Как оформить электронную транспортную накладную
С марта 2022 года участники грузоперевозок могут передавать транспортные накладные в электронном виде — формат и порядок обмена утверждён федеральными органами. Рассказываем, как оформить ЭТрН:
— кто оформляет ЭТрН;
— в каких случаях нужно и не нужно оформлять накладную;
— файлы обмена ЭТрН, зачем нужны, кто подписывает.
Кто оформляет ЭТрН
ЭТрН оформляет грузоотправитель, либо лицо, осуществляющее погрузку в ТС, в редких случаях — экспедитор. Разберём на примерах.
- Оформляет грузовладелец. Грузоотправителем может быть грузовладелец. Например, консервный завод сам находит перевозчика, оформляет груз и отправляет грузополучателю. Он же и оформляет ЭТрН.
- Оформляет тот, кто отгружает груз. Тот же завод передаёт грузы 3PL-оператору, который развозит грузы покупателям завода. В таком случае оформляет ЭТрН представитель склада 3PL-оператора, который отгружает груз.
- Оформляет экспедитор. Бывает так, что завод нанимает экспедитора, который организовывает перевозки, принимая груз во владение. Тогда грузоотправителем и подписантом ЭТрН является экспедитор.
Когда не нужно оформлять ЭТрН
ЭТрН не нужно оформлять, если нет договора перевозки груза. Это происходит, когда грузовладелец перевозит груз и не нанимает перевозчика. Допустим, у завода есть автопарк с водителями, которые развозят грузы покупателям. В таком случае договора перевозки нет, ЭТрН оформлять не нужно, но нужно оформить другие документы, которые подтвердят затраты на перевозку. Например, путевой лист
Бывают отдельные виды грузов, например, алкоголь, при перевозке которых нужно оформлять товарно-транспортную накладную.
Как выглядит ЭТрН
ЭТрН — юридически-значимый документ, аналог бумажной транспортной накладной. Состоит из 8 файлов обмена (титулов):
- четырёх обязательных, которые формируют базовый сценарий: погрузку и выгрузку;
- двух дополнительных, которые заполняются, когда происходит переадресация, смена водителя и/или транспортного средства;
- двух опциональных, которые грузоотправитель и перевозчик заполняют, если хотят использовать документ в качестве первичного учётного. Тогда не придётся дополнительно заполнять УПД.
| Ситуация | Файл обмена | Сведения | Подпись |
|---|---|---|---|
| Погрузка |
Т1 | Об участниках перевозки, условиях договора, транспортном средстве и водителе, о грузе и сопроводительных документах. | УКЭП грузоотправителя или лица, ответственного за погрузку. |
| Т2 | О состоянии груза на приёмке. | ПЭП водителя, УКЭП перевозчика. | |
| Выгрузка | Т3 | О приёме груза от перевозчика, фактических характеристиках принятого груза и обстоятельствах приёмки. | УКЭП грузополучателя или уполномоченного на подписание от имени грузополучателя. |
| Т4 | О передаче груза получателю. | ПЭП водителя, УКЭП перевозчика. | |
| Изменение финансового состояния перевозчика и грузополучателя | Т5 | О выполнении перевозки, стоимости, порядке расчёта. | УКЭП перевозчика. |
| Подтверждение факта изменения финансового состояния перевозчика и грузоотправителя. | Т6 | Об изменении финансового состояния перевозчика и грузоотправителя в результате выполнения перевозки. | УКЭП грузоотправителя. |
| Переадресация | Т7 | Об изменении конечного пункта доставки и (или) сведения о новом грузополучателе. | УКЭП перевозчика. |
| Смена водителя и/или ТС | Т8 | О замене водителя или ТС. | УКЭП перевозчика. |
После того, как грузополучатель подписал первый файл обмена, оператор ЭДО передаёт документ в ГИС ЭПД. Система проверяет формат, данные и присваивает идентификационный уникальный номер. После этого файл обмена попадает к участникам перевозки.
Где оформлять ЭТрН
Участники обмена оформляют и передают ЭТрН через операторов ЭДО в ГИС ЭПД. В перспективе оператор должен будет числиться в специальном реестре Минтранса.
Есть три способа оформления через оператора:
- заполнять все данные вручную на платформе ЭДО;
- заполнять в автоматическом режиме, если настроена интеграция между учётной системой и платформой ЭДО;
- заполнять заявки на перевозку на платформе оператора или в учётной системе, затем — на основе заявки в пару кликов формировать ЭТрН.
Как оформлять ЭТрН через Ediweb
Логистическая платформа DropCat помогает управлять логистическим процессом от выбора контрагента и согласования условий перевозки до контроля маршрутов и передачи документов.
Платформа состоит из веб-сервиса и мобильного приложения для водителей, через которые участники перевозок могут создавать, подписывать и передавать электронные транспортные накладные.
Как подключиться к платформе:
- Оставьте заявку.
- С вами свяжутся наши эксперты, расскажут о вариантах работы на платформе, помогут определить сценарий обмена ЭТрН в вашей компании и предложат интеграционное решение для учётной системы.
- После интеграции мы запустим пилотное тестирование с вашими реальными контрагентами, а затем поможем массово подключить контрагентов и запустить проект в продуктивную среду.
Платформа участвует в предпромышленной эксплуатации ГИС ЭПД.
