Электронный путевой лист: как это работает

В России ежегодно создаются до 2 миллиардов путевых листов на бумаге. Их выдают водителям общественного, коммерческого и служебного транспорта перед выходом на маршрут.

Правительство России открывает возможность перехода перевозчиков на электронные путевые листы. С 1 марта 2023 года оно официально разрешило вести путевые листы в электронном формате. Компании могут настроить процессы, обучить персонал, найти подходящее ИТ-решение для работы с электронными перевозочными документами. 

Путевые листы необходимы для следующих задач:

• Повышения безопасности на дорогах;
• Представления сотрудникам ГИБДД по их требованию;
• Контроля со стороны заказчика перевозки, что водитель прошёл необходимый медосмотр, а транспортное средство – техническую проверку;
• Подтверждения расходов на ГСМ для исчисления налогов;
• Начисления зарплаты водителям;
• Подтверждения применения водителем личного транспорта в служебных целях при выплате компенсации.

В среднем организации несут расходы на один перевозочный документ в пределах от 400 до 700 рублей, куда входят затраты на бумагу, печать, пересылку и хранение, а также ФОТ сотрудников, занимающихся из созданием, заполнением и проверкой.

Планируется, что переход на электронную форму путевых листов на 30% сократит время проставления всех отметок, а также в полной мере позволит использовать преимущества удалённых медосмотров и телемедицины. Кроме временных затрат, снижаются издержки, связанные с распечаткой, передачей, хранением документов. 

Статус электронных путевых листов

Минтранс России в среднесрочной перспективе запланировал цифровизацию 90% всех перевозочных документов на автомобильном транспорте. По словам министра Виталия Савельева, это позволит увеличить коммерческую скорость движения товаров к 2024 году практически вдвое. «Если сейчас у нас груз движется примерно 300 км/сутки, то после перевода документов в электронную форму к 2024-му груз будет двигаться как минимум 600 км/сутки», – отмечает министр.

Постепенный переход на электронные перевозочные документы в России начался 1 сентября 2022 года. С этой даты у участников рынка грузовых автомобильных перевозок появилась возможность создавать электронную транспортную накладную, электронную сопроводительную ведомость и электронный заказ-наряд с последующей их передачей в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

В марте 2023 года председатель правительства Михаил Мишустин подписал постановление о внесении изменений в правила обмена электронными перевозочными документами, которые расширяют функционал ГИС ЭПД. Теперь перевозчики в добровольном порядке могут формировать электронный путевой лист, договор фрахтования и заказ (заявку).

С 1 сентября 2023 года вступают в силу нормы закона от 29.12.2022 № 629-ФЗ, позволяющие на добровольной основе при оформлении электронного путевого листа использовать данные прохождения предрейсового и послерейсового осмотра водителей с применением телемедицины.

По мнению Минтранса, использование электронного путевого листа поможет оптимизировать бизнес-процессы, сделать их более прозрачными, как внутри компании, так и при взаимодействии с контрольно-надзорными органами, а также повысить уровень безопасности на дороге за счёт исключения человеческого фактора и верификации данных.

Что говорит закон и из чего состоит ЭПЛ

Согласно приказу Минтранса, электронные путевые листы должны содержать следующую обязательную информацию:

• Срок действия;
• Характеристику транспортного средства;
• Данные водителя;
• Вид перевозки;
• Вид сообщения;
• Данные лица, которое оформило путевой лист.

Оформление электронных путевых листов является обязанностью собственника транспортного средства. Если транспорт предоставляется по договору аренды, то путевой лист оформляет его арендодатель.

Правила также коснулись особенностей внесения даты, времени и показаний одометра. Предполагается, что их нужно записывать при выезде транспортного средства с парковочного места и по возвращению автомобиля на парковку.

Приказ ФНС России от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@ описывает требования к XML-файлам передачи по ТКС электронного путевого листа, который включает 5 обязательных файла обмена (упрощённое название – титул) а также 1 ситуационный, если транспортное средство везёт пассажиров или опасные грузы.

Обязательные титулы

Титул об обстоятельствах и особенностях рейса

Его создаёт собственник транспортного средства и подписывает усиленной квалифицированной подписью (УКЭП). Титул включает в себя сведения:

• о лице, оформившем путевой лист;
• о сроке действия путевого листа;
• о транспортном средстве;
• о водителе;
• о виде перевозки;
• о виде сообщения.

Титул с результатами предрейсового медицинского осмотра

В зависимости от схемы обмена электронными путевыми листам титул создаёт штатный медицинский сотрудник или внешняя медицинская организация, оказывающая услуги дистанционного осмотра. Титул заверяется квалифицированной электронной подписью (КЭП). Он состоит из сведений:

• о дате и времени проведения медосмотра;
• о результате медосмотра;
• о водителе (водителях);
• о медицинском работнике или о медицинской организации.

Титул с показаниями одометра при выезде с парковки

Этот титул формируется и подписывается сотрудником, который отвечает за снятие показаний с техники перед началом рейса. Например, при выезде машины с парковочного места или при приёме транспортного средства от другого водителя. Титул подписывается УКЭП и состоит из сведений:

• о дате и времени выезда с парковки или приёма транспортного средства;
• о показаниях одометра.

Титул с показаниями одометра при заезде на парковку

Его создаёт и подписывает с помощью УКЭП сотрудник, ответственный за выпуск транспортного средства на линию. Титул включает сведения:

• о дате и времени заезда транспортного средства на парковку или сдачи транспортного средства другому водителю;
• о показаниях одометра при заезде парковку.

Титул с результатом предрейсового контроля технического состояния автомобиля

Его создаёт сотрудник, ответственный за техническое состояние транспортного средства. Это может быть штатный специалист или внешняя организация. Подписание происходит с помощью УКЭП. Титул включает сведения:

• о дате и времени проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства;
• о результате проведения контроля;
• о дате и времени выпуска транспортного средства на линию;
• о должностном лице, ответственном за техническое состояние и безопасную эксплуатацию транспортного средства.

Ситуационные титулы

Титул с результатом послерейсового медицинского осмотра

Такой титул подписывает УКЭП медицинский сотрудник. В зависимости от схемы обмена ЭПЛ, медицинский работник может быть штатной единицей или внешним специалистом. Титул состоит из сведений:

• о дате и времени проведения медицинского осмотра;
• о результате проведения медицинского осмотра;
• о водителе (водителях) транспортного средства;
• о медицинском работнике или медицинской организации.

Как работать с электронными путевыми листами

С электронными путевыми листами в своей работе сталкиваются следующие стороны обмена данными:

• Собственник транспортного средства. Он поэтапно оформляет все титулы ЭПЛ в личном кабинете сервиса для работы с электронными перевозочными документами.
• Оператор ИС ЭПД. Компания-оператор предоставляет сервис для работы с ЭПЛ, контролирует правила обмена электронным путевым листом и проверяет данные на соответствие формату, а также отправляет созданные титулы ЭПЛ в ГИС ЭПД. При успешной регистрации путевого листа в ГИС – возвращает QR-код для предъявления контрольным организациям.
• ГИС ЭПД. Государственная система контролирует корректность электронных документов, переданных от ИС ЭПД; проверяет валидность электронной подписи; устанавливает статус обработки документов; хранит ЭПЛ; передаёт информацию в федеральные органы власти.

Чтобы оформлять путевые листы в электронном виде, нужно заключить договор с оператором ЭДО, входящим в реестр операторов ИС ЭПД при Минтрансе России. Например, компания Ediweb является одним из таких операторов.

Самостоятельно разрабатывать формы электронных бланков путевых листов не нужно. Электронные путевые листы заполняются в электронном сервисе или приложении оператора. Формат электронного путевого листа разрабатывает ФНС России

Несмотря на кажущуюся сложность процессов, в электронном виде всё проходит быстро. Обмен данными осуществляется мгновенно, подписание документов – за пару кликов. Специальной технической подготовки для работы с электронными путевыми листами не требуется. Обеспечение всей логики создания и обработки файла, маршрута прохождения документа между сотрудниками берёт на себя оператор ЭДО.

1. Компания-перевозчик создаёт электронный путевой лист и заполняет нужные поля документа;
2. Медработник ставит в ЭПЛ отметку о прохождении предрейсового осмотра водителя;
3. Механик проверяет автомобиль, заполняет нужные поля и подтверждает прохождение предрейсового осмотра транспортного средства;
4. Записываются данные одометра;
5. Логист, бухгалтер или другой ответственный сотрудник подписывает весь путевой лист и отправляет его через оператора ЭДО в ГИС ЭПД;
6. ГИС ЭПД проверяет корректность и полноту заполненных данных в ЭПЛ, после чего присваивает электронному путевому листу уникальный идентификатор. Номер сообщается грузоперевозчику;
7. После завершения рейса механик фиксирует показания одометра, а при пассажирских перевозках и перевозке опасных грузов медработник ставит отметку о проведении медосмотра;
8. Через оператора ЭДО перевозчик отправлял закрытый ЭПЛ в ГИС ЭПД.

Во время самого рейса электронный путевой лист находится в мобильном приложении у водителя и доступен, даже если на трассе отсутствует связь и интернет.

При контроле на дорогах водителю достаточно показать QR-код или визуальный образ документа, проверив которые сотрудник ГИБДД получит нужную информацию о путевом листе. Эти процессы тестировались государственными ведомствами во время эксперимента по запуску ЭПД.

Что потребуется для внедрения ЭПЛ

Кроме соглашения с оператором ЭДО и получением доступа к сервису для работы с электронными перевозочными документами, компании нужно озаботиться следующим:

• Электронные подписи для сотрудников, участвующих в подписании электронных путевых листов на различных этапах;
• Устройства для обработки ЭПЛ: ПК, планшеты, смартфоны (в зависимости от рабочего места сотрудника) в кабинете, гараже или кабине грузовика.

На начальном этапе проекта внутри компании рекомендуется провести тестирование нововведения с привлечением небольшого числа водителей и транспортных средств. Это позволит испытать на практике механизмы работы с ЭПЛ, не ломая текущих бизнес-процессов.

После проведения «пилота» можно приступить к масштабированию через подготовку и обучение всего персонала, начав постепенный переход с бумажных путевых листов на электронные.