Как перейти к другому EDI-провайдеру
Перейти от одного EDI-провайдера к другому сегодня не сложнее, чем сменить оператора мобильной связи. Это распространённая история, например, для ритейла, более других отраслей включенного в электронный документооборот.
Умные компании-поставщики всегда находятся в поисках лучших условий работы с торговыми сетями.
Основные причины ухода от старого провайдера: «не устраивает цена», «плохая работа службы поддержки», «частые сбои», «технологическая слабость решений», «сложности с интеграцией». Возможно, что договор между провайдером и клиентом заключался давно, а спустя время его условия оказались невыгодными. Бывают случаи, когда у клиента накопился критический объём претензий, что он готов сменить поставщика услуг, невзирая на цены. Встречаются ситуации, в которых подключиться к определённому провайдеру вынуждает сама торговая сеть.
С чего начать и как подготовиться
У провайдеров электронного документооборота действуют специальные программы для клиентов, ищущих более интересные условия. Но в большинстве случаев они рассчитываются индивидуально.
Перед тем, как потенциальный провайдер предоставит коммерческое предложение, он запросит необходимую для себя информацию. Стоит подготовить данные:
- Количество торговых сетей и объём документооборота по каждой из них
- Условия работы со старым провайдером
Многие провайдеры в последнем пункте верят на слово, но гарантированно лучшее предложение можно получить, если предоставить фрагмент договора или коммерческое предложение, где указаны цены за услуги ЭДО и EDI.
Новому провайдеру нужно сообщить желаемый формат расчётов – будет ли компания покупать фиксированные пакеты, платить за каждый документ по факту или ей требуется «безлимит». Важно знать, что по предоплате получится выгоднее.
Шансы на скидку увеличиваются:
- Если компания-поставщик переходит к новому провайдеру не по одной торговой сети, а сразу по всему пулу своих партнёров
- У компании значительный объём документооборота и требуется интеграция
Как всё происходит
Переход от старого к новому провайдеру состоит из двух частей.
Вся «бюрократия» с подписанием бумаг может занять 1–2 дня. Для этого потребуется подписать договор и заполнить заявку–подтверждение о смене провайдера, которую новый провайдер отправит в торговые сети. Старого провайдера уведомлять не нужно.
Техническая сторона вопроса зависит от варианта работы – через веб-портал или интеграционное соединение. Доступ к веб-порталу открывается быстро, а интеграция может занять какое-то время. В идеальном случае при проведении стандартной интеграции с 1С и наличии у клиента необходимых специалистов на это уйдёт около двух недель: 10 дней на настройку и пара дней на тестирование. После завершения тестов ритейлер просто «переключит рубильник».
О чем нужно помнить
Кроме интеграции, следует обратить внимание на особенности юридически значимого документооборота. Обычно новые заказы от сети поступают быстрее, чем завершается документооборот предыдущих поставок.
Для планомерного перехода к новому провайдеру компании-поставщику лучше закрывать все сделки, по которым документы проходили ещё через старого провайдера. В противном случае на платформе нового провайдера просто не окажется тех заказов, по которым не завершён документооборот. Если такой вариант невозможен, то существует способ получить данные от торговой сети за счёт EDI-сообщения RECADV («Уведомление о приёмке»). Новый провайдер выгрузит необходимые данные и продублирует документы на своей платформе.
Также рекомендуется проводить переход постепенно – по одной торговой сети за один раз. Так получится избежать «пожара» и безболезненно уйти от старого провайдера.
Для заглавной иллюстрации материала использована репродукция картины Валентина Серова «Похищение Европы».
