RPA роботизация бизнес-процессов: какие процессы стоит роботизировать прямо сейчас
Один из барьеров внедрения RPA — недостаточная информированность компаний о возможностях роботизации бизнес-процессов. В статье мы делимся ключевыми фактами о роботизации в России и в мире, рассказываем, что нужно автоматизировать при работе с данными в цепочках поставок, и какой эффект ждать.
О трендах
Роботизация бизнес-процессов — один из главных трендов в мире и в России. Согласно отчёту Grand View Research, к 2027 рынок автоматизации достигнет 25,66 млрд долларов США, при этом среднегодовой темп роста составит 40,6% в течение прогнозируемого периода.
Ключевая потребность организаций в RPA по данным Grand View Research — автоматизация структурированных процессов. Компании роботизируют взаимодействие с контрагентами и клиентами, закупочные процессы, обработку заказов, агрегирование отчётов.
В России по данным KPMG, с 2017 по 2019 год количество компаний, которые тестируют или уже внедрили RPA, увеличилось в 2 раза. Чаще всего роботизированную автоматизацию используют компании в телекоммуникационной и металлургической индустрии (100% и 83% компаний внутри исследуемой индустрии), нефтегазовой отрасли (60%), банки и финансовые институты (53%). В розничной сфере RPA используют 40% компаний.
Основные направления RPA в российских компаниях
-
Финансы и бухгалтерия
-
Операционные задачи
-
HR
-
Обслуживание клиентов
-
Закупки
Наибольший эффект от роботизации оценивают в телеком-компаниях, где один робот заменяет 10 полных штатных единиц. В розничных компаниях роботизация позволяет сократить чуть меньше — 8 штатных единиц.
Какие процессы роботизировать
Чаще всего компании роботизируют документооборот, подготовку отчётов, сбор и обработку информации, миграцию данных между системами. Например, автоматическая передача данных из 1С на платформу ЭДО снижает ручной труд: не нужно работать в двух интерфейсах и переносить данные из одной системы в другую.
По опыту Ediweb производители, дистрибьюторы и торговые компании в первую очередь автоматизируют обработку, подписание, передачу и хранение электронных документов, используя внешние интеграционные системы. Рассмотрим типичные ситуации на примере клиентов Ediweb, когда использование возможностей интеграционной системы позволяет автоматизировать до 80% типовых бизнес-процессов, связанных с электронным документооборотом.
Подписание документов
Роботизация подписания документов ускоряет обработку заказов и снижает нагрузку на бэк-офис. Если компания-дистрибьютор проводит 10 000 отгрузок, ей нужно проверить и подписать 10 000 первичных документов. Без автоматизации сотрудники вручную выгружают документы из учётной системы, загружают их на платформу оператора электронного документооборота, проверяют и подписывают каждый документ в отдельности. Это долго и не исключает ошибок.
Процесс подписания можно роботизировать. Интеграционная система по заранее определённому сценарию заберёт документ из ERP, проверит корректность его структуры и содержащихся данных, подпишет и отправит нужному контрагенту. Сотруднику легко контролировать, подписан документ или отклонён. В результате заказы обрабатываются автоматически.
На подписание одного электронного документа человеком в традиционном веб-интерфейсе уходит до 5 секунд, робот сокращает время до десятых долей секунды. На обработке 10 000 документов можно сэкономить до 10 часов времени сотрудника.
Сверки
Сверки взаиморасчётов помогают выявить задолженность и договориться с контрагентами о её погашении. Бухгалтерии без автоматизации приходится проводить сверки вручную. Даже, если в компании внедрён ЭДО, процесс долгий: нужно найти по каждому входящему документу информацию о приёмке и сравнить документ с проведённой приёмкой. К тому же ручная сверка не избавляет от ошибок.
Если компания занимается сверками бумажных документов, роботизировать процесс получится только после их перевода в электронный вид. Если компания уже использует ЭДО, разумно использовать интеграционные системы и шины. Выглядеть процесс автоматизированных сверок может так:
После получения УПД данные о входящих поставках поступают из ERP в интеграционную систему. С помощью роботизации она сверяет информацию о поступлениях, условия поставки и актуализирует статус документов. Сверки настраиваются по различным сценариям: можно сверять данные по товарам, количеству, цене, пустым полям, которые должны быть заполнены по формату ФНС и т. д. В зависимости от выявленных отклонений система может применить тот или иной алгоритм действий: отправить документ на корректировку, переслать контрагенту.
В среднем роботизация сокращает время на проведение сверок на 60-70%, количество ошибок при этом стремится к нулю.
Трансформация документов
Крупный бизнес, использующий на территории России информационные и учётные системы от зарубежных вендоров, часто сталкивается с проблемой. Cистемы не поддерживают строгие ФНС-стандарты документов в электронном виде. Чтобы переводить десятки тысяч документов из одного формата в другой, приходится либо переносить данные вручную между интерфейсами, либо дорабатывать учётную систему, а это большие экономические и временные затраты. Роботизированная трансформация документов упрощает задачу.
Другой частый кейс — паллетные этикетки. Обычно информация с кодом этикетки формируется в складской системе, а уведомление об отгрузке — в ERP. Контрагенту нужно отправить уведомление об отгрузке, содержащее код этикетки. Переносить руками данные нецелесообразно — проще передать процесс роботу. Система автоматически подгрузит новое поле в уведомление об отгрузке и трансформирует файл в нужный формат.
Сбор данных для отчётов
Регулярная потребность производителей и дистрибьюторов — срезы по трафику электронных документов, которыми обмениваются контрагенты. По этим данным формируются отчёты о суммах и интенсивности продаж, остатках товаров у покупателей. Регулярные срезы данных помогают отслеживать задолженность контрагентов или поставщиков, которые поставляют бракованную продукцию, и быстро принимать решения.
Для примера: ритейлер регулярно получает на склады своих торговых точек определённый процент боя или бракованной продукции, но не может быстро проанализировать ситуацию на местах без инвентаризации: с какой частотой приходит товар, от кого, куда и в каком объёме. Если начать разбираться, потребуется поднимать данные, сводить, искать расхождения.
Сбор, консолидацию и обработку данных можно роботизировать, чтобы на их основе автоматически формировать отчёты по заранее определённому графику. Роботы могут сравнить данные из EDI-сообщений DESADV (уведомление об отгрузке) и RECADV (уведомление о приёмке) и отметить расхождения в отчёте.
Архивация
Каждая налоговая проверка — боль бухгалтера, которому нужно из десятков тысяч документов о проведённых поставках отобрать те, которые запрашивает ФНС. Сделать это быстро не получится, особенно, если у компании несколько филиалов, и данные хранятся в разных системах.
Проблему решает организация электронного архива и автоматизация работы с архивными данными с помощью интеграционной системе. По заранее настроенной логике нужные документы автоматически отправляются в архив по статусу «завершено». Чтобы сократить время на поиск файлов, настраиваются фильтры: по сумме, контрагенту, ИНН, статусу документа. В результате, когда ФНС запрашивает пакет документов за прошедший период, всё, что требуется: сформировать запрос по фильтрам и выгрузить архив.
Эффект от роботизации
Ценность внедрения роботизации бывает не очевидна компаниям, которые только начинают внедрять электронный документооборот или автоматизируют процессы частично. Вот несколько примеров эффекта роботизации, в которых компании начинали с малого: автоматизировали только часть процессов. Даже такой подход позволил сократить ошибки, затраты на содержание штата и повысить эффективность работы.
- Сокращаются ошибки: федеральная торговая сеть внедрила EDI-сообщение DESADV (уведомление об отгрузке) — на 50% сократила ошибки с помощью автоматической сверки первичных документов поставщика и приёмки покупателя.
- Снижаются затраты на ФОТ операционистов и бухгалтеров: поставщик сегмента FMCG внедрил EDI-сообщение ORDERS — в 3 раза сократил затраты на содержание штата, который обрабатывал 10 000 входящих заказов в месяц.
- Повышается скорость работы: деловые партнёры внедрили автоматическое заполнение полей в транспортной накладной — тратят на 30% меньше времени на разгрузку.
Полезные материалы по темеЗапись вебинара «Автоматизация бизнес-процессов в нефтегазовой отрасли»
