F.A.Q. при работе с УПД для торговой сети «Ашан» на EDI Platform
Работаем по упрощённой системе налогооблажения, нужно ли подключать УПД?
Да, сеть «Ашан» в электронном виде обменивается с поставщиками только по формату УПД с функцией «СЧФДОП».
УПД с какой функцией принимает «Ашан»?
Торговая сеть «Ашан» использует УПД с функцией «СЧФДОП».
УПД можно формировать только на основании «Заказа» (ORDERS) по факту отгрузки товара со склада поставщика.
Статус УПД не меняется продолжительное время. Доставлен ли УПД и почему не меняются статусы?
Чтобы проверить доставлен ли УПД до сети, обратитесь в поддержку Ediweb.
По вопросу подписания документов торговой сетью «Ашан» обратитесь непосредственно в сеть – edo@auchan.ru или к своему бухгалтеру в ТС. Если бухгалтер неизвестен, то обратитесь по адресу – crm@auchan.ru.
Техническая служба сети не предоставляет провайдеру информацию об обработке УПД, данная информация предоставляется только поставщикам.
Что делать при обнаружении расхождений в УПД? Как исправить?
«Ашан» использует типы документов:
- Оригинал (УПД)
- Исправленный УПД (иУПД)
- Корректировка (УКД)
УКД формируется на основании первичного УПД и бумажного акта ТОРГ-2 о расхождении на приёмке.
При наличии расхождений возможны три варианта:
Вариант 1. При наличии бумажного акта ТОРГ-2 о расхождении по количеству и качеству на приёмке, создайте УКД, который содержит всю информацию о расхождениях. УКД должен содержать только те товарные строки, по которым были внесены изменения. Товарные строки, по которым не было внесено изменений, требуется удалить при создании УКД.
Вариант 2. При выявлении технических ошибок создайте исправленный УПД (иУПД) – это УПД с исправленными данными и отметкой о версии исправления. Исправленный УПД формируется на основании первичного УПД.
Вариант 3. По договоренности с сетью составьте новый пакет документов, старый пакет удаляется.
Выбор нужного варианта зависит от расхождений, которые были обнаружены в УПД – ошибки в количестве/цене продукции, либо ошибки в «шапке» документа.
Ниже представлен перечень типовых ситуаций, которые встречаются при работе с сетью «Ашан» (Табл. 1).
| Бизнес-ситуация | Рекомендуемое действие для поставщика |
|---|---|
| На протяжении длительного времени (более 12 дней с момента получения документов) нет данных о приёмке, документы не соответствуют приёмке | 1. При наличии количественных расхождений: сформируйте и отправьте УКД 2. При расхождении в ценах сформируйте и отправьте: А) Ценовое соглашение B) УКД 3. В остальных случаях – звоните бухгалтеру сети «Ашан» |
| Документы содержат ошибки | 1. Перевыставьте комплект документов 2. Сформируйте новый УПД с пометкой об исправлении (иУПД) |
| Дублирующие документы по вине поставщика | Звоните бухгалтеру сети «Ашан» |
| Дублирующие документы не по вине поставщика | Звоните бухгалтеру сети «Ашан» |
| Документы содержат ошибки по вине сети «Ашан» или провайдера | Звоните бухгалтеру сети «Ашан» |
| Документы аннулированы в системе сети «Ашан» | Звоните бухгалтеру сети «Ашан» |
Какие поля являются обязательными для заполнения?
В УПД должны быть заполнены поля:
- В «шапке» документа (Табл. 2).
| Название поля | Атрибут и пример заполнения |
|---|---|
| Идентиф=«номер_заказа» | Значен=«00483640» |
| Идентиф="дата_поставки" | Значен="06.11.2021" |
| Идентиф=«GLN_грузополучателя» | Значен=«4607043108791» |
| Идентиф=«код_поставщика» | Значен=«12291005» Код поставщика в системе сети состоит из: номер договора + 005. Например, если номер договора 12291, то код поставщика будет: 12291005. |
| Идентиф=«отправитель» | Значен=«4607043100000» |
| Идентиф=«получатель» | Значен=«4607043108791» Атрибут обязателен всегда. В случае РЦ Значен=«GLN_РЦ», в случае не РЦ = «GLN_грузополучателя». GLN получателя должен отличаться от GLN юрлица. Данные содержатся в «Заказе»: DeliveryPoint → CodeByBuyer, либо UltimateCustomer → ILN. |
- В товарных позициях (Табл. 3).
| Название поля | Атрибут и пример заполнения |
|---|---|
| Идентиф=«код_материала» | Значен=«000255482» |
| Идентиф=«штрихкод» | Значен=«4601111111111» |
Атрибут «Значен» содержит данные для примера, необходимо подставить данные вашей учётной системы.
Также должны быть заполнены блоки:
- СвСчФакт/ДокПодтвОтгр/@НаимДокОтгр , СвСчФакт/ДокПодтвОтгр/@НомДокОтгр , СвСчФакт/ДокПодтвОтгр/@ДатаДокОтгр
- СвПрод
- СвПокуп
- ГрузОт – должен быть заполнен, либо содержать «он же».
- ИНН
- КПП
- Индекс
- Код региона
- ГрузПолуч
- Индекс
- Код региона
Почему при создании исправлений/корректировок нельзя отредактировать номер и дату УПД?
На EDI Platform не реализован функционал по изменению номера и даты УПД при создании исправлений/корректировок в связи с постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 п. 7, которое гласит:
«В новом экземпляре счета-фактуры не допускается изменение показателей, указанных в строке 1 счета-фактуры (строка, в которой указывается номер и дата СФ), составленного до внесения в него исправлений, и заполняется строка 1а, где указывается порядковый номер исправления и дата исправления. Остальные показатели нового экземпляра счета-фактуры, в том числе новые (первоначально не заполненные) или уточненные (измененные), указываются в соответствии с настоящим документом.»
Данное постановление распространяется на работу с УПД, т.к. дополнение к нему отсутствует.
Из-за того, что УПД пришёл на замену счёту-фактуре, требования, которые не были упразднены или изменены в рамках приказа ФНС России от 24.03.2016 N ММВ-7-15/155, автоматически распространяются на УПД.
Почему нельзя удалить подписанный УПД / УКД?
Оператор ЭДО руководствуется:
А) Приказом ФНС России от 08.06.2021 г. N ЕД-7-26/546@
7. Оператор электронного документооборота должен иметь в наличии программные средства, с использованием которых должно обеспечиваться хранение информации об обмене документами в электронной форме в течение всего срока хранения таких документов, определенного в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации;
Б) Приказом Минфина России от 05.02.2021 г. N 14н
5. Счет-фактура в электронной форме считается исходящим от продавца, если он подписан электронной подписью уполномоченного лица продавца и направлен через Оператора электронного документооборота, заключившего договор с продавцом, по телекоммуникационным каналам связи в соответствии с настоящим Порядком
Одновременно:
17. Покупатель при получении от продавца счета-фактуры в электронной форме проверяет счет-фактуру в электронной форме на соответствие требованиям, установленным подпунктом "а" и "б" пункта 14 настоящего Порядка, и в случае выявления необходимости исправления ошибок в счет-фактуре в электронной форме:
а) формирует в электронной форме уведомление об уточнении счета-фактуры в электронной форме;
б) подписывает уведомление об уточнении счета-фактуры в электронной форме электронной подписью уполномоченного лица покупателя;
в) зашифровывает уведомление об уточнении счета-фактуры в электронной форме (при необходимости);
г) направляет файл подписанного уведомления об уточнении счета-фактуры в электронной форме в адрес продавца через Оператора электронного документооборота, заключившего договор с покупателем.
При этом ни Приказ Минфина, ни Приказ ФНС не предоставляют Оператору права удалять подписанные, т.е. исходящие от участника ЭДО УПД.
Почему при печати УПД в форме «Статус» указывается функция документа (СЧФ, СЧФДОП, ДОП), а не номер (1-3)?
Согласно действующему Приказу от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ сообщается следующее:
Утвердить формат счета-фактуры, формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме согласно приложению к настоящему приказу.
Согласно приложению к Приказу: «Формат счета-фактуры, формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме» указано следующее:
Счет-фактура, применяемый при расчетах по налогу на добавленную стоимость, документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг) (информация продавца) (Документ).
Обязательный элемент «Функция» имеет формат T(1-6) и принимает значение: СЧФ / СЧФДОП / ДОП, где:
- СЧФ – счёт-фактура, применяемый при расчетах по налогу на добавленную стоимость;
- СЧФДОП – счёт-фактура, применяемый при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг);
- ДОП – документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг).
Под отгрузкой товаров понимается в том числе передача (поставка, отпуск) товара (груза).
Иными словами, корректным является печать значения функции в формате СЧФ / СЧФДОП / ДОП, а не использование числовых значений 1,2,3.
Почему при печати УПД выводится КПП обособленного подразделения, а ИНН головной организации?
Печатная форма реализована в соответствии с письмом МинФина РФ от 18.05.2017 № 03-07-09/30038, где указано: «При заполнении счетов-фактур по товарам, реализованным организацией через свое обособленное подразделение, в строке 2б «ИНН/КПП продавца» счета-фактуры следует указывать КПП соответствующего обособленного подразделения». Соответственно, в данном случае, при печати выводится ИНН головной организации и КПП обособленного подразделения, что является корректным.