИС, в которой можно проверить информацию о досрочном прекращении действия документа
Данные о представителе
УКЭП, с помощью которой подписали документ
Полномочия представителя
Возможность передоверия
Частые вопросы
Общие требования к машиночитаемым доверенностям определяет приказ Минцифры РФ от 18.08.2021 № 858. Он закрепляет формат xml, который используется для электронных документов при взаимодействии с налоговой. Дополнительные требования к формату МЧД могут определять и другие государственные органы, но пока их нет.
Подписывать МЧД нужно усиленной квалифицированной электронной подписью. Если документ о полномочиях нужно передать в информационную систему без автоматической обработки, можно использовать машиночитаемую доверенность в формате PDF.
Также приказ Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857 регулирует сведения, которые могут содержаться в МЧД.
Согласно Федеральному закону от 30.12.2021 № 443-ФЗ правки, касающиеся МЧД, вступают в силу с 1 марта 2022 года.
С 1 марта компании могут использовать сертификаты УКЭП физлиц вместе с МЧД. Также до 31 декабря 2022 года разрешается использовать сертификаты УКЭП сотрудников юрлиц, в которых прописаны их личные данные и сведения об организации. Налоговая разрешает использовать и новую, и старую схему одновременно.
С 1 января 2023 года новая схема работы с применением УКЭП физлица и МЧД может стать основной. Госорганы ещё могут уточнить финальный вид МЧД и определить процессы взаимодействия с контролирующими органами. При этом внедрение МЧД пока что не отменяет традиционный формат доверенности.
В 2022 году вступили в силу поправки в Федеральный закон от 06.04. 2011 № 63-ФЗ, по которым сотрудники могут подписывать документы с помощью сертификата ЭП физлица, в котором нет данных о принадлежности человека к организации. Для подтверждения возможности использовать подпись физлица необходима машиночитаемая доверенность (МЧД).
Предполагается, что новые правила освободят владельца подписи юрлица от рутинной работы, связанной с подписанием электронных документов, хотя это не освободит его от заверения доверенностей. Тем не менее руководитель сможет ограничить использование УКЭП сотрудника в пределах полномочий МЧД, что раньше было недоступно.
Онсможет не передавать свой токен сотруднику (расценивается как его компрометация), а выдать доверенность. Например, только для визирования актов.
Регулирующие органы еще не утвердили точный формат МЧД и все нормативные акты, но компании могут готовиться к переходу. Например, обратиться за консалтингом к операторам ЭДО. Если пропустить этап, могут возникнуть сложности, когда применение МЧД станет массовым.
Ediweb разрабатывает сервис, который позволит:
- быстро создавать доверенности и запускать процесс согласования внутри компании;
- вести реестр доверенностей, выданных в компании;
- отслеживать доверенности, срок действия которых истекает, и быстро их перевыпускать, или отзывать доверенности;
- передавать доверенности в типовых электронных документах.
Перед тем, как переходить на машиночитаемые доверенности, желательно сформировать внутренние регламенты и определить круг сотрудников, которые будут работать по новым правилам. Наладить такой процесс тоже помогут специалисты Ediweb.