Интеграция и автоматизация: как EDI-решения позволяют упростить работу с большим объёмом документооборота

Существует только один надёжный способ снизить издержки и трудозатраты компании при большом трафике электронных документов — это интегрировать свою учётную систему с платформой электронного документооборота. Впрочем, автоматизация рутинных действий — не единственный плюс интеграции. Об остальных секретах рассказывает менеджер проектов Ediweb Виталий Туев.

— Представим себе, что в компании происходит обработка, приём и отправка электронных документов в обычном режиме. При небольших объёмах документооборота это работает чаще всего следующим образом: EDI-провайдер предоставляет web-портал, куда бухгалтерия выгружает набор нужных файлов. После загрузки необходимо будет зайти на портал, подписать документы и потом отправить.

Для малого объёма документов в компании такой режим работы достаточен, но тут сразу проявляется большой минус. Способ не предполагает возможности отправки файлов прямо из системы сразу своим контрагентам. Это только лишь некий промежуточный полуавтоматизированный вариант, приемлемый для небольших компаний.

Когда документов становится больше, то всё значительно усложняется. Становится труднее контролировать отправленные и выгруженные файлы, а у пользователя портала нет информации о доставке. Бухгалтеру приходится постоянно работать в своей привычной учётной системе, например, в 1С или SAP, и одновременно проверять портал, отмечать у себя — завершён ли документооборот по отправленным файлам.

Кроме того, в процессе обмена файлами могут быть задействованы несколько операторов, а контрагенты могут работать с разными учётными системами, у каждого из участников процесса могут быть свои особенности. Получается такое хитросплетение, в котором неспециалисту сложно сходу разобраться, не допустив ошибок. Чтобы выяснить, какой из документов не подписан, а какой не доставлен, приходится совершать массу лишних действий, просматривать множество вкладок.

На помощь приходят интеграционные решения. И, пожалуй, самое эффективное разработано в Ediweb. Я говорю про интеграционную систему LinkServer.

Интерфейс — привычный, содержание — высокотехнологичное

LinkServer связывает внутренние системы компании с внешними сервисами электронного документооборота, предлагая изящное и простое решение перечисленных проблем — работу в едином окне.

Комплекс поддерживает все стадии работы с файлами: начиная от создания и согласования — до подписи, передачи и хранения. Одна из важных особенностей продукта — это возможность бесшовной интеграции с системами внутреннего документооборота клиента.

Бухгалтеру не обязательно отказываться от привычной системы. Бесшовная интеграция подразумевает, что работа идёт в одном пользовательском интерфейсе. Не нужно вручную синхронизировать статусы документов и делать корректировки в нескольких системах сразу. Все процессы обмена с операторами, генерации служебных сообщений выполняются в фоновом режиме, не требуя вмешательства пользователя. Бухгалтера не беспокоит техническая часть вопроса — через какого оператора пойдёт документ, по какому маршруту это настроено и так далее. Сотрудник продолжит свою привычную работу в своей учётной системе, для него лишь добавится несколько новых кнопок.

LinkServer дает возможности, которых нет в стандартных решениях. Например, продукты 1С из коробки одного провайдера и ограниченный набор документов. Глобальные разработчики, вроде SAP, не планируют добавлять полную поддержку ЮЗДО в принципе. Также зачастую сама учётная система спроектирована таким образом, что её нельзя доработать, поэтому мы выносим всю логику вовне.

Обучение работе с LinkServer не займёт много времени, а бухгалтеры быстро привыкают к удобству — можно сразу выделить нужные документы, их подписать и отправить.

Сотрудник видит — какие из документов находятся в процессе отправки, по каким получено подтверждение, что они доставлены, а какие из файлов ошибочны и требуют доработки. И всё это в одном окне.

Такой подход позволяет повысить эффективность работы. Количество документов, обрабатываемых сотрудником за рабочий день, увеличивается в сотни раз.

LinkServer снижает количество возможных ошибок, ведь человеческий фактор ещё никто не отменял. Бухгалтер может не туда подгрузить, что-то не подписать. К тому же бывают ситуации, когда из-за потерявшихся или находящихся в «подвешенном» состоянии документов (не вовремя получили или подписали) не проходит оплата, то есть компания несёт финансовые убытки. Чем быстрее завершён цикл документооборота, тем быстрее закончится процесс финансирования операции.

LinkServer делает дает широкие возможности масштабирования. Если сегодня нужно отправить сотню документов, а завтра возникнет необходимость передать тысячи. Продукт обладает ресурсами для обработки большого количества данных, для этого сделано разделение по провайдерам и операторам.

Каналы доставки дробятся, идёт параллельная обработка информации. Если представить себе это обычной почтовой рассылкой, то выглядит она словно из исходящего ящика данные попадают в несколько разных конвейеров, которые движутся независимо друг от друга. Каждый из конвейеров может быть разбит ещё на параллельные линии, например, по типам документов, но обрабатываются они параллельно.

С увеличением производительности можно добавлять количество обработчиков, что не ведёт к финансовым нагрузкам. Процессы запускаются на дополнительной машине, и передаче идёт быстрее. Такая система позволяет обеспечить масштабирование количества передаваемых документов, тем самым решая проблемы роста на многие годы вперёд.

Автоматизация ведёт к безопасности

Ediweb — крупный международный провайдер, чья платформа обрабатывает огромное количество документов — порядка 100 миллионов в год. Альтернативные разработчики подобных систем могут проверить работу своего решения лишь на одном, самом крупном клиенте. А Ediweb протестировал LinkServer на всём объеме проходящих через платформу документов. Средние показатели производительности комплекса оказались очень высокими. Так, на подписание 1000 документов уходит всего 7 секунд, а отправка этого же количества файлов провайдеру занимает 6 минут. В сутки, на одном запущенном процессе LinkServer, полный цикл проходят 90 тысяч документов.

Для вопросов контроля в LinkServer создана система оповещений. В рабочем режиме задержка при передаче едва ли превышает 15 минут, если нет проблем со стороны получателей. Если же какой-либо из конвейеров начинает обрабатывать меньше сообщений, чем это полагается, то работник предупреждается об этом. Тогда ему нужно принять меры, чтобы в очереди не накопилась «гора» неотправленных сообщений. Для этого в LinkServer есть все необходимые инструменты. После получения оповещения можно отследить — в чём именно кроется проблема, почему уменьшился поток, какие есть ошибки, из-за чего они возникают. Техническая поддержка со стороны Ediweb — круглосуточная.

Как не зарыться в архивах с головой

Стоит также сказать, что законодательство регулирует правила хранения юридически значимых документов в электронном виде — установленный для таких случаев срок составляет 5 лет. Сюда входит не только сам документ, но и пакет сопутствующих квитанций об отправке, доставке, одобрении второй стороной.

Фиксация момента отправки или оригинал документа с юридически значимой электронной подписью могут понадобиться в разных случаях, например, для налоговой службы или судебных разбирательств. Стандартная учётная система не позволяет хранить файлы, либо их хранение приводит к существенному замедлению работы. А когда в компании используются несколько систем, то возникают сложности с извлечением документов из разных архивов.

Решение проблемы предусмотрено в LinkServer. Пакет документов со всеми квитанциями, проходящий через систему, автоматически попадает в архив.

Архив будет единым даже в том случае, если используются разные учётные системы. Не нужно вспоминать, откуда эти документы отправлялись. Достаточно ввести номер необходимого счёта-фактуры и получить электронный контейнер со всеми необходимыми файлами, где будет видна вся цепочка прохождения документа.

Формат, в котором хранятся файлы, принимается в государственных органах. Лимит архива зависит лишь от мощности оборудования. Если закончилось место на одном жёстком диске — можно поставить дополнительный.

И о «подводных камнях»

Может показаться, что предприятие с большим штатом «айтишников» способно самостоятельно разработать такой комплекс. Это не так. Здесь кроется много «подводных камней». Так, например, сотрудники должны обладать высокой квалификацией и опытом, разбираться во всех законодательных тонкостях, следить за актуальными форматами. Недостаточно один раз написать программу и забыть о ней, необходимы постоянные обновления и поддержка. Нужно получить компетенцию в электронной подписи (а это тоже непросто), научиться работать с каждым из операторов связи, интегрироваться с ними, знать, как они работают, по каким каналам, понять все правила и особенности. Процесс этот трудоёмкий, долгий и дорогостоящий. Есть также риск неправильно спроектировать систему.

LinkServer создан с помощью современных средств, согласно промышленным стандартам и выработанным в отрасли стандартам проектирования.

Ediweb может выполнять подключение как единый партнёр, интегрируя систему и выступая в качестве оператора, то есть, выполняя весь цикл работ. Это немаловажно, ведь зачастую разделение функций очень тормозит процесс внедрения инноваций. Ediweb обеспечивает поддержку и мониторинг. Компания раньше остальных игроков рынка узнаёт об актуальных изменениях в законодательстве и, естественно, сразу это учитывает в работе своих продуктов. Клиенту не нужно об этом беспокоиться.

LinkServer — это не дешёвое решение. Кого-то может отпугнуть необходимость единоразовой платы за внедрение, но сомнения проходят после простых арифметических подсчётов.

Себестоимость одного бумажного документа — это не только бумага и чернила, это рабочее время сотрудника на создание, распечатку, подпись и отправку документов, их приём обратно, подшивание в архив. Если известна цена часа работы каждого такого сотрудника, то организация легко может подсчитать — во сколько для неё обойдётся обработка одной деловой бумаги.

Цена электронного документа складывается из стоимости поддержки оборудования серверов, амортизации, зарплаты системного администратора и специалистов саппорта. Обслуживание электронных документов всегда обходится в десятки и сотни раз дешевле.

Ещё одна особенность LinkServer заключается в отсутствии требований к установке дополнительных лицензионных программ на каждую рабочую машину. Другие EDI-провайдеры всегда требуют наличия зависимого платного программного обеспечения, например, SQL-сервера или лицензионного Windows.

Ediweb также не ограничивает компании размером трафика. Для внедрения решения не имеет значения объём документооборота или количество серверов, на которые нужно установить решение.

Если компания по каким-либо причинам опасается устанавливать чужеродную систему и её поддерживать, то интеграционное решение развёртывается и обслуживается в дата-центре Ediweb.

Когда LinkServer начинает работать на полную мощность, то все сотрудники компании, где внедрено решение, начинают ощущать свою выгоду. Руководителю, безусловно, важна экономия и эффективность работы предприятия, IT-специалистам нужно меньше проблем с установкой программного обеспечения и переходом на электронный документооборот, а бухгалтеру понравится работа в привычной системе и сокращение трудозатрат на обработку документов. А всё вместе поможет бизнесу не зависеть от бумажных документов, которые как якорь тянут любую крупную компанию на дно. LinkServer — это, пожалуй, единственный «спасительный круг» в такой ситуации.

Фото: ds_30 / Pixabay