Как экономить 500 000 рублей в месяц на приёме заказов от торговых сетей
Однажды компании-поставщику приходит письмо от торговой сети. Ритейлер требует начать работу с заказами в новом виде – переходить на EDI и электронный документооборот.
В этом случае есть два пути: либо максимально затягивать процесс и в итоге уйти из сети, либо подчиниться требованиям, получив отличный повод сэкономить деньги компании. Например, до полумиллиона рублей в месяц на фонде оплаты труда. А ещё можно значительно расширить бизнес, не вкладывая ни копейки.
Всё достаточно просто. Не стоит зацикливаться на возможных трудностях со сменой привычного формата работы. Через это рано или поздно проходит весь современный ритейл, поскольку EDI – это век 21-й, а бумага, телефон и электронная почта – век 20-й.
Нужно попробовать получить для своей компании максимум выгод из сложившегося положения. За себя говорят цифры.
Например, в компании среднего размера, совершающей поставки в торговые сети, работают около 10 операционистов и менеджеров. Они принимают заявки, звонят клиентам, отправляют факсы, обсуждают отгрузки, вбивают данные в свою информационную систему для оформления заказов. Средняя зарплата таких сотрудников – от 20 тысяч рублей «на руки». Сюда же добавим налоги и косвенные нагрузки, умножив эту сумму в 2-3 раза. Получаем около 50-60 тысяч рублей на человека в месяц, по самым скромным подсчётам. Целый отдел потянет на 500-600 тысяч рублей операционных расходов.
С помощью EDI (на который поставщика торопит перейти ритейлер) и интеграционного модуля (который настойчиво рекомендуют EDI-провайдеры), связывающего учётную систему компании, все эти издержки можно почти полностью убрать. Автоматизировав рутинные бизнес-процессы, которые раньше делал низкоквалифицированный специалист, можно оставить в штате 1 человека из 10. Он будет проверять корректность загружаемых в систему заказов. Если одного операциониста окажется мало, достаточно добавить дополнительного человека в помощь, буквально на четверть ставки. Этого более, чем достаточно.
В среднем, стандартная интеграция ERP с платформой электронного документооборота стоит 15-30 тысяч рублей. Экономия за счёт фонда оплаты труда начнётся уже с первого месяца полноценной работы через EDI.
Другой вариант получения выгод для своей компании – не увольнять освободившихся операционистов, а перевести их на другие направления, где они будут приносить реальные деньги, а не заниматься обслуживанием денег. В редких случаях приёмкой и оформлением заказов может заниматься бухгалтерия. Тогда лучше сократить излишний штат, ведь бухгалтер – более серьёзный специалист, нежели оператор, вводящий заказы.
В остальных случаях опыт многих поставщиков подсказывает переместить бывших операторов «по горизонтали» на схожие позиции. Они могут заниматься внутренним делопроизводством или уйти в продажи. В чём плюсы? Сотрудники уже знакомы с номенклатурой, хорошо знают компанию изнутри, в курсе проходящих бизнес-процессов. В этом их преимущество перед новичками.
Если менеджер раньше работал и над оформлением заказов, то после внедрения EDI он может сосредоточиться именно на продажах, плотнее заняться клиентами, расширять ассортимент и сеть сбыта. Эта фигура становится реальным менеджером по продажам, концентрируясь на увеличении оборота компании, поиске новых клиентов.
Не стоит забывать и об ещё одном преимуществе EDI – снижение риска неполучения заказов вовремя и последующих непоставок. Избавившись от опасности получить штраф от ритейлера, можно сэкономить значительную сумму. Закрепиться в торговой сети для поставщика – неплохой вариант, поскольку это хороший канал сбыта.
С чего начинать оптимизацию, если компания морально готова к переменам? Новый проект по переходу на EDI обычно начинается в рамках одного документа с одной торговой сетью. На этом этапе происходит понимание, как меняются процессы в компании, чем занимаются сотрудники, что нужно перестроить в цепочках документооборота и штатном расписании. Далее успешный опыт можно масштабировать по мере необходимости.
В качестве заглавной иллюстрации использован фрагмент репродукции картины Луизы Муайон «Уличная торговка фруктами и овощами».
