F.A.Q. при работе с компанией Ediweb
Зачем переходить на электронный обмен документами?
Электронная подпись и электронный документооборот признаны на уровне российского законодательства. Опыт европейских компаний показывает, что организации, отказавшиеся от электронной передачи данных, потеряли долю рынка, а крупные игроки в различных отраслях прекратили с ними работать. Электронный документооборот помогает небольшим и средним компаниям быть более конкурентоспособными и эффективными в ведении своего бизнеса.
Зачем заключать договор с Ediweb при передаче электронных документов?
Компания Ediweb работает на рынке электронного документооборота с 1999 года. Мы подключаем к услуге, устанавливаем ПО и гарантирум бесперебойную работу системы. Подключение к платформе электронного обмена документами осуществляется по модели аутсорсинга. Договор с Ediweb необходимо заключить, чтобы наладить сервис передачи данных, а затем продолжать отлаженную работу по его поддержке.
Что такое интеграция с системой?
Интеграция системы с действующей ИТ-инфраструктурой компании (с её учётной системой) служит для повышения эффективности работы EDI Platform. Интеграция создает кумулятивный эффект. Пересылка данных позволяет экономить на ручных операциях, но для того, чтобы внедрение технологии действительно себя оправдало, необходимо, чтобы данные загружались в информационную систему, проходили через встроенные функции контроля и затем генерировался документ.
Сколько хранятся на серверах Ediweb EDI-сообщения и юридически значимые документы?
EDI-сообщения хранятся ровно 2 года.
Юридически значимые документы хранятся ровно 5 лет.
Какие документы хранятся в разделе «Архив» на EDI Platform?
В раздел «Архив» переносятся все юридически значимые документы, а также EDI-сообщения, которые хранятся в системе более 90 дней, при этом ЮЗДО могут быть перенесены позже, если один из связанных документов («Титул продавца», «Титул покупателя», квитанция) не хранится в системе более 90 дней.
Из «Архива» можно вернуть документы в продуктивную среду, отправив запрос в поддержку Ediweb (до 50 документов) или обратившись к менеджеру Ediweb (более 50 документов за доп.оплату).
Несет ли Ediweb ответственность за сохранность и конфиденциальность информации?
Система гарантирует сохранность и конфиденциальность пересылаемой информации. Это обеспечивается за счёт непрерывного мониторинга и систем слежения в процессинговом центре, где размещена инфраструктура системы. Несанкционированное проникновение в систему невозможно.
Насколько безопасна данная система?
Инфраструктура системы размещается в специализированном процессинговом центре. Такое решение гарантирует надежность, безопасность и бесперебойность соединения. Современные мощные электрогенераторы обеспечивают бесперебойность электропитания процессингового центра. Осуществляется постоянный мониторинг работы системы энергоснабжения. В компании есть система оповещений и различные сигнализационные механизмы. В процессинговом центре осуществляется непрерывный мониторинг работы компьютерного оборудования и сетей. Гарантируется незамедлительное обнаружение попыток несанкционированного проникновения в систему.
В Ediweb есть специализированные программные средства и аппаратные компоненты, а также квалифицированные специалисты по безопасности, которые обеспечивают сохранность данных. Само здание процессингового центра круглосуточно охраняется.
Что делать при изменении реквизитов компании или смене юридического лица?
При изменении реквизитов отправьте письмо в поддержку Ediweb, в котором сообщите, какие именно данные изменились (номер налогоплательщика, название компании и т. п.). При смене юридического лица необходимо подписать Дополнительное соглашение.
Что такое электронная подпись?
Электронная подпись (ЭП или ЭЦП) — это реквизит электронного документа, который позволяет установить личность подписанта. Является полным аналогом подписи на бумажном носителе.
Какие виды электронной подписи существуют?
- Простая электронная подпись — позволяет достоверно установить лицо, подписавшее тот или иной документ.
- Усиленная неквалифицированная подпись — позволяет установить авторство документа, а также определить, был ли документ изменен после подписания, т. е. подтвердить его целостность и неизменность.
- Усиленная квалифицированная электронная подпись — позволяет определить авторство, целостность и неизменность документа. Такая подпись делает его равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, если законодательно не оговорено обязательное предоставление документа на бумажном носителе.
Что такое ключ электронной подписи?
Ключ электронной подписи — это средство для создания электронной подписи в документе, которое, как правило, предоставляется на защищённом USB-носителе (Е-Токен, Ру-Токен и др.). Закрытый ключ обязательно хранится в тайне.
Ключ проверки электронной подписи — это уникальная последовательность символов, однозначно связанная с ключом электронной подписи и предназначенная для проверки подлинности электронной подписи. Такой ключ находится в открытом доступе и используется получателем подписанного ЭП документа для проверки его подлинности.
Что такое сертификат ключа электронной подписи?
Сертификат ключа проверки электронной подписи — электронный документ или документ на бумажном носителе, выданный удостоверяющим центром (УЦ) либо доверенным лицом УЦ. Подтверждает принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата.
Квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи — сертификат ключа проверки ЭП, выданный аккредитованным удостоверяющим центром. Позволяет подписывать документы квалифицированной электронной подписью.
Какую функцию выполняет Удостоверяющий центр?
Удостоверяющий центр — юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также средств ЭП.
Аккредитованный удостоверяющий центр — это удостоверяющий центр, имеющий полномочия выдавать квалифицированные сертификаты. Перечень аккредитованных УЦ находится на сайте уполномоченного федерального органа в сфере использования электронной подписи.
Что нужно для работы с электронной подписью?
Для того, чтобы подписать документ электронной подписью, необходимо наличие следующих составляющих:
- Ключ электронной подписи;
- Ключ проверки электронной подписи;
- Квалифицированный сертификат ключа проверки ЭП;
- Средство криптографической защиты информации (СКЗИ);
- Сервис, предоставляемый системой документооборота, для подписания электронных документов (АРМ, почтовый клиент или онлайн-клиент). Например, для клиентов Ediweb – платформа EDI Platform.
Как правило, система электронного документооборота и определяет необходимость применения электронной подписи для пользователя, после чего он обращается в удостоверяющий центр за остальными необходимыми компонентами для создания подписи.
Где используется квалифицированная электронная подпись?
Необходимость использования квалифицированной электронной подписи закреплена на законодательном уровне. Такая подпись используется:
- При взаимодействии с государственными структурами: ФНС РФ, Росфинмониторинг, ФИПС и др;
- Для работы на порталах Гос.услуг, ФГИС территориального планирования, Минэнерго, в СМЭВ и ЕАИС (Единый реестр доменных имён);
- На электронных торговых площадках, как федеральных, так и коммерческих;
- Используется при обмене бухгалтерскими документами (УПД, GENRAL и т.д.) между контрагентами через оператора электронного документооборота.
Кто является владельцем сертификата ключа проверки электронной подписи?
Владелец сертификата ключа проверки электронной подписи – лицо, которому в установленном законом «Об электронной подписи» порядке выдан сертификат ключа проверки электронной подписи.
В случае, когда сертификат требуется физическому лицу, его владельцем выступает физическое лицо. Если физическое лицо действует от имени юридического лица в рамках использования электронной подписи, то владельцами сертификата одновременно являются физическое и юридическое лицо. Это может быть руководитель, действующий на основании правоустанавливающих документов, либо сотрудник, имеющий документ-основание действовать от имени юридического лица (доверенность).
Если владельцем сертификата является руководитель организации, может ли он передать ключ электронной подписи другому лицу?
Согласно федеральному закону «Об электронной подписи», участники электронного взаимодействия обязаны обеспечивать конфиденциальность ключа электронной подписи и не допускать его использования без согласия владельца данного ключа. Таким образом, руководитель имеет право передать ключ другому, оформив свое согласие на использование ключа документально (например, в виде доверенности).
Можно ли изготовить ключ электронной подписи не на руководителя, а на другого сотрудника?
Можно, но у такого сотрудника должны быть полномочия на подписание электронных документов от имени юридического лица, закреплённые в приказе или доверенности. Возможны ситуации, когда эти полномочия нужно будет подтверждать (например, ФНС России может задать вопрос, на каком основании УПД подписан электронной подписью главного бухгалтера, на что юридическое лицо обязано предъявить доверенность с чётко прописанными полномочиями подписанта).
Какой браузер подходит для корректной работы КриптоПро ЭЦП Browser plug-in?
Для корректной работы дополнения КриптоПро ЭЦП Browser plug-in при юридически значимом документообороте, необходимо использовать браузер с поддержкой NPAPI (Netscape Plugin Application Programming Interface).
Полная поддержка и совместимость:
У сертификата скоро истекает/уже истёк срок действия, как поступить?
- Обратитесь в Удостоверяющий центр для приобретения нового сертификата электронной подписи.
- После получения нового сертификата загрузите его в личный кабинет на EDI Platform (вкладка «Профиль» → «Сертификаты»).
- Заполните шаблон заявления.
- Пришлите заполненное заявление в поддержку Ediweb.
Что делать, если не происходит подписание? Нажимаю «Подписать УПД», но EDI Platform виснет и не подписывает.
Чаще всего такая проблема возникает после обновления интернет-браузера. Необходимо проверить, установлено ли в браузере дополнение для работы с электронной подписью КриптоПро ЭЦП Browser plug-in для браузера.
В браузере Mozilla Firefox:
Выберите в меню «Инструменты» → «Дополнения», затем откройте вкладку «Плагины» (Рис. 1, 2).
Напротив плагина «CryptoPro CAdES NPAPI Browser Plug-in» в выпадающем меню выберите опцию «Всегда включать» (Рис. 3).
Далее перезапустите браузер и подпишите документ.
В браузере Internet Explorer проверьте совместимость и надежность EDI Platform – пункты 5-9 статьи.
После этих действий попробуйте повторно провести процедуру подписания.
Почему УПД (СЧФ) долго «не завершаются»? Сколько может длиться процесс подписания и подтверждения УПД (СЧФ) всеми сторонами процесса?
На основании Приказа Минфина РФ от 25.04.2011 N 50н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи» (зарегистрирован в Минюсте РФ 25.05.2011 N 20860), завершение подписанного счёта-фактуры / УПД может занимать от одного рабочего дня до пяти.
В Приказе Минфина РФ от 25.04.2011 N 50н указано, что каждый ответный статус должен быть сформирован и отправлен не позднее следующего рабочего дня.
Когда будет произведён переход на новый формат УПД?
На данный момент мы оцениваем формат и сроки реализации изменений, описанных в Приказе Федеральной налоговой службы от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@, точной информации о дате реализации нового формата УПД нет.
Срок перехода на использование нового формата согласно приказу — 1 апреля 2025 год.