ЭДО для удалённой работы: на что обратить внимание
Со времён пандемии коронавируса и последующих событий многие реалии для бизнеса изменились. Удалёнка как формат работы сотрудников стала неотъемлемой частью жизни многих компаний. Хотя часть предпринимателей и до этого больше времени проводили вне рабочего кабинета, занимаясь операционными задачами на своих предприятиях, торговых точках, производствах, находясь в деловых поездках. В этом контексте электронный документооборот (ЭДО) приобрёл ключевое значение как необходимый инструмент.
Вместе с преимуществами, такими как гибкость применения и экономия ресурсов, возникают и новые вызовы. Рассмотрим, как с справиться с ними при переходе от бумажного обмена документами с деловыми партнёрами к электронному, вне офиса.
Взаимодействие с коллегами
Документооборот с коллегами, работающими на удалёнке, представляет ряд сложностей. Если сотрудники используют различные системы, сервисы, облачные хранилища, платформы для обмена документами, то это приводит к фрагментации информации, затрудняет её поиск и управление данными. Становится сложно отслеживать изменения в документах, обеспечивать доступ к актуальной версии и поддерживать единообразие в делопроизводстве.
В условиях удалённой работы сотрудники также не могут быстро получить разъяснения или согласовать изменения в документах с коллегами. Это увеличивает время на согласование и утверждение документов, так как приходится специально ездить в офис или использовать какие-то подручные инструменты, например, электронную почту и мессенджеры. Разные часовые пояса и несинхронизированные графики работы могут дополнительно замедлять процессы, влияя на общую продуктивность команды.
Движение документов между сотрудниками и отделами наглядно отображается в Ediweb Docs. Вы можете видеть: на каком этапе документ находится сейчас, какие этапы уже прошёл и кто в цепочке согласующих находится далее.
Как это решено в Ediweb Docs. Взаимодействие можно вести в электронном виде в единой среде, не полагаясь на обмен бумагой или неэффективные цифровые инструменты. Например, в сервис Ediweb Docs можно перенести структуру компании, которая задействована в цепочке согласования и подписания договоров или счетов. Настроить гибкие правила прохождения документов по этим цепочкам, запускать движение по ним вручную или автоматически. Нужному коллеге придёт уведомление о том, что от него требуется завизировать тот или иной документ. Файлы не потеряются и не задублируются. А после завершения всех действий внутри компании, документ можно отправить клиенту за пару кликов.
Доступ к хранилищу документов
Без доступа к физическим архивам и документам сотрудник не может оперативно получать необходимую информацию для выполнения своих рабочих задач, да и в принципе вести внешний документооборот для удалёнщика затруднительно. Это может замедлить процессы принятия решений, влияет на продуктивность. В условиях удалённой работы доступ к документам является критически важным.
Также стоит помнить о том, что бумажный документооборот или использование неподходящих для этого цифровых сервисов – увеличивают сами по себе риски потери данных. Это создаёт угрозу безопасности данных и может привести к серьёзным последствиям в случае утраты важных документов.
Как это решено в Ediweb Docs. Все документы доступны в облачном хранилище сервиса, управляет которым аккредитованный ЭДО-провайдер Ediweb. Счета, акты, накладные, договоры и другие документы хранятся столько, сколько того требует закон. Инфраструктура Ediweb базируется на нескольких отказоустойчивых дата-центрах и резервном копировании. Ваши документы не могут пропасть физически. А удобный интерфейс с фильтрами позволяет получить доступ к нужному файлу в любое время.
Отправка электронных документов контрагенту
Потребность в физическом обмене документами может значительно увеличить время выполнения задач. Сотруднику приходится ждать, пока документы будут доставлены почтой или курьером, что создаёт задержки и нарушает сроки выполнения проектов, заключения сделок, получения оплаты и т. д. Это становится особенно проблематично, когда необходимо быстро реагировать на изменения рынка или запросы клиентов.
Бумажные документы также подвержены риску утери или повреждения во время транспортировки. Ожидание подтверждения получения также увеличивает сроки обработки документов и затрудняет оперативное решение вопросов.
Нет ничего проще, чем отправить электронный документ деловому партнёру через Ediweb Docs. Дойдёт мгновенно и гарантированно.
Как это решено в Ediweb Docs. Если стороны деловых взаимоотношений подключены к сервису, то обмен документами между ними проходит мгновенно, без очередей и задержек, с гарантией доставки и контролем статусов документов. Провайдер ЭДО Ediweb обеспечивает бесперебойную передачу файлов в обе стороны. Это позволяет крайне быстро решать и закрывать многие задачи, освобождая время на более важные дела или наоборот, на отдых от монотонной работы.
Доступность сервиса для ЭДО
Сотрудник может находиться не только дома. Смена образа жизни предполагает, что у него появляется чуть больше свободы в выборе места для работы, хотя сохраняется необходимость быть всегда на связи. Удалёнщика можно встретить в кофейне или коворкинге, некоторые работают из отпуска, находясь в деловой поездке или даже на даче. Сервис для электронного документооборота должен быть простым и понятным, не требующим сложной установки и высокопроизводствельного ПК. Именно это позволяет пользоваться всеми преимуществами безбумажного обмена данными, работая вне офиса.
Как это решено в Ediweb Docs. Работать с электронными документами можно можно через веб-кабинет: пользователю потребуется лишь доступ к интернету, а также самый простой ПК или ноутбук. Внутри всё интуитивно понятно и снабжено подсказками, поэтому подписание, согласование, обработка входящих или исходяших документов не будет отнимать много времени.
