Интеграция EDI и ЭДО. Про что нужно знать

Веб-интерфейс любого облачного решения для электронного документооборота удобен, когда самих документов мало, не более нескольких сотен в месяц. При значительных объёмах, исчисляемых тысячами и десятками тысяч документов, нужна интеграция между учётной системой и платформой для EDI/ЭДО. Это необходимо для автоматического обмена данными.

Но передача электронных документов без участия человека – не единственная цель интеграция. Существуют проблемы совместимости форматов и конвертации данных, подписания большого количества документов, их архивирования, проведения автоматических сверок между ними, а также вопрос подключения разных провайдеров и ERP-систем. Требования рынка требуют большей степени автоматизации, чем это было ещё несколько лет назад. 

Список основных задач, которые нужно решить при автоматизации документооборота:

• Передаваемые документы должны быть легитимными – для этого их нужно заверять электронной подписью
• Для ряда документов требуется обеспечение строгого соответствия стандартам ФНС
• Документы нужно хранить в течение установленного законом срока (не менее 5 лет), желательно на своём сервере и с созданием копий
• Типовые и рутинные действия сотрудников при работе с большим массивом документов и данных следует минимизировать

Не забываем про электронную подпись

При интеграции внешнего электронного документооборота с контрагентами необходимо решить задачу простановки на курсирующие документы электронной подписи (ЭП). Генерацией ЭП занимаются специальные программы, получившие лицензию в ФСБ. Традиционно популярна «КриптоПро», имеющая разные версии под разные задачи.

Одной из задач грамотной интеграционной системы является обеспечение программного подписания – связь напрямую с «КриптоПро» и простановка подписи без рутинных действий сотрудника. Интеграционная система должна уметь брать на себя задачи работы с подписанием, а не подвергать доработке ERP-систему. В проектах внешнего документооборота может применяться как полностью автоматический процесс, так и создание маршрута согласования, когда один или несколько сотрудников одобряют подписание электронных документов прежде, чем оно будет выполнено.

По различным измерениям, подписание одного документа на онлайн-сервисах составляет 1-3 секунды, тогда как программно, без участия браузера, за то же время можно подписать около 250 документов.

Учитываем требования налоговой

Для отдельных видов документов существуют стандарты ФНС, регламентирующие их формат в точности до конкретных наименований xml-полей, а также до необходимых технических квитанций по документу, тоже требующих соблюдения формата и простановки электронной подписи. Соблюдая требования ФНС, становится возможным сдавать первичные документы в электронном виде.

Качественная интеграционная система должна:

• Уметь конвертировать используемые в ERP форматы выгрузки/ загрузки в требуемые от ФНС. Если каких-либо данных недостает, то интеграционная система должна их загружать, например, из каталогов.
• Уметь автоматически генерировать квитанции ФНС в точном соответствии с форматом и подписывать их сразу же, используя программное подписание. 

Автоматическое приведение к стандартам ФНС позволит получить выгоду избавления от бумаги, а автогенерация квитанций позволит разгрузить работу сотрудников, которые могут тратить на это значительное время, если дать им подписывать квитанции вручную.

Думаем о хранении данных

Переводя внешние документы в электронный вид, необходимо позаботиться и об их архивации. Каждая налоговая проверка требует срочного поиска документов, а потеря или несвоевременность ответа на запрос могут стоить штрафных санкций или спровоцировать более масштабные проверки.

Электронный архив рекомендуется располагать на своих серверах – так можно самим регулировать и срок хранения, и доступ к архиву, и выделяемые мощности. Электронный архив документов лучше всего делать как отдельный модуль интеграционной системы. Если через систему интеграции проходят все внешние документы, то момент их перемещения можно сохранять все файлы и историю в архив.

Немаловажным моментом стоит удобная организация интерфейса архива. Идеально, если есть возможность задать фильтры по номерам, датам, названиям и ИНН контрагентов, точке доставки/отгрузки, функциональному статусу документов и т. д. Полезным дополнением станет поиск по задаваемому списку – когда электронный архив может автоматически «пройтись» по реестру документов, каждый найти и выгрузить. 

Разбираемся с провайдерами электронного документооборота

Специфика интеграций состоит в том, что, независимо от количества подключённых ЭДО-провайдеров, все документы должны курсировать одним потоком и по одной логике. Для конечного пользователя должно быть всё равно, какому провайдеру отправится документ или от какого провайдера он пришёл – интеграционная система должна обеспечивать единый интерфейс. Иначе работа с каждым провайдером будет вестись в своём отдельном окне, что неизбежно породит путаницу и ошибки.

Соединяясь с необходимым провайдером, интеграционная система должна поддерживать независимость каждого отдельно взятого коннектора, чтобы в случае сбоя одного соединения это не повлекло за собой остановку всей работы с внешним ЭДО. Необходимо поддерживать как варианты файловой передачи, так и соединения через вызов API-методов платформы ЭДО-провайдера.

Подключаем внутренние сервисы

Как интеграционная система подключает нескольких ЭДО-провайдеров, так она в идеале должна содержать уметь соединяться сразу с несколькими ERP-системами, а возможно, и внутренними сервисами. Даже если у пользователя всё построено в единой корпоративной системе, никогда не известно, что будет через год или два.

Интеграцию нескольких ERP рекомендуется проводить как подключение нескольких источников данных, не зависящих друг от друга через некий центральный шлюз. В этом случае возможна настройка обмена служебными данными между самими учётными системами. Это позволяет решить многие задачи оптимизации, например, автоматическое и быстрое согласование изменений одного и того же документа между ERP, то есть двунаправленную синхронизацию.

Автоматизируем то, что возможно

Минимизировать доработки ERP-системы и повысить общее качество работы с электронными документами помогают дополнительные проверки на этапе транспорта данных. 

Заранее зная большинство проверок, касающихся форматов, состава полей или обязательных данных, можно «вшить» такие проверки на каждый поступающий документ от контрагента. Лучше всего настроить генерацию ответных сообщений с результатами найденных ошибок.

Отдельного внимания заслуживают проверки состава документа с точки зрения бизнеса. Например, достаточно популярным кейсом является проверка входящих документов по поставкам на соответствие результатам приёмки. Не во всех ERP-системах существуют такие встроенные механизмы. В таком случае данные проверки можно встроить в саму систему интеграции, обеспечивая для пользователя интерфейс контроля результатов проверки. Это может сильно снизить степень ручного труда, а также повысить оперативное информирование поставщиков через сообщения обратной связи