Как сократить расходы на интеграцию в ЭДО-проектах

Предприятия, которые внедряют электронный документооборот или уже запустили ЭДО, неизбежно сталкиваются с доработками учётных систем и высокими затратами на поддержание взаимодействия между платформами ЭДО и внутренними системами. Рассказываем, как можно снизить издержки на интеграцию и найм специалистов-разработчиков.  

Для интеграции в ЭДО-проектах обычно используют: 

Коннекторы  

Стандартные коннекторы или модули, например, для 1С, соединяют внутренние системы с платформами ЭДО. Они позволяют работать с электронными документами и EDI в привычном интерфейсе учётной системы, позволяют автоматически выгружать и загружать данные. Коннекторы сокращают затраты на доработку учётной системы и быстро устанавливаются — на этом плюсы заканчиваются.  

Чаще всего коннекторы и модули — экономные «коробочные» решения с минимальным функционалом. Решение придётся подстраивать бизнес-процессы под навязанную разработчиком логику или нести дополнительные расходы на кастомизацию.  

Коннекторы подходят небольшим компаниям, где одну учётную систему нужно соединить с одной-двумя платформами ЭДО. Если у компании несколько филиалов с учётными и информационными системами разных версий и несколько операторов ЭДО, коннектор не подойдёт. Каждую систему потребуется соединять с каждой платформой. Это отнимет много времени, а расходы на постпроектную поддержку такого «зоопарка» будут высокими.  

Собственная разработка   

Минусы «коробочных» коннекторов решает индивидуальная разработка, когда для реализации крупного ЭДО-проекта компания нанимает в штат команду аналитиков, разработчиков, архитекторов, тестировщиков. В этом случае можно на старте спроектировать логику работы интеграционного решения, определить процессы, которые будут автоматизированы, цифровизовать их без коренного изменения.  

Очевидный плюс — мягкий переход от работы в ручном формате к автоматизированным процессам и постоянная внутренняя техническая поддержка. Ключевой минус — критически высокие расходы и время реализации от нескольких месяцев до нескольких лет.  

Интеграционная система  

Оптимальный вариант — готовое, но гибкое интеграционное решение. Это может быть интеграционная платформа, middleware-решение или ESB-шина. На западном рынке есть Seeburger, Oracle ESB, IBM ESB, а на российском, например, LinkServer.  

Плюсы: компании не несут расходы на собственную разработку и поддержку, могут автоматизировать до 80% типовых бизнес-процессов, связанных с электронным документооборотом.  

Рассмотрим три типовых ситуации, когда интеграционная система позволит снизить затраты на запуске ЭДО-проекта.  

Ситуация №1: «Внедрили ЭДО, но степень автоматизации низкая»    

• Долгая обработка данных. Если трафик электронных документов несколько тысяч единиц в месяц, стандартные коннекторы и модули могут не справляться с обработкой документов: растёт время процессинга, происходят сбои и ошибки.  

• Полуавтоматический режим обработки данных. Если нет интеграции, сотрудники работают одновременно в нескольких интерфейсах — в веб-кабинете платформы ЭДО или в своих внутренних системах и тратят больше времени. 

• Отсутствие единого электронного архива. Если компания работает с несколькими платформами ЭДО, архив данных хранится на сервере каждой из них. Делать выгрузку для налоговой в таком случае неудобно и долго. Предположим, из 10 000 документов нужно выгрузить 100. Сотрудник ищет каждый из 100 документов на платформе оператора и выгружает его.   

Как снизить затраты? 

Автоматизировать типовые процессы: подписание документов, сверки, архив.   

• Скорость обработки данных. Интеграционная система позволяет передавать и обрабатывать документы за считанные минуты. На обработке 10 000 документов можно сэкономить до 10 часов одного сотрудника. 

• Автоматическое подписание и сверки. С помощью интеграционной системы можно настроить различные сценарии автоматических сверок и подписания документов. Из ERP данные будут поступать сразу в интеграционную систему. После сверки в зависимости от отклонений система применяет определённый алгоритм: отправляет документ на корректировку или пересылает контрагенту. Подписание происходит аналогично: система сама заберёт документ из ERP, подпишет и отправит на платформу оператора. Если корпорация или холдинг использует несколько сертификатов электронной подписи, решение будет особенно актуально. Реализовать такую возможность, например, в SAP, долго и дорого. Внедрить интеграционную шину с модулем автоподписания быстрее и дешевле. Модуль экономит время при подписании, затраты снижаются.   

• Электронный архив. Его можно реализовать локально или в облаке, обеспечив доступ к документам с удобным интерфейсом и поисковыми фильтрами (по сумме, контрагенту, ИНН). При использовании интеграционного решения можно загрузить реестр номеров и автоматически найти нужные документы.  

Ситуация №2: «Сложно связать SAP и 1С»  

Иногда компании вынуждены интегрировать SAP и 1С между собой. Например:  

• Головной офис корпорации за рубежом использует SAP, российские филиалы работают в 1С. В этом случае корпорация не может работать в рамках глобальной SAP с российскими контрагентами и госорганами без сложных доработок, а иногда это противоречит политике международных холдингов.   

• Компания активно развивается в регионах, но у каждого филиала своя учётная система, и компания принимает решение перейти на новое программное обеспечение.  

В обоих случаях корпорации несут расходы на доработку SAP под российскую специфику. При этом международные компании сталкиваются с ещё одной серьезной проблемой: подписание и хранение электронных документов должно происходить через оператора ЭДО в России.   

Глобальная учётная система не может принимать данные из других учётных систем и формировать документы в ФНС. По разным оценкам, затраты на внедрение и поддержку SAP исчисляются десятками и сотнями тысяч долларов, внедрение в крупном холдинге отнимает несколько лет. Не все компании готовы к таким затратам.   

Как снизить затраты? 

Вынести обработку данных во внешний контур с помощью интеграционного решения, которое возьмёт на себя лёгкое соединение с каждой из ERP, а также обработку и маршрутизацию документов. 

Пользователь работает с данными в интерфейсе SAP. Учётная система обращается к серверу интеграционного решения, который находится на территории РФ. Далее происходит подписание документов и отправка их на платформу ЭДО нужному контрагенту.  

Ситуация №3: «Много операторов ЭДО — много соединений»    

Даже, если учётная система одна, а объём документов невысокий, компания может работать с несколькими провайдерами ЭДО. Сэкономить на поддержке и доработке интеграционных соединений в таком случае оптимально с помощью интеграционной системы.   

Даже работая с 3-4 операторами, необходимо поддерживать логику и форматы работы каждой платформы ЭДО: внедрять и поддерживать каждый интеграционный модуль в отдельности.   

Если в законодательстве произойдут перемены, например, появится новый формат документов, придётся дорабатывать все системы. Когда в компании, условно, функционируют три учётных системы (одна глобальная, и две региональных), две платформы провайдера и шесть интеграционных модулей, — затраты на поддержку вырастают в разы.   

Как снизить затраты?  

Если компания находится на этапе внедрения ЭДО, можно сразу отказаться от внедрения нескольких интеграционных модулей и использовать мультипровайдерный коннектор как единый канал связи. Иногда используют два канала связи, если в компании работают с SAP и 1C. Коннектор подписывает документы и распределяет по платформам оператора по GLN-номеру.   

Итоги 

1. Типовые коннекторы для ERP не подходят, если предполагается сложная логика работы с документами, подстройка под существующие процессы. Альтернатива — интеграционные шины и системы, которые гибко подстраиваются под требования проекта и сокращают число интеграций.  

2. Если нужно сократить сроки проекта, оптимально использовать готовое интеграционное решение. В этом случае можно внедрить ЭДО за несколько недель. Разработка «с нуля» займёт от полугода до нескольких лет без гарантии результата.

3. Больше автоматизированных процессов — больше экономии. Недостаточно перевести документооборот в электронный вид, оставив обработку этих данных ручной. Кумулятивный эффект достигается за счёт цифровизации типовых и рутинных процессов работы с документами.