F.A.Q. при работе с УПД для торговой сети «Ашан» на EDI Platform
Если поставщик работает по упрощённой системе налогооблажения, то нужно ли подключать УПД?
Да, сеть «Ашан» в электронном виде обменивается с поставщиками только по формату УПД с функцией «СЧФДОП».
В каких случаях нужно отправлять УКД, иУПД?
При наличии бумажного акта ТОРГ-2 о расхождении по количеству и качеству на приёмке, требуется выставление универсального корректировочного документа (УКД). При выявлении технических ошибок требуется выставление Исправленного УПД (иУПД) с указанием версии «1».
УПД с какой функцией принимает «Ашан»?
Торговая сеть «Ашан» использует УПД с функцией «СЧФДОП».
УПД можно формировать только на основании «Заказа» (ORDERS) по факту отгрузки товара со склада поставщика.
Что делать при обнаружении расхождений в УПД? Как исправить?
«Ашан» использует типы документов:
- Оригинал (УПД)
- Исправленный УПД (иУПД)
- Корректировка (УКД)
УКД формируется на основании первичного УПД и бумажного акта ТОРГ-2 о расхождении на приёмке.
При наличии расхождений возможны три варианта:
Вариант 1. Создайте УКД, который содержит всю информацию о расхождениях.
Вариант 2. Создайте исправленный УПД (иУПД) – это УПД с исправленными данными и отметкой о версии исправления. Исправленный УПД формируется на основании первичного УПД.
Вариант 3. По договоренности с сетью составьте новый пакет документов, старый пакет удаляется.
Выбор нужного варианта зависит от расхождений, которые были обнаружены в УПД – ошибки в количестве/цене продукции, либо ошибки в «шапке» документа.
Ниже представлен перечень типовых ситуаций, которые встречаются при работе с сетью «Ашан» (Табл. 1).
| Бизнес-ситуация | Рекомендуемое действие для поставщика |
|---|---|
| На протяжении длительного времени (более 12 дней с момента получения документов) нет данных о приёмке, документы не соответствуют приёмке | 1. При наличии количественных расхождений: сформируйте и отправьте УКД 2. При расхождении в ценах сформируйте и отправьте: А) Ценовое соглашение B) УКД 3. В остальных случаях – звоните бухгалтеру сети «Ашан» |
| Документы содержат ошибки | 1. Перевыставьте комплект документов 2. Сформируйте новый УПД с пометкой об исправлении (иУПД) |
| Дублирующие документы по вине поставщика | Звоните бухгалтеру сети «Ашан» |
| Дублирующие документы не по вине поставщика | Звоните бухгалтеру сети «Ашан» |
| Документы содержат ошибки по вине сети «Ашан» или провайдера | Звоните бухгалтеру сети «Ашан» |
| Документы аннулированы в системе сети «Ашан» | Звоните бухгалтеру сети «Ашан» |
Табл. 1. Часто возникающие ситуации и их решение
Какие поля являются обязательными для заполнения?
В УПД должны быть заполнены поля:
- В «шапке» документа (Табл. 2).
| Название поля | Атрибут и пример заполнения |
|---|---|
| Идентиф=«номер_заказа» | Значен=«00483640» |
| Идентиф=«GLN_грузополучателя» | Значен=«4607043108791» |
| Идентиф=«код_поставщика» | Значен=«12291005» |
| Идентиф=«получатель» | Значен=«4607043108791» Атрибут обязателен всегда. В случае РЦ Значен=«GLN_РЦ», в случае не РЦ = «GLN_грузополучателя» Данные содержатся в «Заказе»: DeliveryPoint → CodeByBuyer, либо UltimateCustomer → ILN |
Табл. 2. Обязательные поля в «шапке» документа
- В товарных позициях (Табл. 3).
| Название поля | Атрибут и пример заполнения |
|---|---|
| Идентиф=«код_материала» | Значен=«000255482» |
| Идентиф=«штрихкод» | Значен=«4601111111111» |
Табл. 3. Обязательные поля в товарных позициях
Атрибут «Значен» содержит данные для примера, необходимо подставить данные вашей учётной системы.
Также должны быть заполнены блоки:
- СвПрод
- СвПокуп
- ГрузОт – должен быть заполнен, либо содержать «он же».
- ИНН
- КПП
- Индекс
- Код региона
- ГрузПолуч
- Индекс
- Код региона
Почему при создании исправлений/корректировок нельзя отредактировать номер и дату УПД?
На EDI Platform не реализован функционал по изменению номера и даты УПД при создании исправлений/корректировок в связи с постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 п. 7, которое гласит:
«В новом экземпляре счета-фактуры не допускается изменение показателей, указанных в строке 1 счета-фактуры (строка, в которой указывается номер и дата СФ), составленного до внесения в него исправлений, и заполняется строка 1а, где указывается порядковый номер исправления и дата исправления. Остальные показатели нового экземпляра счета-фактуры, в том числе новые (первоначально не заполненные) или уточненные (измененные), указываются в соответствии с настоящим документом.»
Данное постановление распространяется на работу с УПД, т.к. дополнение к нему отсутствует.
Из-за того, что УПД пришёл на замену счёту-фактуре, требования, которые не были упразднены или изменены в рамках приказа ФНС России от 24.03.2016 N ММВ-7-15/155, автоматически распространяются на УПД.
Почему нельзя удалить подписанный УПД / УКД?
Приказы, согласно которым нельзя удалять Оператору ЭД УПД / УКД :
А) Приказ ФНС от 20 апреля 2012 г. N ММВ-7-6/253@
Основными функциями доверенного ОЭД в рамках юридически значимого документооборота счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной подписи являются, в т.ч. (п.5.1.):
– обеспечение фиксации даты выставления/получения счета-фактуры в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи и формирование подтверждения даты его выставления/получения;
Б) Приказ Минфина России от 10.11.2015 N 174н:
1.5. Счет-фактура в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи считается исходящим от участника ЭДО, если он подписан усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица, принадлежащей уполномоченному лицу участника, и данный участник направил счет-фактуру через Оператора ЭДО по телекоммуникационным каналам связи в соответствии с настоящим Порядком.
При этом Приказ Минфина не предоставляет Оператору права удалять подписанные, т.е. исходящие от участника ЭДО СЧФ/КСЧФ.
Одновременно:
1.12. При необходимости внесения исправлений в счет-фактуру покупателем направляется продавцу через Оператора электронного документооборота уведомление об уточнении счета-фактуры. При получении уведомления об уточнении счета-фактуры продавец устраняет указанные в уведомлении об уточнении счета-фактуры ошибки и направляет покупателю исправленный счет-фактуру в электронной форме в соответствии с настоящим Порядком.
Почему при печати УПД в форме «Статус» указывается функция документа (СЧФ, СЧФДОП, ДОП), а не номер (1-3)?
Согласно действующему Приказу от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ сообщается следующее:
Утвердить формат счета-фактуры, формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме согласно приложению к настоящему приказу.
Согласно приложению к Приказу: «Формат счета-фактуры, формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме» указано следующее:
Счет-фактура, применяемый при расчетах по налогу на добавленную стоимость, документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг) (информация продавца) (Документ).
Обязательный элемент «Функция» имеет формат T(1-6) и принимает значение: СЧФ / СЧФДОП / ДОП, где:
- СЧФ – счёт-фактура, применяемый при расчетах по налогу на добавленную стоимость;
- СЧФДОП – счёт-фактура, применяемый при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг);
- ДОП – документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг).
Под отгрузкой товаров понимается в том числе передача (поставка, отпуск) товара (груза).
Иными словами, корректным является печать значения функции в формате СЧФ / СЧФДОП / ДОП, а не использование числовых значений 1,2,3.
Почему при печати УПД выводится КПП обособленного подразделения, а ИНН головной организации?
Печатная форма реализована в соответствии с письмом МинФина РФ от 18.05.2017 № 03-07-09/30038, где указано: «При заполнении счетов-фактур по товарам, реализованным организацией через свое обособленное подразделение, в строке 2б «ИНН/КПП продавца» счета-фактуры следует указывать КПП соответствующего обособленного подразделения». Соответственно, в данном случае, при печати выводится ИНН головной организации и КПП обособленного подразделения, что является корректным.