6 скрытых расходов, убивающих ваш бизнес

Пока менеджмент компании занят повседневными операциями, скрытые расходы, необязательные траты и неочевидные потери могут «пробить брешь» в бюджете.

Мы собрали ключевые моменты из нашего опыта и опыта наших клиентов, чтобы рассказать об альтернативных вариантах решения многих задач и предотвращении распространённых ошибок.

Рассказываем, как сэкономить, чтобы не только не навредить бизнесу, но и найти новые стимулы для развития.

Просроченные платежи

Просроченные платежи и кассовые разрывы называют «убийцей» малого бизнеса №1. Неоплаченные счета способны разорить любую перспективную компанию, если проблему оставить без внимания или выбрать неверное решение. Особенно, если это касается компании-поставщика крупных торговых сетей.

Ситуация знакома многим – товары проданы, документы подписаны, но компания находится в ожидании платежа. И это может длиться 30, 60 и даже 120 дней! Основные расходы на заработную плату, аренду помещений, коммунальные услуги, инвестиции в развитие или пополнение товарных запасов не могут ждать так долго. Это гонка со временем, в которой риск не успеть оплатить собственные счета с каждым днём всё выше и выше.

Что можно сделать? Обговорите с вашими партнёрами и клиентами чёткие условия. Привлекайте их к ответственности за задержку и поощряйте бонусами за скорейшую оплату. Сделайте так, чтобы работать по предоплате стало выгодным для клиента.

Рассмотрите возможность дисконтирования счетов. Чтобы стимулировать клиента к оплате счетов, разумно предоставить определённую скидку – чем раньше клиент переводит вам деньги, тем больший процент скидки он получит. Например, срок отсрочки по договору составляет 45 дней. При ставке альтернативного дохода в 12%, клиент получит скидку в 1%, если проведёт оплату за 14 дней.

Если это возможно, не прибегайте к кредитам для пополнения оборотных средств, а используйте факторинговое финансирование, позволяющее получать деньги в течение короткого срока после осуществления поставки. Сегодня банки и факторинговые компании заинтересованы в поиске клиентов, поэтому выбрать лучшие условия финансирования по уступку денежного требования не составит большого труда. Стандартный размер финансирования составляет около 90% от суммы поставки товара или услуги.

Ищите тех факторов, которые работают на основе электронных документов. Так можно получить дополнительную экономию средств и времени на согласовании, обработке и пересылке бумаг. Плюс в том, что финансирование будет происходить ещё быстрее, буквально в день поставки.

Дорогой хостинг, интернет и подписки на сервисы

Если ваш бизнес ведёт часть своей деятельности в онлайн (это может быть корпоративный портал, интернет-магазин, сайт-визитка, набор landing page), то в первую очередь стоит обратить внимание на затраты по содержанию доменных имён, хостинга, предоставлению доступа в интернет и подписки на многочисленные сервисы.

Эти статьи расходов кажутся обязательными, как оплата за электричество или уборку офиса. Но мало кто из предпринимателей общается с поставщиками данных услуг, хотя многие из них готовы торговаться.

Сколько ваша компания платит за доменные имена? Изучите предложения разных регистраторов. Они периодически предоставляют значительные скидки, позволяющие в 4-5 раз уменьшить стоимость ежегодных затрат – достаточно перенести домены в другое место.

Проведя небольшой мониторинг самых популярных регистраторов, можно узнать, что зарегистрировать адрес в международной зоне .com стоит всего 82 рубля, а в зоне .ru – 149 рублей. Обычно цены в этих зонах варьируются в пределах 600-1200 рублей в год, но на момент публикации данного материала многие регистраторы предоставляли весомые скидки. Кроме того, один и тот же адрес у различных регистраторов может стоить по-разному.

Проверьте, сколько вообще доменов приобретено вашей компанией. Бывают случаи, когда на балансе числится до 20-30 имён, приобретённых «по случаю». Причины распространены и банальны: «ради красивого имени»; «чтобы адрес не заняли конкуренты»; «для будущих проектов»; «для клиентов из соседних стран»; «для дочерних компаний». Добавьте сюда покупку SSL-сертификатов или защиту конфиденциальности доменов. Таким образом, ежегодные затраты могут вырасти на десятки тысяч рублей, в то время, когда можно обойтись несколькими сотнями. Рассмотрите возможность создания одного базового корпоративного сайта и выделения отдельных поддоменов под разные задачи по мере необходимости.

Аналогичная история с хостингом. Если компания пользуется сторонними услугами, есть смысл попросить индивидуальную скидку или оплатить услугу сразу на 2 года. У хостеров скидки могут достигать 20-30%.

Посмотрите, какими сервисами и подписками пользуются ваши сотрудники для осуществления массовых рассылок, поддержки клиентских чатов, проведения вебинаров, работы с облачными хранилищами, корпоративными мессенджерами, планировщиками, CRM.

Вместо того, чтобы оплачивать 10 разных счетов, часто выгоднее найти комплексное enterprise-решение или ограничиться 2-3 ключевыми сервисами, объединяющие все нужные функции. Выберите годовые планы, заключите договор напрямую с поставщиком решения, а не с его региональными представительствами и сократите количество пользователей, если это возможно.

К примеру, годовой тариф по использованию Webex Meeting Center (решение для проведения онлайн-совещаний и вебинаров) на 200 пользователей при приобретении через российского посредника обойдётся в 1800 долларов. Если же заключить договор напрямую, то контракт будет стоить 468 долларов.

Дорогостоящие транзакционные и коммерческие сборы

Если ваш бизнес связан с розничными онлайн-продажами, то часто оплата от клиентов идёт с использованием банковских карт или платёжных систем. Компания будет вынуждена отдавать около 2-3% комиссионных сборов банку. При большом обороте это складывается в значительные суммы, а отказаться от этого канала невозможно в силу особенностей ведения бизнеса.

Но чем больше вы продаёте, тем больше появляется возможностей для переговоров по поводу снижения ставок. Большинство банков готовы обсуждать индивидуальные условия, более того – чётких тарифов в этой сфере почти не существует. Это обыкновенная практика в интернет-эквайринге и работе всех платёжных организаций. Торгуйтесь! 

Откажитесь от услуг компаний-посредников по приёму платежей. Да, платёжный агрегатор удобен, поскольку собирает деньги клиентов из разных источников – терминалов, электронных кошельков, карт, но он также берёт свой процент, который может достигать 6-8%, что в два-три раза больше банковского эквайринга. Не лучше ли начать работать с платёжными системами напрямую?

Обратите также внимание, что чем выше риск для безопасности, тем больше будет плата за обработку кредитных карт. Таких норм придерживаются Visa и MasterCard. Можно снизить риск мошенничества, предоставляя информацию о безопасности, которая защищает владельца карты и подтверждает покупку. 

Рутинные операции с документами

Крупные, но не явные потери для бюджета компании можно получить из-за неэффективной организации бизнес-процессов в цепочке поставок. Это актуально для тех предприятий, которые работают с большим объёмом отгрузок и предпочитают ручной труд автоматизации. Для обработки заказов, сопровождающих и закрывающих документов они нанимают значительный штат операционистов, бухгалтеров, менеджеров.

Большую часть времени такие сотрудники выполняют рутинные действия, связанные с занесением данных в учётную систему предприятия, подписанием и распечаткой документов, пересылкой писем, звонками клиентам. К зарплате, которую требуется платить этим специалистам, следует прибавить налоги, затраты на аренду помещения, оргтехнику, а также риски человеческих ошибок, чреватые убытками.

Многие действия можно автоматизировать, сократив часть низкоквалифицированного персонала, или переориентировав сотрудников на развитие существующей клиентской базы и поиск новых клиентов.

К примеру, для поставщиков торговых сетей будет актуально форсировать переход на цепочку электронных документов, сопровождающих совершение заказа, отгрузку и приёмку товара. Интегрировав ERP компании с платформой документооборота, через которую происходит коммуникация сети и поставщика, можно в полуавтоматическом режиме создавать необходимые электронные документы, значительно ускорять движение средств и товаров. Заказ от клиента будет сразу поступать в ERP, вбивать цифры вручную не нужно.

В среднем, заведение заказа на 20 позиций может идти до 10-20 минут – нужно найти товар в матрице, проверить наличие товара, добавить строку в систему. Когда у операциониста рука «набита», а матрица небольшая, то на одну строку может уходить до 10-15 секунд. Если же матрица большая, есть несколько складов и даже несколько учётных систем, то один заказ на 20 позиций может оформляться целый час. При интеграционном соединении на это уходит несколько минут.

Затраты на стандартную интеграцию с помощью 1С-модуля, которая может стоить около 30 тысяч рублей, при 500 документах в месяц окупаются за этот же срок, за счёт сэкономленных человеко-часов.

Для других компаний будет актуальным переход на электронные счета за услуги, которые можно высылать клиентам вместе оригиналов. С помощью электронной подписи таким счетам придаётся необходимая юридическая значимость. Вы будете экономить на курьерских и почтовых расходах. Кроме того, клиенты будут получать счета мгновенно, а значит срок отсрочки платежа будет исчисляться с этого же момента. Останется только договориться о таком взаимодействии с самими клиентами.

Затраты на «службу заботы» и метод «ИКЕА»

Если у вас много клиентов и товаров, сложный продукт и требовательные партнёры – вы создаёте у себя «горячую линию» поддержки, нанимаете в штат специалистов клиентской и технической поддержки, консультантов. Это бездонная пропасть, в которую уходят миллионы рублей. Крупнейшие банки и телеком-компании вынуждены создавать огромные колл-центры в регионах с низкой заработной платой, чтобы обслуживать звонки и обращения тысяч клиентов. Даже гиганты рынка не в силах поддерживать эти подразделения в столичных городах.

Но совсем обойтись без обратной связи нельзя. Зато можно использовать «ИКЕА-метод», снизив нагрузку на службу поддержки. Чтобы сократить издержки на содержание штата специалистов, переложите часть расходов на плечи клиента. Так поступает известная сеть, предлагающая покупателю самостоятельно собрать себе мебель из набора досок и крепежа. Да ещё и упаковывая товар так, чтобы покупатель мог увезти его сам на автобусе или личном авто. Магазин одновременно экономит и на доставке, и на хранении, и на сборке мебели. Эти расходы оплачивает покупатель, соглашающийся взять на себя данную работу, поскольку в этом варианте мебель получается дешевле. Продавец выигрывает на том, что снижает отпускную цену только на часть суммы, которую она сэкономила.

Если вы создаёте сложный продукт – подготовьте набор необходимых инструкций, руководств, в понятном и доступном виде. Подобные ответы на часто задаваемые вопросы избавят сотрудников поддержки от необходимости проговаривать одно и тоже каждому клиенту несколько раз. Пусть они занимаются сложными и нетиповыми проблемами или оказывают индивидуальную поддержку ключевым клиентам.

Создайте серию тестов и обучающих уроков, по прохождению которых клиент получит от вас соответствующий «сертификат». Так он научится пользоваться вашим продуктом быстрее, а ваша компания сэкономит на фонде заработной платы. При расширении бизнеса нагрузка на службу поддержки останется прежней – не нужно будет в спешном порядке нанимать новых работников.

Потеря времени на ожидании

Плохое планирование, необязательность поставщиков, проблемы коммуникации и несовершенство управления запасами приводят к простоям, потерям времени и денег. С этим сталкиваются компании, которые доставляют свои товары на склады торговых сетей и в распределительные центры, как через собственный автопарк, так и с помощью логистических операторов.

Проблему решают EDI-сообщения, которыми можно обмениваться со своими контрагентами. Речь идёт об «Уведомлении об отгрузке» (DESADV), которое содержит физические характеристики отгрузки, идентификаторы, штрих-коды, номер автомобиля и другие данные по содержимому груза.

Документ позволяет получать максимальные выгоды за счёт того, что очередь машин на приёмке проходит достаточно быстро. Сообщение отправляется компанией-продавцом в адрес компании-покупателя и к тому времени, когда машина приходит на склад, там уже есть вся необходимая информация по поставке.

К примеру, если в среднем оформление документов по поставке занимает 15 минут, то с DESADV это время сокращается до 5 минут. Уменьшается очередь на рампе, товар принимается сразу, без ожидания оформления листа приёмки.

Не нужно вбивать цифры вручную с накладных. DESADV может автоматически поступать сразу в учётную систему. Стоимость отправки одного такого сообщения варьируется, в среднем, в пределах 5-10 рублей, в зависимости от тарифного плана и провайдера.

Поставщику этот документ помогает быстрее освободить машину для следующей поставки. Одна машина за день может посетить больше точек.

* * *

Итак, коротко. О чём нужно помнить компаниями, которые хотят сэкономить на неочевидных расходах:

• Мотивируйте ваших клиентов платить раньше с помощью дисконтирования счетов. И берите с них штраф, если они делают просрочки.

• Торгуйтесь с поставщиками банковских и телеком-услуг за скидки и снижение комиссией. Как правило, они открыты к компаниям, которые могут попасть в категорию ключевых клиентов.

• Старайтесь избегать посредников – со многими поставщиками услуг в сфере b2b можно договориться напрямую и это будет дешевле в 2-3 раза.

• Автоматизируйте рутинные действия, связанные с обработкой документов по заказам и поставкам, чтобы сэкономить дорогие человеко-часы.

• Предоставьте клиентам достаточные и удобные инструменты для самостоятельного изучения вашего продукта, услуги или решения часто возникающих вопросов.

• Используйте электронный документооборот, если ваша компания поставляет товар на склады и в магазины, чтобы снизить простой автотранспорта из-за оформления бумаг.

В качестве заглавной иллюстрации использован фрагмент репродукции картины Поля Шарля Шокарн-Моро «Хитроумная воровка».