F.A.Q. при работе с УПД для торговой сети «Ашан» на EDI Platform
Если поставщик работает по упрощённой системе налогооблажения, то нужно ли подключать УПД?
Да, сеть «Ашан» в электронном виде обменивается с поставщиками только по формату УПД с функцией «СЧФДОП».
В каких случаях нужно отправлять УКД, иУПД?
При наличии бумажного акта ТОРГ-2 о расхождении по количеству и качеству на приёмке, требуется выставление универсального корректировочного документа (УКД). При этом, УКД должен содержать только те товарные строки, по которым внесли изменения, остальные товарные строки удалите.
При выявлении технических ошибок требуется выставление Исправленного УПД (иУПД) с указанием версии «1».
УПД с какой функцией принимает «Ашан»?
Торговая сеть «Ашан» использует УПД с функцией «СЧФДОП».
УПД можно формировать только на основании «Заказа» (ORDERS) по факту отгрузки товара со склада поставщика.
Что делать при обнаружении расхождений в УПД? Как исправить?
«Ашан» использует типы документов:
- Оригинал (УПД)
- Исправленный УПД (иУПД)
- Корректировка (УКД)
УКД формируется на основании первичного УПД и бумажного акта ТОРГ-2 о расхождении на приёмке.
При наличии расхождений возможны три варианта:
Вариант 1. Создайте УКД, который содержит всю информацию о расхождениях. УКД должен содержать только те товарные строки, по которым были внесены изменения. Товарные строки, по которым не было внесено изменений, требуется удалить при создании УКД.
Вариант 2. Создайте исправленный УПД (иУПД) – это УПД с исправленными данными и отметкой о версии исправления. Исправленный УПД формируется на основании первичного УПД.
Вариант 3. По договоренности с сетью составьте новый пакет документов, старый пакет удаляется.
Выбор нужного варианта зависит от расхождений, которые были обнаружены в УПД – ошибки в количестве/цене продукции, либо ошибки в «шапке» документа.
Ниже представлен перечень типовых ситуаций, которые встречаются при работе с сетью «Ашан» (Табл. 1).
| Бизнес-ситуация | Рекомендуемое действие для поставщика |
|---|---|
| На протяжении длительного времени (более 12 дней с момента получения документов) нет данных о приёмке, документы не соответствуют приёмке | 1. При наличии количественных расхождений: сформируйте и отправьте УКД 2. При расхождении в ценах сформируйте и отправьте: А) Ценовое соглашение B) УКД 3. В остальных случаях – звоните бухгалтеру сети «Ашан» |
| Документы содержат ошибки | 1. Перевыставьте комплект документов 2. Сформируйте новый УПД с пометкой об исправлении (иУПД) |
| Дублирующие документы по вине поставщика | Звоните бухгалтеру сети «Ашан» |
| Дублирующие документы не по вине поставщика | Звоните бухгалтеру сети «Ашан» |
| Документы содержат ошибки по вине сети «Ашан» или провайдера | Звоните бухгалтеру сети «Ашан» |
| Документы аннулированы в системе сети «Ашан» | Звоните бухгалтеру сети «Ашан» |
Какие поля являются обязательными для заполнения?
В УПД должны быть заполнены поля:
- В «шапке» документа (Табл. 2).
| Название поля | Атрибут и пример заполнения |
|---|---|
| Идентиф=«номер_заказа» | Значен=«00483640» |
| Идентиф=«GLN_грузополучателя» | Значен=«4607043108791» |
| Идентиф=«код_поставщика» | Значен=«12291005» |
| Идентиф=«получатель» | Значен=«4607043108791» Атрибут обязателен всегда. В случае РЦ Значен=«GLN_РЦ», в случае не РЦ = «GLN_грузополучателя» Данные содержатся в «Заказе»: DeliveryPoint → CodeByBuyer, либо UltimateCustomer → ILN |
- В товарных позициях (Табл. 3).
| Название поля | Атрибут и пример заполнения |
|---|---|
| Идентиф=«код_материала» | Значен=«000255482» |
| Идентиф=«штрихкод» | Значен=«4601111111111» |
Атрибут «Значен» содержит данные для примера, необходимо подставить данные вашей учётной системы.
Также должны быть заполнены блоки:
- СвПрод
- СвПокуп
- ГрузОт – должен быть заполнен, либо содержать «он же».
- ИНН
- КПП
- Индекс
- Код региона
- ГрузПолуч
- Индекс
- Код региона
Почему при создании исправлений/корректировок нельзя отредактировать номер и дату УПД?
На EDI Platform не реализован функционал по изменению номера и даты УПД при создании исправлений/корректировок в связи с постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 п. 7, которое гласит:
«В новом экземпляре счета-фактуры не допускается изменение показателей, указанных в строке 1 счета-фактуры (строка, в которой указывается номер и дата СФ), составленного до внесения в него исправлений, и заполняется строка 1а, где указывается порядковый номер исправления и дата исправления. Остальные показатели нового экземпляра счета-фактуры, в том числе новые (первоначально не заполненные) или уточненные (измененные), указываются в соответствии с настоящим документом.»
Данное постановление распространяется на работу с УПД, т.к. дополнение к нему отсутствует.
Из-за того, что УПД пришёл на замену счёту-фактуре, требования, которые не были упразднены или изменены в рамках приказа ФНС России от 24.03.2016 N ММВ-7-15/155, автоматически распространяются на УПД.
Почему нельзя удалить подписанный УПД / УКД?
Приказы, согласно которым нельзя удалять Оператору ЭД УПД / УКД :
А) Приказ ФНС от 20 апреля 2012 г. N ММВ-7-6/253@
Основными функциями доверенного ОЭД в рамках юридически значимого документооборота счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной подписи являются, в т.ч. (п.5.1.):
– обеспечение фиксации даты выставления/получения счета-фактуры в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи и формирование подтверждения даты его выставления/получения;
Б) Приказ Минфина России от 10.11.2015 N 174н:
1.5. Счет-фактура в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи считается исходящим от участника ЭДО, если он подписан усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица, принадлежащей уполномоченному лицу участника, и данный участник направил счет-фактуру через Оператора ЭДО по телекоммуникационным каналам связи в соответствии с настоящим Порядком.
При этом Приказ Минфина не предоставляет Оператору права удалять подписанные, т.е. исходящие от участника ЭДО СЧФ/КСЧФ.
Одновременно:
1.12. При необходимости внесения исправлений в счет-фактуру покупателем направляется продавцу через Оператора электронного документооборота уведомление об уточнении счета-фактуры. При получении уведомления об уточнении счета-фактуры продавец устраняет указанные в уведомлении об уточнении счета-фактуры ошибки и направляет покупателю исправленный счет-фактуру в электронной форме в соответствии с настоящим Порядком.
Почему при печати УПД в форме «Статус» указывается функция документа (СЧФ, СЧФДОП, ДОП), а не номер (1-3)?
Согласно действующему Приказу от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ сообщается следующее:
Утвердить формат счета-фактуры, формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме согласно приложению к настоящему приказу.
Согласно приложению к Приказу: «Формат счета-фактуры, формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме» указано следующее:
Счет-фактура, применяемый при расчетах по налогу на добавленную стоимость, документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг) (информация продавца) (Документ).
Обязательный элемент «Функция» имеет формат T(1-6) и принимает значение: СЧФ / СЧФДОП / ДОП, где:
- СЧФ – счёт-фактура, применяемый при расчетах по налогу на добавленную стоимость;
- СЧФДОП – счёт-фактура, применяемый при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг);
- ДОП – документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг).
Под отгрузкой товаров понимается в том числе передача (поставка, отпуск) товара (груза).
Иными словами, корректным является печать значения функции в формате СЧФ / СЧФДОП / ДОП, а не использование числовых значений 1,2,3.
Почему при печати УПД выводится КПП обособленного подразделения, а ИНН головной организации?
Печатная форма реализована в соответствии с письмом МинФина РФ от 18.05.2017 № 03-07-09/30038, где указано: «При заполнении счетов-фактур по товарам, реализованным организацией через свое обособленное подразделение, в строке 2б «ИНН/КПП продавца» счета-фактуры следует указывать КПП соответствующего обособленного подразделения». Соответственно, в данном случае, при печати выводится ИНН головной организации и КПП обособленного подразделения, что является корректным.