Как перейти на ЮЗДО: 5 шагов

Вводная инструкция для тех, кто только планирует перейти на ЮЗДО. Разбираем азы: что такое электронная подпись, какие виды ЭП бывают, как перейти на ЮЗДО по шагам, преимущества и выгоды.

Что такое ЮЗДО

Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО или ЮЗДО) — обмен электронными документами, которые имеют полную правовую силу и однозначно признаются всеми участниками документооборота, в том числе государственными органами. ЮЗЭД подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью.

Что такое электронная подпись

Электронная подпись (ЭП) — аналог собственноручной подписи и печати на бумажных документах. Участники документооборота подписывают ЭП электронные документы.

Электронная подпись придает юридическую значимость документам. Существует простая электронная подпись и усиленная (квалифицированная и неквалифицированная).

• Простая электронная подпись (ПЭП) подтверждает факт подлинности владельца. Пример ПЭП — код доступа в онлайн-банк или другой сервис. ПЭП равнозначна обычной подписи, имеет юридическую силу, но обладает низкой степенью защиты.

• Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — цифровой аналог собственноручной подписи. КЭП подходит для ЮЗДО, для участия в электронных торгах, для доступа к государственным системам и порталам вроде госуслуг. 

• Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) используется для внутреннего и внешнего ЭДО. Она идентифицирует личность владельца и позволяет проверить, вносили ли в файл изменения после его отправки. НЭП имеет среднюю степень защиты. 

Чтобы использовать электронную подпись в ЮЗДО, нужно получить сертификат электронной подписи. Его получают в УЦ (удостоверяющем центре). Для выдачи сертификата квалифицированной ЭП (КЭП), удостоверяющие центры проходят аккредитацию в Минкомсвязи РФ и получают лицензию в ФСБ. Документ, подписанный КЭП, равнозначен документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью согласно федеральному закону №63-ФЗ «Об электронной подписи».

С чего начать переход на ЮЗДО

Перед тем, как перейти на ЮЗДО, нужно понимать, какие потребности переход закроет, и донести ценности участникам процесса. Бывает так, что не все клиенты и контрагенты компании хотят переходить на электронный документооборот. Например, торговая сеть хочет перейти на ЮЗДО, а поставщики не хотят потому, что не понимают ценности. Шаги, которые помогут облегчить контрагентам переход:

1. Расскажите о возможностях, которые они получат после перехода: ЭДО избавит от рутинной работы с бумагой, ускорит обмен.

2. Обучите сотрудников компании и контрагентов. Расскажите, как устроен новый процесс, выслушайте обратную связь и доработайте процесс, если нужно. Внедряйте электронный документооборот постепенно. Например, переводите контрагентов группами. 

Опасаться перемен — нормально. Сначала вы, возможно, столкнетесь с трудностями, но постепенно из месяца в месяц увидите результаты: сократятся часы работы сотрудников, которые тратили время на подготовку бумажных аналогов, снизите затраты на бумагу и её хранение. 

Как перейти на ЮЗДО

Шаг 1. Определить, какие документы переводить в электронный вид

Обычно в электронный вид переводят документы, которыми пользуются чаще всего: счета на оплату, закрывающие УПД (универсальный передаточный документ), электронные договоры. 

Шаг 2. Определить процесс ЭДО

Посмотрите, какую схему документооборота в компании вы используете сейчас: какие сотрудники задействованы в процессе, сколько человек подписывают документы, кто согласовывает, кто архивирует. Так вы поймёте, что нужно перевести в электронный вид в первую очередь, на каком этапе возникают сложности, и что потребуется от системы ЭДО и оператора.

Как обычно выглядит процесс ЭДО

Допустим, вы — продавец товаров, и предлагаете покупателю обмениваться электронными документами. Вы заключаете договор с оператором ЭДО, потому что без него не сможете обмениваться электронными документами. Затем вы начинаете работать по организованному процессу. Например, одна торговая сеть организовала ЭДО и EDI-обмен (EDI — стандартизированные электронные сообщения для обмена информацией) с поставщиками, чтобы ускорить отгрузку товаров. Рабочий процесс выглядит так: 

Шаг 3. Выбрать решение: интеграция или веб-сервис

Для передачи документов можно использовать веб-сервисы операторов ЭДО или интегрировать существующие системы в компании с операторами. Компаниям с небольшим количеством документов, до 100 экземпляров, подходят веб-сервисы. Компаниям, где документооборот исчисляется десятками тысяч документов, удобнее использовать интеграцию систем оператора ЭДО с внутренней ERP или другой системой. 

Шаг 4. Выбрать оператора ЭДО

Чтобы выбрать оператора, проанализируйте, с кем уже работают ваши контрагенты. Скорее всего вы составите список из  3-4 ключевых операторов. Тогда понадобится роуминг — технология передачи EDI-сообщений и юридически значимых документов между абонентами разных провайдеров.

Сравните плюсы и минусы решений, тарифы на передачу документов, удобство использования веб-сервиса, стоимость и варианты интеграций. Не все операторы предоставляют интеграционные решения, имейте это в виду. 

Шаг 5. Подключить контрагентов

Не все компании готовы работать по ЭДО. Кто-то не увидел в этом ценности, кто-то не готов менять старые привычки. С июня 2020 года мы в Ediweb перевели 85% клиентов на электронные УПД в несколько этапов: 

• Организовали процесс электронного обмена, чтобы сотрудники тратили меньше времени на обработку документов.

• Разработали инструкции для контрагентов.

• Разослали письма о том, что переходим на новый формат работы, рассказали, как он устроен.

• Обработали обратную связь и вопросы. Этот этап занял больше всего времени потому, что мы помогали клиентам разобраться с новым процессом.

• Доработали функционал платформы и наладили процесс.

Результаты перехода

• 85% клиентов получают и подписывают УПД в электронном виде.

• На 200 часов меньше тратит бухгалтерия на подготовку документов.

• 0 часов тратит бухгалтерия на обработку входящей корреспонденции.

• До 0% сократились случаи потери документов.

Преимущества ЮЗДО

Скорость передачи документов 

В среднем передача документов почтой занимает 7-10 дней. Для многих бизнес-процессов оригиналы критически важны, например, для грузоперевозок. ЭДО ускоряет передачу информации до 90% за счёт электронного подписания и мгновенной пересылки, а потери документов сокращаются до 0%.

Экономия времени и финансов 

Чтобы отправить документ, необходимо заплатить за бумагу, краску принтера, конверт, почтовый или курьерский сервис.  Это только финансовые расходы, но есть ещё время офис-менеджера и бухгалтера. ЮЗДО помогает экономить на печати, копировании, отправке и хранении до 70-80% расходов, сокращает нагрузку на работников на 15-20%. 

Архив 

ЮЗДО освобождает от содержания бумажного архива, а документы всегда хранятся на сервере — доступ к ним можно получить в любой момент. 

Подключитесь к ЭДО за 0 рублей

Подключитесь к платформе CorePlat без абонентской платы. Отправляйте любые электронные документы через веб-платформу или интеграцию. Платите только за отправленные документы.