Как определить, нужен ли в компании EDI

Когда пора переходить на электронный обмен данными с партнёрами и как понять, что EDI принесёт очевидную пользу бизнесу? И может ли внедрение новых технологий не оправдать первоначальных ожиданий? Рассказывает бизнес-аналитик Алексей Порубов.

Для начала нужно пояснить, чем отличается EDI от электронного документооборота в нашем привычном понимании. Электронный документооборот всегда предполагает перевод какого-либо бумажного документа в цифровой формат. Такие документы нужны, чтобы закрепить определённые договорённости или факт хозяйственной деятельности на бумаге, заверить всё подписями сторон и защититься от возможных споров. А EDI возник не столько, чтобы перевести документы в электронный вид, а для передачи сообщений, возникающих в ходе работы предприятий-партнёров друг с другом.

В самом простом случае одна сторона говорит: «Я у тебя заказывают товар». Другая отвечает: «Хорошо, у нас есть этот товар в наличии». Поставщик также может отправлять своим логистическим подрядчикам информацию о необходимости перевезти товар, а те отвечать согласием, либо самостоятельно отчитываться о доставке покупателю. Покупатель, в свою очередь, волен реагировать на все действия финальным акцептом.

Большинство компаний на рынке так или иначе занимаются куплей-продажей товаров или услуг. Это может быть закупка сырья, готовой продукции, её перепродажа и логистика. Когда обмен бизнес-информацией носит постоянный и массовый характер, когда его можно структурировать и где от него зависит прибыль, а доставка сообщений сопровождается большой ответственностью, то у бизнеса появляется смысл перевести взаимодействие в электронный вид.

EDI не отменяет общение деловых партнёров – эти информационные потоки курсируют в реальной жизни вне зависимости от внедрения технологий. Но EDI помогает: 1) автоматизировать и ускорить процессы 2) уменьшить количество ошибок 3) сократить ручной труд. EDI позволяет перевести обмен данными в стандартизированный формат, посылая информацию партнёрам в удобном виде по электронным каналам связи через специальных провайдеров легко, быстро и удобно.

Ожидание и реальность

Встречается мнение, что EDI – это универсальное «лекарство» от любых проблем в бизнесе и подходит буквально для каждой компании. Но здесь кроется ошибка. Не стоит уповать на технологию, как на единственный способ сэкономить деньги или достичь успеха в продажах.

Например, поставщик и покупатель договариваются по определённому списку товаров. Такое происходит один раз на этапе подписания бумаг. Это можно не переводить в электронный вид, поскольку от того, что мы пустим подобное сообщение по каналам связи и оно дойдёт до получателя, особого толка не будет. Но при этом, если в дальнейшем потребуется регулярно синхронизировать каталоги и цены, то вопрос внедрения EDI стоит всё же рассмотреть.

Может сложиться ситуация, если после запуска EDI один сотрудник, занимавшийся заказами, стал тратить времени на час в день меньше. Прямой выгоды компания от этого не получит. Проведите расчёты – какой объём задач выполняют ваши сотрудники, сколько вы тратите на это денег и как сократятся трудозатраты после перехода на электронный обмен данными. Только тогда можно будет объективно оценить экономическое обоснование инноваций.

Нужно исходить из следующего принципа. Все внедряемые ИТ-решения должны служить существенному снижению финансовых издержек или рисков, связанных с человеческим фактором. Если мы внедрим EDI там, где технология не требуется прямо сейчас, где объём информации незначительный, это не даст заметных результатов. Но, с другой стороны, если небольшой бизнес не получит фантастическую экономию времени и средств прямо сейчас, то доступ к EDI поможет открыть вход на полки в новые торговые сети и станет преимуществом при заключении договора. Поэтому выгоду надо просчитывать с учётом не только прямой экономии здесь и сейчас, но в среднесрочной перспективе.

Когда пора задуматься об EDI

Более всего заинтересованы в EDI крупные узловые компании, взаимодействующие со значительным количеством мелких контрагентов – торговые сети, дистрибьюторы, оптовые компании, крупные поставщики, либо бизнес со внушительным объёмом ежедневного внешнего документооборота и типовыми операциями – производители продуктов питания и товаров массового спроса.

Например, торговая сеть – это компания, работающая по чётко отлаженным бизнес-процессам. Именно дешевизна товаров на полках обеспечивается тем, что она закупает их огромными объёмами и у неё очень низкие издержки на типовые процессы, поскольку большинство вещей автоматизированы. Благодаря точным бизнес-процессам, полнейшей унификации и огромным партиям удается достичь высокой эффективности, обеспечить присутствие товара на полках по низким ценам. Чтобы этого достичь, надо максимально упростить операции и максимально исключить человеческий фактор.

Однажды крупные игроки рынка вроде федеральных ритейлеров пришли к выводу, что можно настроить некий канал связи, установить стандартные типы бизнес-сообщений, которыми две компании обмениваются между собой, определить стандартный состав информации в этих сообщениях (цены, количество, адрес доставки, сроки и т. п.), который может курсировать. Далее требовалось, чтобы каналы связи могли предавать информацию значительно быстрее и точнее, чем телефон, емейл или курьер. Они должны были находиться под контролем и позволять наладить простое подключение между различными сторонами сделок.

Оказывалось недостаточным договориться двум компаниям о взаимной интеграции и стандартизации, поскольку появление третьего участника (например, логистической компании или нового контрагента) всё серьёзно усложняло.

Возник вопрос об универсальном сервисе, который дал бы обладал определённым набором характеристик – легкими способами подключения, едиными форматами и содержанием документов, а также стабильностью и безопасностью работы. Для этого стороны сделок стали подключаться к специальным провайдерам, обладающим необходимыми характеристиками для обслуживания технологии электронного обмена данными.

Сняв с себя инфраструктурные затраты, бизнес смог более точно подсчитать выгоду от перевода обмена данными в электронный вид – она оказалась очевидной. Возьмём пример крупнейшей розничной компании X5 Retail Group, которая управляет сетями «Перекрёсток», «Пятёрочка» и «Карусель». Ритейлер отмечает, что обмен ценовыми спецификациями через EDI «позволяет сократить время согласования цен, исключить задержки и ручные ошибки, обмен бумажными документами, их обработку и хранение», а электронные накладные и уведомления поставщика об отгрузке приводят к «ускорению процесса приёма / передачи поставки в магазинах и на РЦ, снижению ошибок ручного труда во время приёмки и, в дальнейшем, во время оплаты». Ещё одно распространенное EDI-сообщение «Ответ поставщика на заказ покупателя» снижает «риски перепоставок и отказа в приёмке товара».

По расчётам сети «Магнит», поставщик, обрабатывающий 10 000 заказов в месяц, используя EDI, будет экономить 2500 часов рабочего времени. С учётом зарплаты, налогов, оборудования рабочего места и расходных материалов, ритейлер определил, что один час сотрудника при 8-ми часовом рабочем дне обходится компании в 223 рубля. Таким образом, поставщик экономит 557 500 рублей в месяц от внедрения одного документа «Заказ». Также сеть отмечает заметное ускорение процедуры приёмки. Если в среднем товар принимается за 40 минут, то с «Уведомлением об отгрузке» это время сокращается до 15 минут. Товар принимается в 2,5 раза быстрее.

Упоминая счета-фактуры и электронное сообщение INVOIC, на основе которых они формируются, «Магнит» привёл другие любопытные результаты. Если на проверку 100 счетов бухгалтер вынужден тратить около 6 часов, то, используя EDI, такое же количество счетов можно проверить за 1,5 часа, что, в итоге, на 75% уменьшает время, необходимое для проверки документов, избавляя персонал от необходимости часами проверять бумажные горы документов.

Итоги. Коротко

1. Перед внедрением EDI стоит задуматься над задачами, которые стоят перед компанией. Существенной экономии можно достичь лишь при большом объёме данных. Но даже если трафик сообщений с контрагентами невелик – сам факт использования технологии помогает выйти на новые рынки. Крупные узловые партнёры давно требуют от своих поставщиков и покупателей использовать EDI.
2. Самостоятельно создать инструменты и каналы связи в цепочках поставок можно, но это будет долго и дорого. Компаниям придётся на взять на себя обслуживание инфраструктуры, а при подключении новых участников – решать проблемы с форматами и интеграцией.
3. Главный признак того, что пора подключать EDI – наличие повторяющихся процессов при взаимодействии с партнёрами или большой поток однотипных сообщений, например, связанных с заявками или уведомлениями об отгрузке.