Электронная транспортная накладная: что нужно об этом знать
В России планируется внедрить электронные транспортные накладные, которые должны положительно повлиять на эффективность и скорость бизнес-процессов в логистике и грузоперевозках. Безбумажный документооборот поможет оптимизировать работу тысяч транспортных компаний, 3PL-операторов, ритейлеров, производителей и дистрибьюторов, подтолкнуть к цифровой трансформации тот бизнес, который ещё до неё не дошёл.
Что такое ЭТРН и чем она отличается от бумажной накладной
Электронная транспортная накладная — это юридически значимый документ в электронном виде, формат которого будет утверждён на государственном уровне. Планируется, что в постановление правительства РФ №272 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом» будут внесены изменения, которые позволят использовать электронную накладную наряду с бумажной.
Назначение электронной транспортной накладной будет таким же, как и у бумажного аналога. Речь о двух функциях:
- Подтверждение заключения договора на транспортно-экспедиторские услуги
- Подтверждение расходов на транспортные услуги для уменьшения налоговой базы.
Очевидным отличием электронного документа от бумажного станет носитель. Электронную транспортную накладную можно будет передавать по информационным телекоммуникационным сетям и обрабатывать в информационных системах. Совокупность этих преимуществ позволит получить несколько выгод.
Доступ документа из любого места
Физическое перемещение бумажной накладной из точки получения отметки о доставке груза обратно занимает определённый отрезок времени. Водителю приходится привозить бумаги в офис, далее бухгалтерия будет готовить комплект документов и передавать заказчику. В договорах оказания транспортных услуг обычно прописывается срок начала истечения платежа — это доставка оригиналов документов в офис. Но благодаря электронному формату, процесс можно будет значительно ускорить.
Хранение
Ежедневно в России проходят сотни тысяч грузоперевозок, которые сопровождаются транспортными накладными. Перед участниками цепочек поставок встают вопросы физического хранения этого массива документов, а также своевременного предоставления информации при взаимодействии с госорганами. Во время проверок ФНС зачастую возникает необходимость предоставить определённое количество транспортных накладных за конкретный период времени в отношении какого-то контрагента или перевозчика. Данные приходится искать среди бумажных архивов. А в случае с электронными документами предприятие сможет быстро найти искомое по электронным реквизитам и мастер-данным — в любое время получить выборку и вовремя передать её на проверку.
Внесение правок
В случае расхождений или уточнений в ЭТРН заново созданный экземпляр или документ с исправлениями будет доставляться всем участникам цепочки поставки на подпись. Это позволит уйти от проблем, при которых перевозчику придётся тратить время на ожидание для внесения правок и получения корректных бумаг. Всё это будет проходить мгновенно в электронном виде.
На что нужно обратить внимание
В обмене ЭТРН будут участвовать три стороны — грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. Может сложиться ситуация, когда все участники цепочки поставок будут работать со своими операторами электронного документооборота. Для корректного запуска, при котором операторы будут без проблем принимать документы, однозначно их интерпретировать и перенаправлять получателю, потребуется единый формат. Поскольку такой формат де-юре будет «спускаться» сверху от государства к бизнесу, проблема с затруднением вхождения ЭТРН в практику перевозок будет решена. Все игроки смогут переводить своих контрагентов на электронный документооборот, не опасаясь, что часть из них не сможет работать из-за особенностей собственного оператора ЭДО.
В рамках обмена электронными накладными возможно использовать два вида электронной подписи — квалифицированную и простую.
Квалифицированная электронная подпись может применяться для заверения тех частей документа, которые относятся к юрлицам у грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. Простая электронная подпись подойдёт для подтверждения факта приёмки груза водителем компании-перевозчика у его компании-отправителя, а также для подтверждения факта качества доставки груза на точке выгрузки у компании-получателя.
«Подводные камни»
Стоит учитывать, что в России отсутствует судебная практика в отношении споров из-за использования электронной транспортной накладной. Электронный документооборот в цепочке «Поставщик — Покупатель» уже давно учитывается судами при принятии решений. Но когда в цепочке окажутся три стороны, варианты развития ситуации могут оказаться иными. Если, например, грузоотправитель предъявит претензии логистическому оператору, тот может перенаправить их к конкретным исполнителям — водителям, перевозчикам и транспортным подрядчикам.
Пока ЭТРН находится в стадии тестирования, бизнесу предстоит обыграть возможные сценарии в пилотных проектах. В отношении ЭТРН ещё не сформированы регламенты и инструкции. Даже «Постановление правил перевозки грузов», находится в стадии проекта и содержит лишь общие положения. Если перевозки будут проходить в рамках одного холдинга, где отправитель, перевозчик и получатель относятся к одному предприятию или пулу аффилированных юрлиц, то отсутствие судебной практики применения ЭТРН не столь актуально. Одна часть холдинга не будет подавать в суд на другую — всё будет решать внутренними административными регламентами.
Когда произойдёт полномасштабный запуск ЭТРН, то данные станут автоматически видны контролирующим органам. С одной стороны, бизнес может избавиться от дополнительных запросов документов на проверку, с другой — станет невозможным использовать откровенно «серые» схемы.
Важно понимать, что обмен электронными транспортными накладными будет возможен, когда он станет обязательным по инициативе государства и стороны сделок придут к такому согласию. Если один из деловых партнёров откажется так работать, то обмен электронными накладными будет невозможен. До 2024 года, даже несмотря на планируемое разрешение использовать ЭТРН, водитель при себе должен иметь бумажный аналог, чтобы иметь возможность продемонстрировать его сотрудникам полиции в случае остановки.
При подготовке работы с ЭТРН нужно быть готовым обеспечить техническую возможность работы с электронными документами. Процесс передачи груза проходит непосредственно на складе, поэтому складских работников нужно будет вооружить инструментами для фиксации своих действий в ЭТРН — это может быть мобильный телефон или планшет с приложением, а также ноутбук или ПК с доступом к веб-версии платформы для работы с документами. Об этом следует позаботиться заранее.
На стороне грузополучателя и перевозчика всё будет несколько проще. Операторы ЭДО планируют предусмотреть вариант использования простой электронной подписи через мобильные приложения, чат-боты или смс-подтверждения с кодами. Риск противодействия или саботажа инновациям со стороны водителей и складских работников будет нивелирован тем, что смартфоны есть даже у самых консервативных. Все пользуются навигатором, чтобы оптимально строить маршруты, максимально быстро доезжать до пункта назначения и экономить топливо. Многие из перевозчиков прекрасно себя чувствуют на различных сайтах и биржах по поиску грузов и заказов.
Подходя к использованию ЭТРН, нужно также проанализировать состояние мастер-данных. Электронная транспортная накладная подразумевает обязанность грузоотправителя сформировать первую часть документа. Если порядка в мастер-данных нет (например, в учётной системе может отсутствовать информация о том, какие перевозчики, водители, автомобили и юрлица ответственны за конкретную перевозку), то сформировать документ можно будет только вручную. Из-за этого компания может лишиться положительного эффекта автоматизации обработки данных и экономии трудозатрат.
Рекомендуется начать с наведения порядка мастер-данных: автоматизировать закупочные взаимодействия с перевозчиками и транспортными партнёрами. Это позволит достаточно быстро подготовиться к внедрению ЭТРН.
На какой стадии находится внедрение ЭТРН
Сейчас в России сформированы несколько рабочих групп, объединяющих участников по различным признакам: вокруг бизнес-сообщества, вокруг операторов ЭДО или вокруг перевозчиков. Все они взаимодействуют с государственными ведомствами, передавая им мнения, пожелания и проблемы, возникающие при внедрении электронной транспортной накладной. Государство анализирует поступающую обратную связь и пытается сформировать корректные бизнес-процессы.
Всё сводится к тому, что к 2024 году информация из транспортных накладных должна передаваться в государственный орган, чтобы обеспечить межведомственное взаимодействия от ФНС до ГИБДД.
Что делать бизнесу сейчас
Пока нет обязанности переходить на ЭТРН, бизнесу остаётся только готовиться к планируемому формату взаимодействия. Желающие проводить пилотные проекты со своими деловыми партнёрами могут это делать без ограничений. К таковым относятся компании, понимающие выгоды от снижения операционных затрат и уже имеющие опыт использования электронных документов. Кроме того, для запуска пилота нужны достаточно качественные мастер-данные, позволяющие быстро и без дополнительных доработок учётных систем внедрить ЭТРН и начать их процессинг.
Актуальность перехода на ЭТРН каждый бизнес определит сам для себя, исходя из масштабов перевозок. Например, если один автомобиль посещает за день 15 — 17 точек доставки, то водитель может возить с собой до 200 — 300 бумажных накладных. В месяц объём бумажного документооборота исчисляется тысячами и десятками тысяч листов. Экономия от использования электронных аналогов здесь очевидна.
Тем, у кого стоит задача внедрить электронную транспортную накладную, рекомендуется начать переходить на электронный обмен данными с контрагентами при заказах и отгрузках. Данный опыт позволит научиться взаимодействовать и с партнёрами, и с операторами ЭДО, а также навести порядок со своими базами данных.
