Что нужно знать об EDI. «Джентльменский набор» поставщика и торговой сети: ORDERS, ORDRSP, DESADV, RECADV

Сфера EDI практически безгранична. Стандарты и технологии, появившиеся три десятилетия назад, сегодня применимы в любой коммерческой деятельности. Приём заявок и отгрузка товара, сбор отчётов об остатках и продажах, обмен каталогами продукции, инвентаризация, актуализация графиков поставок, отгрузка алкоголя, контейнерные перевозки. Технология электронного обмена данными – конструктор, с помощью которого можно автоматизировать отдельные бизнес-процессы или закрыть весь цикл EDI-потребностей в логистике.

Мы запускаем цикл публикаций, посвящённых EDI-сообщениям. Расскажем понятно и доступно – для каких целей они предназначены, какие выгоды при внедрении несёт каждое из них.

Начнём с «джентльменского набора»: ORDERS («Заказ»), ORDRSP («Ответ на заказ»), DESADV («Уведомление об отгрузке»), RECADV («Уведомление о приёмке»).

Эти четыре EDI-сообщения, что называется, must-have – они автоматизируют важнейший цикл товарооборота, взаимно дополняя друг друга. С этих EDI-сообщений большинство торговых сетей и их поставщиков начинают переход на электронный обмен данными.

Типичная цепочка взаимодействия партнёров при использовании EDI выглядит так:

• Покупатель высылает поставщику заказ
• Поставщик автоматически загружает заказ в свою учётную систему
• После корректировки по реальным остаткам на складе поставщик высылает покупателю подтверждение заказа и создаёт внутреннюю накладную на отгрузку
• Отгрузив товар, поставщик отправляет покупателю соответствующее уведомление об отгрузке.
• Покупатель получает уведомление об отгрузке и автоматически формирует уведомление о приёмке, которое высылает поставщику
• На основании уведомления о приёмке поставщик создаёт расходную накладную (ТОРГ-12)
• Накладная отправляется покупателю.

Многие компании идут дальше и не останавливаются только на первых четырёх EDI-сообщениях, переводя в электронный вид накладные, акты, счета-фактуры. Как правило, это происходит, когда предприятие на практике начинает понимать прямую выгоду и удобство технологии.

А теперь о каждом сообщении в отдельности.

ORDERS

Зачастую, это первый тип EDI-сообщения, с которым сталкиваются компании, переходящие на электронный обмен данными. Это розничные сети, производители, склады, поставщики сырья, грузоперевозчики, 3PL-провайдеры.

С помощью ORDERS покупатель передаёт поставщику перечень и количество заказываемых товаров. Предполагается, что ранее стороны уже заключили договор о поставке, речь идёт об уже рутинном ежедневном процессе.

ORDERS содержит:

• Номер заказа
• Требуемую дату и время поставки
• Ссылку на номер договора поставки или контракта
• Цену и квалификатор (с учётом НДС и других налогов)
• Идентификаторы получателя и отправителя, места доставки, заказчика, перевозчика, грузополучателя
• Информацию о содержимом заказа (штрих-коды, количество, наименование товара, кратность упаковки).

Для торговых сетей ORDERS выгоден и удобен как инструмент сокращения издержек. Процесс заказа товара идёт быстрее и становится дешевле, поскольку количество персонала, вовлечённого в передачу заказа поставщику, уменьшается. Передавая EDI-сообщения, покупатель также экономит на телефонных переговорах, печати документов и факсимильной связи.

Но самое важное связано с повышением надёжности цепи поставки, благодаря быстрой и гарантированной передачи информации о заказе поставщику. Внедряя ORDERS, сеть автоматизирует ежедневную рутину в отделе закупок, уменьшает вероятность возникновения ошибок и последующих действий по их устранению. ORDERS помогает увеличить точность в поддержании складского запаса, повышает бизнес-дисциплину поставщиков.

Сами поставщики значительно оптимизируют обработку заказа, который может сразу попадать в учётную систему без участия человека (а, следовательно, без ошибок ввода и человеческого фактора). Оператор не набивает данные вручную, он только подтверждает, корректирует или отклоняет заявку.

В среднем, время на обработку заказа снижается с 20 до 5 минут – почти в четыре раза. Поставщик, обрабатывающий сотни и тысячи документов, может самостоятельно подсчитать экономию рабочего времени, оплату труда менеджеров и операторов, налогов на зарплату и расходных материалов.

EDI является самым надёжным способом передать заказ и получить его без рисков потерь. EDI-операторы, через которых идёт обмен сообщениями, выступает третьей стороной, фиксируя факт, время и дату отправки, получения или неполучения заказа. Это позволяет избежать конфликтных ситуаций между покупателем и поставщиком.

ORDRSP

«Ответ на заказ» или ORDRSP составляет «пару» сообщению для ORDERS. Где существует заказ, там должен быть и ответ на него.

ORDRSP отправляет поставщик, соглашаясь с предложенной величиной заказа, предлагая внести поправки, либо уведомляя о полном или частичном отказе выполнения заказа. Это помогает избежать срывов поставок в сеть.

Поскольку EDI-оператор фиксирует факт подтверждения заказа, поставщик защищён при возможном возникновении вопросов о штрафах или санкциях.

DESADV

Следующую пару сообщений из «джентльменского набора» составляют DESADV и RECADV. Этими уведомлениями стороны обмениваются на этапе отгрузки и получения товара. DESADV – «Уведомление об отгрузке», отправляемое вслед за ORDRSP. Оно помогает упростить и ускорить процесс приёмки товара, отследить поставку. В DESADV содержится информация о факте отправки груза и другая детальная информация о нём:

•  уникальный идентификатор отгрузки
• физические характеристики отгрузки (объём, вес, количество мест)
• идентификаторы получателя и отправителя
• информация о содержимом отгрузки (штрих-коды, количество, страна происхождения товара и т. д.)
• информация о транспортировке (номер транспортного средства, место отправления, дата поставки).

Если возникает необходимость, то получатель груза может также создать DESADV и послать отправителю с данными по возврату.

Компании, внедрившие DESADV, заметно увеличивают скорость работы операторов приёмки товара по вводу данных в систему – не нужно вбивать цифры вручную с накладных. DESADV может автоматически поступать сразу в учётную систему.

Для крупных торговых сетей этот вид EDI-сообщений является жизненно важной необходимостью. Предварительное извещение о поставке товара помогает подготовиться к его приёмке. Ещё до приезда машины поставщика, торговая сеть уже имеет список отправленных товаров. Приёмщику достаточно только сверить фактически прибывший товар с имеющимся у него списком.

Если на приёмку товара в среднем тратится 30-40 минут, то с DESADV это время уменьшается вдвое – до 15 минут. Сокращается очередь, грузы обрабатываются быстрее.

RECADV

Ответным сообщением на DESADV, которое подтверждает приёмку товара, выступает RECADV. Оно завершает этот небольшой цикл обмена данными из сферы EDI-сообщений.

«Уведомление о приёмке» передаётся от покупателя поставщику. В нём указывается перечень полученных или неполученных, принятых или не принятых товаров, а также другая сопроводительная информация. Один RECADV соотносится с одной точкой доставки/отгрузки.

Поставщик на основе RECADV может составить счёт на оплату или провести корректировку бухгалтерской «первички».

Если между контрагентами в ходу электронные юридически значимые документы, то ещё до возврата машины на склад можно отправить в адрес сети корректные электронные счета-фактуры и ТОРГ-12, поскольку они будут основаны на фактической информации.

По сути, поставку можно закрыть в этот же день. Это особенно актуально для поставщиков, которые работают сетями по отсрочке платежа. А она чаще всего начинается с даты получения ритейлером корректно составленных закрывающих документов. Реальная экономическая выгода здесь очевидна.

Для иллюстрации материала использована репродукция картины Иоахима Бекелара «Магазин мясника».