Чего ждать от внедрения ЭТрН: разбор кейсов

В связи с пандемией и трендом на цифровизацию компании уделяют всё больше внимания электронному документообороту, который помогает оптимизировать работу транспортных компаний и 3PL-операторов, ритейлеров и дистрибьюторов. В статье рассматриваем трудности внедрения ЭТрН, типовые проекты на рынке России, их плюсы и минусы для бизнеса.

Предпосылки внедрения

Постепенно все глобальные транспортные системы переходят на электронный документооборот. Многие знают о технологической платформе для железнодорожных перевозок или о возможности использования электронных коносаментов при перевозке грузов морским транспортом. Теперь пришло время автомобильных перевозок в России и за рубежом.

1,5 млрд документов в год — потенциальный объём рынка документооборота электронных транспортных накладных в России.

Это только ЭТрН, без расчёта остальных документов, участвующих в процессе перевозки: контрактов, договоров, заявок на перевозку, поручений экспедитору, путевых листов, универсальных передаточных документов. Средняя цена электронного документа колеблется от 3 до 7 рублей, печатного с отправкой курьером или почтой — порядка 30-40 рублей. Экономическая выгода внедрения ЭТрН очевидна, однако есть факторы, затрудняющие переход на этот формат.

Сложности внедрения ЭТрН

Автомобильная отрасль отстаёт в автоматизации бизнес-процессов из-за сложностей с перевозками, огромного количества специфичных документов, неоднозначных требований законодательства и мультимодальных перевозок.

Представители бизнеса в сегменте международных перевозок сталкиваются с ещё большими проблемами: существуют различные подходы законодательства разных стран, вопросы по взаимному признанию электронных подписей и правовому регулированию транзитного перемещения грузов.

Несмотря на эти факторы, государство и коммерческие структуры понимают необходимость цифровизации отрасли и выгоды от перевода процессов в электронный вид. Актуально это не только для России, но и для других стран, в чём можно убедиться на примере обсуждения эксперимента по внедрению электронной международной транспортной накладной (eCMR) в Польше, Эстонии, Литве и Латвии.

Примеры внедрения ЭТрН в России. Плюсы и минусы

Рассмотрим шесть распространенных проектов по внедрению ЭТрН в России, их слабые и сильные стороны, ограничения и выгоды.

Кейс 1

Автоматическая генерация печатного образа транспортной накладной с нанесением факсимиле подписи и печати участников грузоперевозки (отправитель, получатель, перевозчик, водитель, кладовщики, бухгалтеры и т. д.). Документами обмениваются здесь через электронные каналы связи. Но этот вариант не освобождает от передачи оригинала. Затраты на пересылку сохраняются.

Кейс 2

Автоматическая генерация печатного образа транспортной накладной с подписанием УКЭП. Документом обмениваются через электронные каналы связи, включая платформы доверенных операторов ЭДО.

Кейс 3

Комбинированный обмен бумажных документов и скан-копий, когда контрагенты с высоким уровнем автоматизации используют документы свободного формата, заверенные УКЭП, а контрагенты без автоматизации используют бумажные документы и скан-копии с отметкой о подписании УКП технологичных компаний.

Кейс 4

Все участники процесса используют в качестве транспортной накладной структурированный документ, подписывают его УКЭП и сохраняют печатную форму по формату Приложения 4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом,  а также отметками о подписании документа УКЭП. Заверяют документ «мокрой» печатью, подписью и отметкой «Копия верна».

Кейс 5

Участники процесса используют в качестве транспортной накладной несколько структурированных документов. Заверяют их в ручном или в автоматическом режиме УКЭП. С документами могут работать сотрудники, осуществляющие грузоперевозки.

Кейс 6

Всё тоже самое, что и в кейсе №5, но участники используют формат, утвержденный государством для передачи документов в ИС Министерства транспорта и последующего транзита данных в заинтересованные ФОИВы (МВД, ФНС, Ространснадзор и т. д.).

Сравним варианты реализации по принципиальным для бизнеса моментам:

В случае изменения в ходе перевозки её коммерческих условий, ЭТрН не может быть признана первичным бухгалтерским документом. Нужно дополнительное подтверждение заказчиком перевозки согласия с измененными условиями. Решение данной проблемы возможно будет найдено в рамках эксперимента по внедрению ЭТрН.

Что ограничивает внедрение ЭТрН

• Все участники должны иметь возможность обрабатывать документы (формировать, отправлять, получать). Водитель должен иметь возможность взаимодействовать с документом на погрузке.
• Необходим механизм оцифровки сопутствующих документов, например, доверенностей.
• Нельзя подписать документ в местах, где нет доступа к интернету или мобильной связи. Частично этот вопрос решает отсроченная передача документов.
• Сложные сценарии перевозок проработаны частично (перевозки с расконсолидацией, кросс-докинг и т. д.).

Выгоды внедрения ЭТрН для бизнеса

Несмотря на некоторые проблемы и сложности в реализации транспортной накладной в виде электронного документа, для бизнес-сообщества выгода от внедрения значительно выше недостатков:

• ЭТрН ускоряет бизнес-процессы и позволяет использовать производные финансовые сервисы
• Исчезает зависимость оплаты от места физического нахождения документов
• Можно проверить заранее надежность контрагентов
• Снижаются простои транспортных средств и профилактические остановки со стороны контролирующих органов
• Сокращаются затраты на хранение и пересылку документов
• Участники быстрее обмениваются документами, а процесс перевозок становится более прозрачным для всех участников

Что ждать в ближайшем будущем:

• Стандартизированный подход к передаче транспортной накладной в электронном виде
• Интеграция информационных систем участников перевозок, платформ операторов ЭДО и государственных информационных систем

Максимальный эффект от внедрения ЭТрН получат те компании, которые сейчас переводят в электронный вид документы, предшествующие перевозке, и работают с электронными закрывающими документами, включая УПД.