Как получить максимум плюсов от интеграции учётной системы и платформы ЭДО
Когда предприятию нужно передать большое количество документов на платформу электронного документооборота, его сотрудники сталкиваются с необходимостью уйти от ручной работы в веб-интерфейсе, который обычно не приспособлен для масштабных задач. Перед компанией встаёт вопрос интеграции между учётной системой и платформой ЭДО.
Это позволяет уйти от ручного ввода информации и оправдывает себя при ежедневной передаче даже десяти документов, не говоря уже о том, что в некоторых заказах или накладных без интеграции приходится вбивать руками сотни позиций. Очевидно, что интеграционный обмен напрямую между учётной системой и облачной платформой ЭДО помогает настроить подписание документов без рутинных действий пользователя.
Необходимо сказать о построении интеграции не просто для обмена сообщениями типа EDI (логистическими документами по типу заказа, уведомления о доставке, отчётов об инвентаризации и т. д.), а более сложными документами — юридически значимыми счетами-фактурами, актами, накладными ТОРГ12, да и вообще любыми документами с использованием электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Для таких целей применяют специальные интеграционные системы.
Если обобщить основные задачи интеграционной системы для юридически значимого документооборота (ЮЗДО), то можно сделать вывод, что задачи такой системы не заканчиваются только лишь приёмом/передачей документов в виде xml-сообщений.
Возможности для внешнего документооборота
При передачe логистических сообщений EDI можно настроить лишь пересылку документа из учётной системы на платформу ЭДО и обратно. Но в юридически значимом документообороте возникает большое количество аспектов, где интеграционную систему можно улучшить и добиться более высоких показателей эффективности. Даже начиная от самой простой загрузки и выгрузки документов, мы приходим к выводу, что далеко не все учётные системы способны делать это в требуемом формате, который отличается от мировых EDI-стандартов. Если говорить, например, о формате ФНС по счетам-фактурам, то этот формат очень специфичный. Он редко установлен в ERP в качестве стандартного для выгрузки, скорее наоборот — его обработку практически всегда надо программировать вручную. Как минимум, интеграционная система должна обладать таким свойством, чтобы можно было настроить выгрузку и загрузку заданного формата.
Когда идёт речь об использовании ЮЗДО, то предполагается использование электронно-цифровой подписи. Само подписание таких документов может происходить вручную на веб-интерфейсе платформы, что довольно удобно с небольшим количеством документов.
Когда идёт речь о среднем и большом количестве документов, то очень удобно настраивать подписание средствами самой интеграционной системы, которая бы делала это без непосредственного участия пользователя. То есть обеспечить подписание автоматически, ещё перед отправкой на платформу ЭДО.
На платформу ЭДО можно передавать данные как через FTP-каналы (и другие подобные протоколы), так и программным подключением. В лучшем случае, интеграционная система должна уметь подключиться программно к платформе, доставлять документы и получать обратную связь по итогам доставки.
Сам документ в юридически значимом виде не ограничивается одним файлом. Всем известно, что по счетам-фактурам налоговая служба предусмотрела целый бизнес-процесс документооборота — там используются специальные квитанции. Каждая сторона (отправитель, провайдер и получатель документа) подтверждает факт прохождения счёта-фактуры. Они подтверждают это специальными квитанциями, которые нужно обрабатывать и генерировать. Качественная и эффективная интеграционная система позволяет делать всё автоматически, поскольку действия пользователей здесь достаточно рутинные. Действительно, зачем выделять отдельного сотрудника для ежедневного подписания огромного количества квитанций, если сотрудник даже не проверяет их поля и подписывает всё пакетно, не разбираясь. В таком количестве уведомлений ни одному человеку просто не под силам вручную разобраться.
Возможности для внутреннего документооборота
Интеграционная система должна содержать потенциальную возможность реализации внутреннего согласования документов и иметь опции подписания со стороны пользователей, например, с помощью электронной подписи. Зачастую компании, переходя на внешний ЮЗДО, приходят к выводу, что из-за стремительного развития рынка и технологий им необходимо решение, обеспечивающее внутренний и внешний ЭДО в одной системе.
Рынок приходит к тому, что грань между внутренним и внешним документооборотом постепенно стирается. Хорошая интеграционная система должна содержать возможность потенциально расшириться, автоматизировать и вобрать в себя как контур внутреннего, так и контур внешнего электронного документооборота.
Ещё одна интересная тенденция в проектировании интеграционных систем будущего — это автоматизация всех ручных операций по сверке. В практике компаний, где существует действительно большой документооборот, при внедрении интеграционной системы специалисты настоятельно рекомендует автоматизировать ручные операции, чтобы видеть ощутимый эффект перехода на документы в электронном виде.
Раз уж документы становятся структурированными, а информация в них доступна для обработки, то почему бы не использовать эту возможность, забрав у сотрудников функции рутинного согласования и сверки? Лучший вариант решения проблемы — перенести всё в качественную интеграционную систему.
На практике это может означать освобождение от рутинных действий иногда даже целого подразделения специально выделенных бухгалтеров, чьими задачами ранее являлась ручная проверка поступлений. Гигант рынка идут именно таким путём, чтобы получить максимальную выгоду от использования ЭДО и наконец-то навести порядок в книге покупок и продаж.
Итак, если обобщить, для построения хорошей интеграции по ЮЗДО можно внедрить:
- Подписание не пользователем на платформе, а автоматикой прямо на своем оборудовании. Это позволяет многократно повысить скорость работы
- Выгрузку документов сразу в регламентированных ФНС форматах
- Хранение всех документов и подписей в удобном архиве — так как это прямое снижение рисков
- Вынесение логики обработки в отдельный модуль — для снижения нагрузки на ERP-систему
- Максимальную автоматизацию рутинных действий — проверок документа, сверок с документами-основаниями, вынесение решения о несоответствиях.
Чем раньше подойти к решению данных задач, тем больше шансов сделать интеграционную систему масштабируемой и приносящей максимальную экономическую выгоду от использования. Не говоря уже о банальном удобстве работы.
