Как машиночитаемые доверенности изменят работу бизнеса
С 2022 года меняются правила использования сертификатов электронной подписи в организациях. Государство начинает процесс внедрения машиночитаемых доверенностей (МЧД), которые вскоре могут стать необходимыми для бизнеса при работе с ЭДО. По новым правилам сотруднику-физлицу нужно будет получить сертификат УКЭП физлица, а право подписывать электронные документы за компанию обеспечит электронная доверенность.
Разбираемся в нововведениях.
Что такое МЧД
Машиночитаемая доверенность или МЧД – это электронная доверенность на имя сотрудника компании или любого её представителя, необходимая для подтверждения полномочий при подписании электронных документов. Следуя из названия, она имеет «машиночитаемый формат», а то есть электронный.
Выдать МЧД сотруднику может представитель, действующий без доверенности, например руководитель организации или индивидуальный предприниматель.
С помощью МЧД компания передаёт часть полномочий своему сотруднику без дополнительного заверения у нотариуса. Директор наделяет сотрудника правом подписывать электронные документы от имени компании. Как правило, это необходимо для бухгалтера или доверенного работника, ответственного за использование ЭДО в компании.
Что говорит закон
Требования к машиночитаемым доверенностям определены приказом Минцифры РФ от 18.08.2021 № 858, где закреплён формат xml. Он повсеместно используется для электронных документов при взаимодействии с налоговой службой и контрагентами. Подписывать МЧД нужно усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) ЮЛ/ИП. Если документ о полномочиях нужно отправить в информационную систему без автоматической обработки, то можно хранить документ в pdf-формате.
Приказ Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857 регулирует сведения, которые могут содержаться в МЧД. Например:
- Наименование и номер
- Данные о доверителе для физлица или ИП, для российского или иностранного юрлица
- Данные о представителе и его полномочия
- Дата совершения
- Срок действия документа
- Данные об информационной системе, в которой можно проверить информацию о досрочном прекращении действия документа
- УКЭП, с помощью которой подписали документ
- Возможность передоверия документа
В ФЗ-63 об электронной подписи также говорится о МЧД: «Документ о полномочиях предоставляется физическому лицу в машиночитаемом виде в соответствии с формами, которые определяются и размещаются на официальных сайтах операторами государственных и муниципальных информационных систем... Машиночитаемые формы должны соответствовать единым требованиям, устанавливаемым уполномоченным федеральным органом... Полномочия определяются на основании классификатора полномочий... Представление документа о полномочиях заинтересованным лицам осуществляется посредством включения такого документа в пакет электронных документов, если иной порядок представления такого документа не установлен правительством Российской Федерации».
Что изменится в процессах
По текущему законодательству только руководитель организации или его официальные представители имеют право подписывать электронные документы от имени компании без доверенности. Основное нововведение связано с тем, что руководитель должен будет получать сертификат УКЭП непосредственно в подразделениях ФНС или в доверенных удостоверяющих центрах, а сотрудник сменит тип сертификата на сертификат УКЭП физлица. Именно для подтверждения возможности использования подписи физлица и нужна МЧД.
Предполагается, что нововведение позволит освободить владельца подписи юридического лица – например, генерального директора или главного бухгалтера – от некоторой рутинной работы, связанной с подписанием электронных документов. Руководитель также сможет ограничить использование УКЭП сотрудника юрлица в пределах полномочий МЧД, что ранее было недоступно.
Он сможет не передавать свой токен сотруднику (что расценивается как его компрометация), а выдать электронную доверенность. Это будет актуально для заключения договоров, визирования актов или отчётов – в той части, где эти задачи можно доверить заместителю директора, рядовому бухгалтеру, юрисконсульту или даже менеджеру по продажам.
Основной вопрос заключается в том, что внедрение МЧД ещё только в начальное стадии, до конца не определены детали и процессы, нормативные акты. В них могут быть внесены изменения, за которыми нужно следить. Это вынуждает организации, заинтересованные в использовании МЧД, заранее готовиться к их повсеместному запуску, например, обращаясь за консалтингом к операторам ЭДО. Если пропустить этот подготовительный этап, есть риск столкнуться со сложностями при начале массового применения МЧД.
Таймлайн
Для более мягкой миграции на МЧД бизнесу дан переходный период.
- С 1 марта 2022 года компании могут использовать сертификаты УКЭП физлиц вместе с МЧД. Также до 31 декабря 2022 года разрешается использовать сертификаты УКЭП юрлиц, в которых прописаны их личные данные и сведения об организации. Налоговая разрешает использовать и новую, и старую схемы одновременно.
- С 1 января 2023 года новая схема работы с применением УКЭП физлица и МЧД может стать основной для всех. Госорганы ещё могут уточнить финальный вид, определив обязательность для некоторых процессов, например, при взаимодействии с ФНС.
Перенесут ли сроки наступления обязательного использования МЧД – неизвестно. Надеяться на случай здесь не стоит, наоборот, требуется как можно раньше начать тестировать в своей организации функционал МЧД – как выдавать доверенность и использовать её в комплекте с УКЭП для подписания электронных документов. Требуется сформировать внутренние регламенты и определить круг сотрудников, которые будут работать по новым правилам. Возможно, будет необходимо обучить их и снабдить понятными инструкциями.
Если вы работаете с одним из операторов ЭДО, следует обратиться к нему для получения дополнительной информации и помощи по переходу на МЧД.
«Подводные камни»
Поскольку доверенность выдается на физлицо – сотрудника компании – нужно контролировать доступы и, например, при увольнении работника вовремя аннулировать МЧД. Это позволит избежать возможных рисков неправомерного использования УКЭП.
Переходный период достаточно короткий, поэтому нельзя оставлять эти процессы на самый последний срок в ожидании, что ФНС позвонит или пришлёт какой-то персональный приказ для вашей организации.
Итого. Коротко
- С 2023 года сотрудники организаций и предприниматели предположительно будут подписывать документы своей личной электронной подписью, а не подписью организации или ИП. Для этого потребуется машиночитаемая доверенность.
- МЧД нужно заверять УКЭП представителя, действующего без доверенности от имени юрлица или ИП, или на основании МЧД с правом передоверия, при наличии такой возможности.
- Машиночитаемую доверенность можно не прикреплять к каждому пакету документов, подписанных электронной подписью. Достаточно заключить соглашение с контрагентом о том, в какой системе хранится доверенность.
