Описание бизнес-процесса X5 Group по УПД

Бизнес-процесс и детали передачи документов в контексте всего процесса поставки товаров выглядят следующим образом:

1. X5 Group отправляет EDI-сообщение ORDERS (Заказ) на основании созданного в своей учетной системе «Заказа».
2. Поставщик получает ORDERS и отправляет EDI-сообщение ORDRSP (Ответ на заказ), исходя из готовности выполнить «Заказ».
3. Поставщик комплектует «Заказ», создает и отправляет DESADV (Уведомление об отгрузке) в момент физической отгрузки товара. В отправляемом «Уведомлении об отгрузке» обязательно прописывается номер будущего УПД. Для этого поставщик на этапе отгрузки товара должен иметь информацию о номере будущего УПД, возможно, создав в ERP его предварительный вариант, либо зарезервировав номер заранее. На основании поступившего DESADV от поставщика в учетной системе X5 Group создается предварительная «заготовка» поступления товаров, которая привязана к исходному «Заказу». В учетную систему X5 Group сразу заносится номер будущего УПД.
4. В случае готовности сформировать УПД в момент отгрузки, поставщик формирует и отправляет электронный УПД (номер УПД должен совпадать с тем номером, что был указан в DESADV). Этот УПД будет принят на стороне X5 Group, но на данном этапе помещен в буфер ожидания приемки.
5. Вместе с товаром, поставщик печатает и отправляет бумажную «Транспортную накладную», которую может дополнить детализацией по товарным позициям. В случае отгрузки алкогольных товаров отправляется регламентированная бумажная форма ТТН. Однако в любом случае бумажная форма отправляемой «Транспортной накладной» должна содержать указание номера УПД.
6. X5 Group принимает товар. При приемке товара операторы на стороне торговой сети ищут в бумажной накладной номер УПД. По данному номеру УПД операторы на стороне X5 Group находят в учетной системе исходный «Заказ» и сформированную на основе DESADV предварительную «заготовку» поступления товаров. Операторы X5 Group создают в учетной системе уже фактическое поступление и проводят его в учетной системе X5 Group. На основе фактического поступления создается и отправляется EDI-документ RECADV. Важно, что поиск предварительной заготовки поступления на стороне X5 Group происходит не по номеру накладной, а по номеру УПД.
7. Поставщик принимает EDI-документ RECADV. Если он на этапе №4 не делал УПД, то поставщик формирует и отправляет электронный УПД после получения RECADV. Указание номера и даты RECADV в отправляемом УПД не обязательно.
8. УПД, сформированный либо на этапе №4, либо на этапе №7, попадает в обработку на стороне X5 Group. Учетная система X5 Group производит поиск поступления товаров по номеру УПД. В случае, если по номеру УПД не найдено ни одной приемки, система не сможет подписать или отклонить УПД поставщика. Таким образом, если поставщиком была допущена ошибка в одном из номеров, УПД останется на платформе не подписанным. В этом случае поставщик должен обратить внимание на находящийся долго в неподписанном состоянии УПД и принять меры по поиску ошибки в номерах и ее устранению.
9. Если приемка в учетной системе X5 Group была найдена, она сравнивается с поступившим от поставщика УПД. В случае расхождений, отправляется «Уведомление об уточнении УПД» с текстом ошибки. Поставщик должен проанализировать текст ошибки. Если расхождений не найдено, то поставка фактуруется. Поставщику отправляется подписанный «Титул получателя» УПД.
10. Если на этапе №9 были найдены расхождения, поставщик формирует исправленный, либо корректировочный УПД (в случае корректировки по количеству) и направляет в X5 Group.
11. X5 Group анализирует поступившее исправление или корректировку УПД и, в случае если расхождения закрыты не полностью, снова высылает «Уведомление об уточнении» на последний документ с текстом оставшихся расхождений. Если расхождения полностью закрыты, X5 Group фактурует поставку и отправляет «Титул получателя» УПД.
12. Если на шаге №11 были обнаружены расхождения, поставщик должен снова сформировать исправленные или корректировочные УПД, и шаги №11 и №12 повторяются до полного устранения расхождений.

Таким образом, общий процесс схож с использованием счетов-фактур.

Особенности, на которые необходимо обратить внимание поставщикам X5 Group:

1. В отправляемом EDI-сообщении DESADV необходимо прописывать номер УПД.
2. В бумажной транспортной накладной необходимо указывать номер УПД.
3. Если УПД длительное время находится на платформе без подписания или отклонения со стороны X5 Group, это может означать, что по данному УПД на стороне торговой сети не найдена приемка. Необходимо разобрать причину такой возможной ошибки, так как наиболее вероятно, что в одном из номеров в документах допущены ошибки.
4. Выбор между формированием УКД или исправленного УПД регулируется бухгалтерскими регламентами. X5 Group рекомендует формировать исправленный УПД за исключением случаев ошибок в количестве товаров. В этом случае ожидается корректировочный УПД (УКД).