Что нужно знать об EDI. Управляем запасами и прогнозируем продажи с помощью INVRPT, SLSRPT и SLSFCT

Умение отслеживать движение своих товаров в цепочке поставок и управлять складскими запасами помогает обойти конкурентов. Компания-поставщик, где эти процессы поставлены должном уровне, может экономить на обслуживании товарных запасов, увеличивать продажи и отгрузки.

Без точной информации о своих же запасах можно остаться с пустым складом и полками, недополученной прибылью и потерей времени. 

В мире электронного обмена данными эти задачи решают специальные EDI-сообщения: INVRPT («Отчёт об инвентаризации») и SLSRPT («Отчёт по продажам») и SLSFCT («Прогноз продаж»). Их используют дистрибьюторы, 3PL-операторы и торговые сети.

INVRPT

INVRPT или «Отчёт об инвентаризации» содержит в себе информацию об остатках товара в магазине или на складе по ассортименту конкретного поставщика. В сообщении может содержаться информация:

• о количестве открытых запасов,
• о фактических запасах,
• о максимальных и минимальных запасах
• о повреждённых запасах
• о поступлении и изъятии товаров за определённый период времени.

Кроме того, информацию о количестве продукта и упаковки можно детализировать по разным группам: партиям, сериям, производителю, местоположению, срокам годности и т. д.

Используя эти данные, поставщики могут контролировать свои запасы сырья, изделий, возвратной тары в реальном времени, разрабатывать оптимальные маршруты по доставке товара клиенту, график пополнения каждого из складов и рассчитать издержки по доставке товара. При существовании нескольких складов можно отслеживать информацию о движении товара по ним.

Дополнительная экономия достигается за счёт уменьшения издержек и ошибок, связанных с ручной обработкой данных. INVRPT передаётся и обрабатывается автоматически.

INVRPT применяется также для информирования своих торговых партнёров о наличии товаров, не обязывая их сделать покупку. Покупатель может сам запросить информацию для получения актуальных данных об остатках товара. В этом случае высылается «Отчёт об инвентаризации».

Разница между максимальным и минимальным уровнями запасов – это своеобразный запас прочности. Если количество товара на складе падает ниже точки возобновления заказа, с помощью сообщения INVRPT можно автоматически формировать доставку новых партий товара.

Разница между точкой возобновления и минимальным уровнем запасов главным образом зависит от времени, необходимого для доставки, а также от объёма оборота продукции, её стоимости, изменения спроса и продаж. Наличие этого промежутка предотвращает возникновение негативных последствий, когда спрос на товар есть, а самой продукции нет в наличии. Поэтому точка возобновления должна находится чуть выше минимального запаса.

Разница между точкой возобновления и максимальным уровнем запаса зависит в основном от частоты доставки. Чем реже происходит пополнение склада, тем дальше точка отстоит от максимума. Кроме того, дополнительное влияние на эту величину оказывает динамика спроса и продаж.

С другой стороны, при работе компании рамках логистических концепций Just In Time («Точно в срок») и Quick Response («Быстрое реагирование») запас прочности между точкой возобновления и максимум намеренно снижается. Эти концепции основаны на принципах «бережливого производства». В этом случае запасы поддерживаются на минимальном уровне, а движение материальных потоков происходит быстро, точно к назначенному сроку и в необходимом количестве.

SLSRPT и SLSFCT

SLSRPT («Отчёт по продажам») содержит в себе информацию о фактических продажах товара в конкретном магазине или на складе. Как правило, его отправляет покупатель поставщику.

В таком отчёте учитываются: местоположение торговой точки; период за который совершены продажи; количество проданного товара; отпускные цены; сумма; количество возврата и т. д.

В розничной торговле этот тип EDI-сообщений используется для оценки товарной линейки: представлен ли в продаже весь ассортимент, поддерживается ли необходимый объем промо-товаров и топовых товаров. Перевод подобной информации в электронный вид позволяет поставщику автоматически обрабатывать данные и использовать их для оптимизации процесса производства и маркетинга, а также для статистических целей.

В паре к SLSRPT может внедряться ещё один тип EDI-сообщений – SLSFCT («Прогноз продаж»). В нём содержатся аналогичные данные, но являющиеся прогнозными на определённый период времени. Используя SLSFCT, можно знать прогноз продаж для конкретного продукта по месту продажи, каналам продаж, ценам, количеству, обороту, товарным партиям, рекламным активностям и т. д.

Точные данные по инвентаризации и прогнозированию продаж позволяют производителям лучше контролировать свои производственные потребности, а дистрибьюторам поддерживать необходимый запас товара с учётом ситуации на рынке, оптимизировать ассортимент в связи с актуальностью, сокращать транспортные издержки.

EDI в этих ситуациях помогает поддерживать фактический уровень запасов как можно ближе к идеальной модели, в которой поставки идут часто, а сроки доставки – короткие. Точка возобновления заказов может менять своё положение и зависеть от целевого уровня запасов в любой момент времени. Буфер безопасности между максимумом и минимумом уменьшается, вместе с этим снижаются операционные расходы. Верхняя и нижняя границы запасов приближаются к целевому уровню, поскольку поставщик имеет точные данные о произошедших и прогнозируемых продажах благодаря SLSRPT и SLSFCT.

В России INVRPT и SLSRPT используют такие крупные дистрибьюторские компании как Heinz, «Мон'дэлис Русь», Wildberries, Valio, Wrigley, а также некоторые региональные оптовики и торговые сети, для которых важен сбор актуальных данных с большой территории и по широкому ассортименту продукции.

Для заглавной иллюстрации материала использована репродукция картины Питера Артсена «Рыночная сцена».