Что нужно знать об EDI. Как уменьшить споры при возврате товара: RETANN, RETINS, RETDES, RETREC

Как лучше всего сделать возврат товара поставщику, чтобы избежать споров и потерь продукции? Ответ – использовать EDI. Технологии электронного обмена данными позволяют регламентировать и автоматизировать эту бюрократическую и трудозатратную процедуру, а также сделать возврат быстрым и простым.

Существуют специальные типы EDI-сообщений, которые разработаны для проведения возвратов: RETANN, RETINS, RETDES и RETREC. О них и пойдёт речь в продолжении цикла постов об EDI.

RETANN

Первое сообщение в этом наборе – RETANN или «Уведомление о возврате». Является аналогом ORDERS («Заказа»), но действует в обратном порядке.

Обычно перед началом сотрудничества стороны обговаривают условия возможных возвратов. Ведь товар может оказаться повреждённым, испортиться раньше времени, остаться непроданным, у него может закончиться срок годности или его могут отгрузить по ошибке. Если какой-то дефект товара обнаружен во время разгрузки машины, то его попросту могут не принять. Но если проблема с товаром становится известной позже, то обратная отправка продукции с браком оформляется новым EDI-сообщением.

RETANN здесь выступает как инструмент для быстрого и безболезненного решения проблемы с возвратом. Торговая сеть отправляет это сообщение поставщику. Тот должен его принять, после чего забрать товар. Либо сообщить о возможных дальнейших действиях с товаром, который он не будет забирать.

RETANN в себе содержит характеристики товара, сроки возврата и причину. Часто на практике поставщик распечатывает такое уведомление и вместе с доверенностью отдаёт водителю, чтобы он по двум документам забрал возвратный товар. Трудозатраты в этом бизнес-процессе становятся минимальными. Сеть может отправлять документы автоматически, будучи уверенной, что поставщик приедет забирать возврат с корректно оформленными документами.

В России RETANN используют крупные сети как на федеральном уровне, так и в регионах, например, «Лента», SPAR, «Магнолия», «Дуслык», АБК, «Ярмарка», «Виктория» и другие.

RETINS

Международный стандарт EANCOM, регламентирующий типы EDI-сообщений, описывает ещё один любопытный формат – RETINS или «Инструкция по возврату».

С помощью этого дополнительного сообщения можно передавать подробную информацию о том, будет ли товар возвращён, отремонтирован, уничтожен или утилизован, какие транспортные средства приедут за возвратом, в какие даты нужно осуществить возврат, какая сторона несёт ответственность за транспортировку, и чья сторона оплатит накладные расходы. В RETINS можно указать адреса доставки возврата, данные перевозчика и любые другие детали. Например, о том, что сбор непроданного товара должен проходить в установленное время в определённый день недели.

Если же поставщик отказывается от возврата товара, в инструкции заранее описывается руководство к действию со стороны покупателя – что делать с товаром (например, как утилизировать).

RETDES и RETREC

EDI-технологии настолько гибкие, что позволяют кастомизировать сетям некоторые виды сообщений под свои нужды. Примечателен пример X5 Retail Group, которая в своей практике внедрила два специфических типа сообщений: RETDES («Возвратное уведомление об отгрузке») и RETREC («Возвратное уведомление о приёмке»).

Как следует из названия этих сообщений (RETurn DESadv и RETurn RECadv), они являются обратными по отношению к распространённым DESADV и RECADV. Крупнейшему российскому ритейлеру удобно разграничивать эти потоки данных, хотя принципиального технологического отличия между ними нет.

RETDES отправляется поставщику одновременно с возвратом поставки, что подтверждает факт отгрузки со склада торговой сети. С помощью RETREC происходит уведомление о фактическом получении возвращённого поставщику товара. Это технология достаточно простая и понятная. RETDES и RETREC применяются без электронной цифровой подписи, они предназначены исключительно для максимально оперативного уведомления и согласования возвратов.

Внедрив эти типы документов в 2015 году, ритейлер отмечал, что EDI-обмен помог сократить потери и сроки решения спорных вопросов с поставщиками в среднем на 80% при возврате товаров, поставляемых напрямую в магазины. Сверка бухгалтерских балансов стала проходить быстрее, процессы стали прозрачнее, а контроль – больше.

То, что возвраты товаров лучше всего делать через EDI – доказано на практике. Сделать шаг к этому проще, когда сеть и поставщик уже обмениваются EDI-сообщениями при заказах и отгрузках. Ведь инфраструктура к тому времени уже создана, а сотрудники имеют необходимые навыки работы с электронным обменом данными.

Для иллюстрации материала использована репродукция картины Франса Снейдерса «Овощная лавка».