Как подключить электронные транспортные накладные

С 2022 года участники грузоперевозок могут обмениваться электронными транспортными накладными. В ближайшие годы это нововведение может стать обязательным. Сейчас можно настроить внутренние процессы, выбрать провайдера и подключиться к обмену электронными накладными. Рассказываем, как это сделать.

Ситуация в законодательстве

• 11 января 2022 года вступил в силу приказ ФНС «Об утверждении форматов электронных перевозочных документов», определивший форматы электронной транспортной накладной, электронной сопроводительной ведомости и электронного заказа-наряда.
• До 1 сентября 2022 года планируется предпромышленная эксплуатация ГИС ЭПД. Операторы ЭДО будут тестировать обмен электронными накладными, подключая участников реальных перевозок.
• До 1 сентября 2022 года продлится переходный период. Участники грузоперевозок могут тестировать обмен электронными транспортными накладными и оформлять в удобном формате.
• С 1 сентября 2022 года начнётся промышленная эксплуатация ГИС ЭПД, и оформлять ЭТрН можно будет только в формате, утверждённом ФНС. Бумагу всё ещё можно будет использовать.
• До 1 марта 2023 года в соответствии с N 39-ФЗ должны быть реализованы и запущены новые электронные перевозочные документы: заявка, заказ, путевой лист, договор фрахтования.

Как обмениваться ЭТрН

Участники обмена оформляют и передают электронную транспортную накладную через операторов ЭДО в ГИС ЭПД — государственную информационную систему электронных перевозочных документов. ГИС ЭПД обеспечивает получение, обработку и хранение электронных перевозочных документов. ФНС, ГИБДД и другие контролирующие органы могут обращаться к ГИС ЭПД за данными о грузоперевозках.

Оформлять ЭТрН по формату, утверждённому ФНС, пока что можно без участия ГИС ЭПД. После запуска системы ГИС ЭПД будет присваивать идентификатор номера накладной, и каждый файл обмена ЭТрН будет попадать в систему через оператора ЭДО.

Стандартный процесс обмена ЭТрН выглядит так:

1. Грузоотправитель создаёт ЭТрН на платформе оператора ЭДО или в своей учётной системе, если есть интеграция с платформой оператора. Указывает в первом титуле ЭТрН данные о перевозчике, грузополучателе, водителе и параметрах груза. Лицо, ответственное за отгрузку, подписывает файл обмена квалифицированной электронной подписью КЭП.
2. Оператор передаёт ЭТрН в ГИС ЭПД, грузополучателю и перевозчику.
3. Водитель принимает груз, подтверждает приёмку и подписывает ЭТрН простой электронной подписью. Далее документ подпишет уполномоченный сотрудник перевозчика с помощью УКЭП. При этом, в ближайшее время должна открыться возможность подписывать документ через госключ УНЭП ЕСИА.
4. Грузополучатель принимает товар, подтверждает приёмку и подписывает ЭТрН КЭП.
5. Водитель подтверждает передачу груза ПЭП с последующим подписанием УКЭП уполномоченного сотрудника.
6. Оператор передает итоговый файл обмена ЭТРН грузоотправителю и грузополучателю, при необходимости дополнительным получателям. Документооборот завершён.

Как подключить электронные накладные

Участники обмена не будут подключаться к ГИС ЭПД напрямую, а будут передавать документы через операторов ЭДО, одобренных Минтрансом.

Что потребуется для подключения к ЭТрН через оператора:

• Получить сертификат КЭП для ответственных лиц. Сотрудники, которые будут подписывать ЭТрН, должны получить сертификат КЭП по новым правилам. С 1 января 2023 года представители юрлиц, действующих по доверенности, должны использовать КЭП вместе с МЧД (машиночитаемой доверенностью).
• Заключить договор с оператором ЭДО. В перспективе оператор должен будет числиться в специальном реестре Минтранса. Передавать ЭТрН через операторов, которых нет в реестре, будет нельзя. На данный момент по результатам встречи межведомственной рабочей группы Ediweb вошёл в число 7 операторов, допущенный для выполнения функций ИС ЭПД.
• Выбрать способ обмена с оператором. Передавать электронные транспортные накладные можно через веб-интерфейс платформы или свою учётную систему, если есть интеграция.
• Заключить соглашение об обмене электронными документами с другими участниками перевозок, которое определит сценарий обмена ЭТрН.

Как подключиться к платформе DropCat

Логистическая платформа DropCat помогает управлять логистическим процессом от выбора контрагента и согласования условий перевозки до контроля маршрутов и передачи документов.

Платформа состоит из веб-сервиса и мобильного приложения для водителей, через которые участники перевозок могут создавать, подписывать и передавать электронные транспортные накладные.

Кроме накладных можно оформить в электронном виде документы в форматах Ediweb, действующих до появления государственного аналога:

• заявки на перевозку;
• поручения экспедитору;
• экспедиторские расписки.

Платформа участвовала в эксперименте Минтранса и участвует в предпромышленной эксплуатации ГИС ЭПД.

Как подключиться к ЭТрН на платформе DropCat:

1. Оставьте заявку на подключение.
2. С вами свяжутся наши эксперты, расскажут о вариантах работы на платформе, помогут определить сценарий обмена ЭТрН в вашей компании и предложат интеграционное решение для учётной системы.
3. После интеграции мы запустим пилотное тестирование с вашими реальными контрагентами, а затем поможем массово подключить контрагентов и запустить проект в продуктивную среду.

Что важно помнить при подключении ЭТрН

Крупным компаниям, которые уже работают с электронными документами или только планируют переход на ЭДО, важно учесть текущие процессы, которых коснётся обмен ЭТрН.

Сценарии обмена. Ответственные сотрудники оформляют ЭТрН через веб-интерфейс платформы оператора или в учётной системе. Водители получают и подписывают накладную в мобильном приложении или в веб-интерфейсе на мобильном устройстве.

Опишите текущие процессы перевозок и заранее определите участников, которые будут подписывать документы. Сценарии могут различаться, поэтому важно учесть, как изменится процесс, если сменится адрес доставки или водитель.

Сопутствующие документы. ЭТрН — только часть документооборота. До и после её оформления есть другие документы. Сейчас определён формат заказ-наряда и сопроводительной ведомости, их тоже можно переводить в электронный вид.

Первичный учёт. Участники обмена ЭТрН могут заполнять два опциональных титула накладной, которые подтверждают затраты и фиксируют факт изменения состояния хозяйствующего субъекта. После оформления этих титулов ЭТрН заменяет первичный учётный документ (УПД) и создавать его дополнительно не потребуется.